Photos de collaborateurs en entreprise : qui fait les photos, photographe, photobox ou smartphone ? Comment obtenir des images homogènes pour le site web, le badge et Teams

Celui qui prend des photos de collaborateurs se pose vite les mêmes questions : la prise d’un photographe vaut-elle le coup ? Une photobox à la réception, est-ce suffisant ? Ou bien les collaborateurs se prennent-ils eux-mêmes en photo avec leur smartphone ? La réponse varie selon l'utilisation envisagée des photos, le nombre de personnes concernées et la dispersion de leurs lieux de travail.

À quoi servent les photos des collaborateurs dans une entreprise

Dans la plupart des entreprises, une photo portrait remplit plusieurs fonctions :

• Badge du personnel : Sur le badge, la photo permet l’identification et souvent le contrôle d’accès. Elle doit présenter la personne fidèlement.
• Site web et intranet : sur la page de l’équipe et dans l’annuaire des collaborateurs, la photo donne le ton pour l’image de l’entreprise.
• Microsoft Teams et Outlook : la photo de profil est affichée dans les conversations, les réunions et le carnet d’adresses.
• LinkedIn : beaucoup de collaborateurs souhaitent également disposer d’une photo professionnelle pour leur propre profil.

Les exigences sont différentes : le badge demande un format fixe et un visage bien identifiable, le site web une apparence uniforme respectant l'identité visuelle. Au lieu de prévoir une photo distincte pour chaque usage, il est préférable de prendre une seule bonne photo une fois pour toutes, puis d’en générer les variantes nécessaires. À partir d'une seule photo, Photo Collect crée plusieurs formats, comme pour le badge, le site web, la photo de profil Teams ou LinkedIn, et envoie les images au format ZIP, par API REST ou directement à Active Directory et Entra ID. Pour plus d'informations, voir le cas d'utilisation Photos de profil identiques pour l’intranet et pour Teams.

Quatre méthodes comparées pour obtenir une photo de collaborateur

En pratique, quatre méthodes sont à considérer. Elles se différencient par le niveau d’organisation qu’elles demandent, par le degré d’uniformité des images obtenues et par le fait que le résultat soit adapté ou non au badge.

Méthode	Effort	Uniformité	Pour le badge
Photographe sur place	Élevé : prévoir les rendez-vous, tout le monde doit être là, les nouveaux venus attendent la prochaine journée photo	Élevée, si l’éclairage et l’installation demeurent les mêmes	Adapté si les spécifications sont connues
Photobox ou kiosque photo	Moyen : mise en place unique puis libre-service sans rendez-vous mais sur site uniquement	Élevée grâce à des conditions de prises de vues toujours identiques	Adapté
Téléversement depuis un smartphone avec contrôle automatique	Faible : lien personnel, indépendant du lieu, sans application	Élevée, puisque l'arrière-plan et le recadrage sont automatiquement rendus uniformes	Adapté grâce au contrôle qualité automatique
Portraits IA	Faible : mettre quelques selfies en ligne	Élevée, mais générée de façon artificielle	Non adapté : le visage est recréé

Photographe : le photographe professionnel fournit des images de haute qualité, par exemple les portraits officiels de la direction. Mais avec de nombreux collaborateurs, plusieurs sites ou du télétravail, la séance photo devient un goulet d’étranglement : les personnes absentes ont besoin d’une séance de rattrapage, et les nouveaux arrivants attendent la prochaine journée photo.

Photobox ou kiosque photo : un kiosque à la réception ou dans l'usine offre toujours les mêmes conditions de prise de vue et ne nécessite pas de rendez-vous. Il convient parfaitement aux collaborateurs n’ayant pas d’appareil personnel ou d’adresse mail professionnelle, mais suppose que tout le monde se rende sur ce site. Pour aller plus loin, lire l’article La photobox en libre-service pour les photos des employés.

Téléversement depuis un smartphone avec contrôle automatique : chaque personne reçoit un lien personnel par e-mail ou par SMS et fait la photo directement dans le navigateur, sans application ni connexion. Dès le téléversement, le logiciel vérifie la netteté, l’exposition, le cadrage et la position de la tête et signale immédiatement les erreurs. L’arrière-plan et le recadrage sont ensuite automatisés et uniformisés. Comme personne ne peut être obligé d'utiliser son propre smartphone, un kiosque ou une saisie par application au bureau des badges doit également être disponible.

Portraits IA : des services d’IA générative produisent des portraits professionnels irréprochables à partir de quelques simples selfies. Le résultat paraît professionnel, mais ne reflète plus le vrai visage : l'IA imagine les détails manquants et est capable de changer des caractéristiques comme la distance entre les yeux ou la forme de la mâchoire. De telles photos ne sont pas autorisées pour les pièces d’identité officielles et sont également fortement déconseillées pour les badges du personnel qui gèrent les accès. C’est pourquoi le logiciel Photo Collect ne fait délibérément pas appel à l’IA générative : le logiciel contrôle, recadre et remplace l’arrière-plan, le visage reste identique. Pour aller plus loin, lire notre article « Retouches d’images par l’IA : jusqu’où peut-on aller ? »

Ce qui caractérise une photo de collaborateur uniforme

Les photos de collaborateurs semblent uniformes lorsque quatre éléments sont en accord :

• Arrière-plan : couleur uniforme, dégradé ou image d’arrière-plan respectant l’identité visuelle. Si l’on remplace l’arrière-plan automatiquement, peu importe l’endroit où l’on prend la photo.
• Cadrage : même format et même position de la tête, à savoir tête et épaules, regard vers l'objectif, visage au centre. Dans les entreprises, le format le plus utilisé est le 4/3e; pour les photos d'identité, le format utilisé est le 1/1 ou le 35 × 45 mm.
• Éclairage : lumière de face, homogène, sans ombres dures ni contre-jour. Une lampe placée directement au-dessus de la tête ne suffit pas, mais la lumière du jour devant une fenêtre suffit souvent.
• Vêtements : de préférence unis et sans gros logos ou motifs fins, comme au quotidien professionnel ou selon le code vestimentaire. Les vêtements doivent se distinguer de l’arrière-plan choisi. Les chapeaux et les lunettes de soleil ne sont pas admis sur la photo; les lunettes de vue sont généralement acceptées, à condition que les yeux soient bien visibles.

