Mitarbeiterfotos im Unternehmen: Professioneller Fotograf, Fotobox oder Smartphone? So kreieren Sie einheitliche Bilder für Website, Ausweis und Teams

Wer Mitarbeiterfotos sammelt, sieht sich schnell mit denselben Fragen konfrontiert: Ist ein Fotograf die richtige Wahl? Ist eine Fotobox am Empfang ausreichend? Oder machen die Mitarbeitenden ein Selfie mit ihrem Smartphone? Es hängt davon ab, wofür die Bilder benötigt werden, wie viele Personen es sind und wie verteilt sie arbeiten.

Wofür Firmen Mitarbeiterfotos benötigen

In den meisten Unternehmen erfüllt ein Portraitfoto mehrere Aufgaben:

• Mitarbeiterausweis: Das Foto auf dem Badge dient der Identifikation und häufig auch der Zutrittskontrolle. Die Person muss zuverlässig dargestellt werden.
• Webseite und Intranet: Das Foto prägt den Unternehmensauftritt auf der Team-Seite und im Mitarbeiterverzeichnis.
• Microsoft Teams und Outlook: In Chats, Besprechungen und im Adressbuch ist das Profilbild sichtbar.
• LinkedIn: Ein professionelles Bild wünschen sich viele Mitarbeitende auch für ihr eigenes Profil.

Die Anforderungen variieren: Das Ausweisformat muss festgelegt werden, und das Gesicht sollte gut erkennbar sein; die Website sollte ein einheitliches Erscheinungsbild im Corporate Design haben. Es ist sinnvoll, ein gutes Foto einmal zu erfassen und daraus die benötigten Varianten zu erstellen, anstatt für jeden Zweck ein eigenes Foto zu organisieren. Photo Collect erstellt aus einem Foto mehrere Formate, zum Beispiel für den Badge, die Website, das Teams-Profilbild oder LinkedIn, und liefert diese Bilder als ZIP-Datei, per REST-API oder direkt an Active Directory und Entra ID. Details dazu im Anwendungsfall Profilfotos für Intranet und Teams einheitlich gestalten.

Mitarbeiterfotos: Vier Ansätze im Vergleich

In der Praxis gibt es vier mögliche Ansätze. Ihr Unterschied liegt darin, wie viel Organisation sie erfordern, wie einheitlich die Bilder ausfallen und ob das Ergebnis für den Ausweis geeignet ist.

Ansatz	Belastung	Uniformität	Für den ID-Ausweis
Fotograf vor Ort	Hoch: Alle müssen zum vereinbarten Termin anwesend sein, Neueintritte müssen bis zum nächsten Fototag warten	Hoch, solange die Lichtverhältnisse und der Aufbau unverändert bleiben	Passend, wenn die Vorgaben bekannt sind
Fotobox oder Foto-Kiosk	Mittel: einmal aufstellen, danach Selbstbedienung ohne Termin, jedoch nur am Standort	Hoch, dank der immer gleichen Aufnahmesituation	Geeignet
Upload über Smartphone mit automatischer Prüfung	Gering: persönlicher Link, unabhängig vom Ort, ohne App	Weil der Hintergrund und der Zuschnitt automatisch vereinheitlicht werden, ist es hoch.	Passend, aufgrund der automatischen Qualitätsprüfung
KI-Portraits	Gering: paar Selfies posten	Erhöht, aber nicht natürlich	Ungeeignet, das Gesicht wird neu erstellt.

Fotograf: Hochwertige Bilder, wie sie für repräsentative Portraits der Geschäftsleitung nötig sind, liefert ein professioneller Fotograf. Bei vielen Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder Homeoffice kann der Fototermin jedoch zum Engpass werden: Fehlende Personen benötigen einen Nachholtermin, und wer neu eintritt, wartet auf den nächsten Fototag.

Fotobox oder Foto-Kiosk: Ein Kiosk am Empfang oder im Werk schafft immer die gleiche Aufnahmesituation und funktioniert ohne Termin. Er ist perfekt für Mitarbeitende ohne eigenes Gerät oder ohne geschäftliche E-Mail-Adresse, allerdings müssen alle diesen Standort erreichen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Die Self-Service Fotobox für Mitarbeiterfotos.

Smartphone-Upload mit automatischer Prüfung: Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Link per E-Mail oder SMS und nimmt das Foto im Browser auf, ganz ohne App und ohne Login. Bereits beim Hochladen kontrolliert die Software Schärfe, Belichtung, Bildausschnitt und Kopfhaltung und gibt sofort Rückmeldung zu Fehlern. Hintergrund und Zuschnitt werden danach automatisch vereinheitlicht. Da niemand gezwungen werden kann, das private Smartphone zu benutzen, sollte es zusätzlich einen Kiosk oder eine Erfassung per App im Kartenbüro geben.

KI-Headshots: Mit generativer KI erstellen Dienste aus ein paar Selfies perfekte Business-Portraits. Es wirkt professionell, doch es zeigt nicht mehr das echte Gesicht: Die KI ergänzt fehlende Details und kann Eigenschaften wie Augenabstand oder Kieferform verändern. Solche Bilder sind für amtliche Ausweise unzulässig, und auch für Mitarbeiterausweise, die den Zutritt regeln, sollte man dies unbedingt vermeiden. Aus diesem Grund verzichtet Photo Collect bewusst auf den Einsatz von generativer KI: Die Software kontrolliert, schneidet zu und ersetzt den Hintergrund, während das Gesicht unverändert bleibt. Mehr dazu im Artikel Bildverbesserungen mit KI – was ist erlaubt?

Die Merkmale eines einheitlichen Mitarbeiterfotos

Mitarbeiterfotos wirken einheitlich, wenn vier Aspekte übereinstimmen:

• Hintergrund: eine einheitliche Farbe, ein Farbverlauf oder ein Hintergrundbild, das zum Corporate Design passt. Wird der Hintergrund automatisch ersetzt, ist der Aufnahmeort irrelevant.
• Ausschnitt: gleiches Format und Kopfposition, also Kopf und Schultern, Blick in die Kamera, Gesicht zentral im Bild. Im Unternehmen ist das Format 4:3 verbreitet, für Passfotos 1:1 oder 35 × 45 mm.
• Licht: einheitliches Licht von vorne, ohne harte Schatten und ohne Gegenlicht. Oft reicht Tageslicht vor einem Fenster aus, während eine Lampe direkt über dem Kopf es nicht tut.
• Kleidung: wie im Arbeitsalltag oder nach Dresscode, idealerweise einfarbig und ohne grosse Logos oder feine Muster. Die Kleidung muss sich vom Hintergrund, den Sie gewählt haben, abheben. Alles, was das Gesicht verdeckt, wie Kopfbedeckungen und Sonnenbrillen, hat auf dem Foto nichts zu suchen; normale Brillen sind meist erlaubt, solange die Augen gut zu sehen sind.

Es ist entscheidend, diese Vorgaben einmal zu definieren und sie konsequent anzuwenden, unabhängig davon, ob ein Fotograf, ein Kiosk oder die Mitarbeitenden selbst Fotos machen. Hintergrund, Zuschnitt und Formate werden bei Photo Collect einmal pro Unternehmen festgelegt und gelten dann automatisch für alle Fotos.

Eine kurze Erklärung zum Datenschutz

In der Regel benötigt man nach der DSGVO und dem Schweizer DSG keine Einwilligung für das Foto auf dem Mitarbeiterausweis. Die Rechtsgrundlage kann das berechtigte Interesse an Sicherheit und Zutrittskontrolle oder die Durchführung des Arbeitsverhältnisses sein. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende transparent informiert werden, was mit ihrem Foto geschieht.

Im Gegensatz zur Website, zum Teams-Profilbild oder zu Marketingmaterial: Für diese weiteren Zwecke ist eine separate, freiwillige und dokumentierte Einwilligung erforderlich. Es ist am einfachsten, wenn die Mitarbeitenden ihr Foto selbst in diese Kanäle hochladen. Photo Collect stellt jeder Person eine Kopie zur eigenen Nutzung zur Verfügung.

Wir behandeln das Thema ausführlich im Beitrag Rechtliche Fragen zu Fotos auf dem Mitarbeiterausweis, inklusive Beispieltext zur Information der Mitarbeitenden.