Ce qui compte, c’est de définir ces spécifications une fois pour toutes et de les appliquer systématiquement, que les photos soient prises par un photographe, par un kiosque ou par les collaborateurs eux-mêmes. Avec Photo Collect, l’arrière-plan, le recadrage et les formats sont définis une seule fois dans l’entreprise et s’appliquent ensuite automatiquement à chaque photo.

En bref, la protection des données

Le RGPD et la nLPD disposent que la photo qui doit figurer sur le badge du personnel n’exige généralement pas de consentement. La base légale est l’intérêt légitime, par exemple en matière de sécurité et de contrôle d’accès, ou l’exécution de la relation de travail. Les collaborateurs doivent toutefois être informés de façon transparente de ce qu’il advient de leur photo.

Le site web, la photo de profil Teams ou les supports marketing sont soumis à d’autres exigences : ils nécessitent un consentement distinct, libre et documenté pour ces finalités supplémentaires. Le plus simple est que les collaborateurs téléversent eux-mêmes leur photo sur ces canaux. À cette fin, Photo Collect peut envoyer à chaque personne une copie pour son propre usage.

Dans l’article « Questions juridiques sur les photos des badges du personnel », nous abordons ce sujet en détail et fournissons un exemple de texte à destination des collaborateurs.

Procédure pour les nouvelles arrivées et les grandes vagues

L’obtention des photos se caractérise par deux situations : l’arrivée continue de nouveaux collaborateurs et les grandes vagues, comme un échange de badges ou l’introduction d’une nouvelle identité visuelle.

Nouvelles arrivées : le lien de la photo est intégré à l'onboarding et envoyé avant le premier jour de travail. La photo est donc dans le système bien avant que la personne n’ait besoin de son badge. Si aucun téléversement n’a lieu, Photo Collect envoie automatiquement un rappel.

Grandes vagues : lors d’un échange de badges, toutes les personnes concernées reçoivent simultanément leur lien. Le contrôle automatique intercepte les images inappropriées dès le téléversement, complété sur demande par un contrôle qualité manuel : celui-ci dure environ une seconde par photo, et en règle générale, seulement 2 à 4 % des photos sont redemandées. Une fois les images finalisées, elles sont transmises en lot au système de badges ou de contrôle d’accès puis automatiquement supprimées chez Photo Collect.

Krones montre à quoi cela ressemble à grande échelle : pour un échange de 20 000 badges dans tout le groupe, pas une seule séance photo n’a été nécessaire. La sécurité du groupe, plutôt que d’accélérer le service photo, a déplacé la saisie des photos en début d’onboarding. « Cela nous fait gagner beaucoup de temps car il n’y a plus besoin de planifier les rendez-vous », explique Ari Schuster, responsable de la sécurité. Lisez le témoignage de Krones pour connaître la suite de l'histoire.

Liste de contrôle pour la campagne photo

• Définir les usages : badge, site web, intranet, Teams, LinkedIn
• Définir les spécifications : format, cadrage, arrière-plan
• Sélectionnez les méthodes de saisie et suggérez une alternative au téléphone portable personnel
• Informez vos collaborateurs et obtenez un consentement pour le site web et Teams
• Contrôle qualité : automatique, complété sur demande par un contrôle manuel
• Préciser la transmission aux systèmes de badges et RH ainsi que les délais d’effacement
• Ancrer l’enregistrement des photos dans l’onboarding

Foire aux questions

Que doivent porter les collaborateurs pour la photo ? Idéalement, des vêtements de type quotidien professionnel ou adaptés au code vestimentaire, unis et sans grands logos. Les vêtements doivent se détacher sur l’arrière-plan. Les chapeaux et les lunettes de soleil n’ont pas leur place sur la photo.

Le sourire est-il permis ? Pour le site web, l’intranet et Teams, un sourire naturel est généralement préféré. Pour le badge, les spécifications sont déterminantes : en général, un léger sourire ne pose pas de problème pour les badges du personnel. Si l’on applique des normes biométriques, telles que celles de l’OACI, une expression neutre et une bouche fermée sont exigées. Photo Collect peut être paramétré en conséquence. Pour plus d’informations, voir l’article « Photos biométriques conformes aux normes de l’OACI ».

À quelle fréquence faut-il changer la photo ? Aucun délai légal n’est prévu pour les photos des collaborateurs. Renouvelez l'image quand l'apparence de la personne a vraiment changé, pour que le badge la représente de façon fiable. On profite bien sûr du renouvellement de toutes les photos qu’offre un échange de badges. Si une personne quitte l'entreprise, il faut retirer la photo.

Conclusion

Un photographe fournit de belles images individuelles mais se prête mal aux grands volumes. Une photobox garantit l’uniformité, mais reste attachée à un lieu. Les portraits générés par l’IA sont beaux, mais ils ne sont pas le reflet de la personne réelle. Pour la plupart des sociétés, le téléversement par smartphone avec contrôle automatique est la méthode la plus performante, complétée par un kiosque pour toutes les personnes n’ayant pas d’appareil personnel. Une seule photo fournit donc tout ce dont ont besoin le badge, le site web et Teams. Vous pouvez tester directement comment vos collaborateurs vont voir la saisie : Prendre un test photo.