Prozess für Neueintritte und grosse Wellen

Die Fotobeschaffung wird durch zwei Situationen geprägt: der kontinuierliche Eintritt neuer Mitarbeitender und grosse Wellenereignisse wie ein Ausweistausch oder die Einführung eines neuen Corporate Designs.

Neueintritte: Der Foto-Link wird Teil des Onboardings und wird vor dem ersten Arbeitstag verschickt. So ist das Foto im System, bevor die Person ihren Ausweis benötigt. Falls der Upload ausbleibt, sendet Photo Collect automatisch eine Erinnerung.

Grosse Wellen: Beim Ausweistausch erhalten alle Betroffenen ihren Link gleichzeitig. Die automatische Prüfung erfasst ungeeignete Bilder bereits beim Upload, optional ergänzt durch eine manuelle Qualitätskontrolle: Sie benötigt etwa eine Sekunde pro Foto, und normalerweise werden nur 2–4 % der Fotos erneut angefordert. Die Bilder werden gesammelt an das Ausweis- oder Zutrittssystem gesendet und danach bei Photo Collect automatisch gelöscht.

Ein grosser Massstab wird von Krones demonstriert: Für den konzernweiten Austausch von 20'000 Ausweisen wurden keine Fototermine benötigt. Anstatt die Fotostelle zu beschleunigen, hat die Konzernsicherheit die Fotoerfassung jetzt ganz an den Anfang des Onboardings gesetzt. «Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt», erklärt Ari Schuster, Leiter der Sicherheit. Die gesamte Geschichte finden Sie im Testimonial von Krones.

Fotocheckliste für die Aktion

• Zwecke der Nutzung bestimmen: Ausweis, Internetseite, Intranet, Teams, LinkedIn
• Festlegen der Vorgaben: Format, Bildausschnitt, Hintergrund
• Erfassungswege festlegen und eine andere Lösung als das private Smartphone anbieten
• Mitarbeitende informieren und eine Zustimmung für Website und Teams einholen
• Festlegung der Qualitätsprüfung: automatisch, optional ergänzt durch eine manuelle Überprüfung
• Klärung der Übergabe an Ausweis- und HR-Systeme sowie der Löschfristen
• Fotoerfassung als festen Bestandteil im Onboarding-Prozess integrieren

Fragen, die oft gestellt werden

Welche Kleidung sollen Mitarbeitende fürs Foto wählen? Idealerweise Kleidung, die der Arbeitsalltag oder der Dresscode vorsehen, einfarbig und ohne grosse Logos. Die Kleidung muss sich vom Hintergrund unterscheiden. Auf dem Foto bitte keine Sonnenbrillen oder Kopfbedeckungen.

Darf man lächeln? Für Website, Intranet und Teams ist ein natürliches Lächeln meist erwünscht. Beim Ausweis kommt es auf die Vorgabe an: Für Mitarbeiterausweise ist ein leichtes Lächeln normalerweise okay. Biometrische Standards, wie die der ICAO, verlangen einen neutralen Gesichtsausdruck und einen geschlossenen Mund. Photo Collect kann entsprechend eingerichtet werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Biometrische Fotos nach ICAO-Standards.

In welchen Abständen sollte das Foto aktualisiert werden? Es gibt kein gesetzliches Zeitlimit für Mitarbeiterfotos. Falls sich das Aussehen deutlich verändert hat, erneuern Sie das Bild, damit der Ausweis die Person zuverlässig zeigt. Der Ausweistausch ist ein prima Grund, um alle Fotos zu aktualisieren. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, muss das Foto entfernt werden.

Schlussfolgerung

Ein Fotograf liefert schöne Einzelbilder, hat jedoch eine schlechte Skalierung. Eine Fotobox schafft Einheitlichkeit, aber sie ist an einen Ort gebunden. Obwohl KI-Headshots gut aussehen, sind sie keine echte Darstellung der Person. Für die meisten Unternehmen ist der Smartphone-Upload mit automatischer Prüfung der effizienteste Weg, ergänzt durch einen Kiosk für alle ohne eigenes Gerät. Alles, was Ausweis, Website und Teams benötigen, wird aus einem Foto erstellt. Sie können es direkt ausprobieren, wie die Erfassung für Ihre Mitarbeitenden aussieht: Testfoto erfassen.