Fotos de empleados en la empresa: ¿Fotógrafo, fotomatón o móvil? De esta forma se consiguen imágenes homogéneas para el sitio web, la tarjeta y Teams

Quien recopila fotos de empleados se enfrenta enseguida a las mismas preguntas: ¿Merece la pena contratar a un fotógrafo? ¿Basta con un fotomatón en la recepción? ¿O los propios empleados se fotografían con el smartphone? La respuesta depende de para qué se necesite tener las imágenes, de cuántas personas se trate y de lo dispersos que estén sus lugares de trabajo.

Por qué las empresas necesitan fotos de empleados

En la mayoría de las compañías, una foto de retrato tiene varias utilidades:

• Tarjeta de identificación de empleado: la foto de la credencial sirve para la identificación y, a menudo, también para el control de acceso. Ha de mostrar de forma fiable a la persona.
• Sitio web e intranet: la foto, tanto en la página del equipo como en el directorio de empleados, define la imagen de la empresa.
• Microsoft Teams y Outlook: la foto de perfil se muestra en chats, reuniones y en la libreta de direcciones.
• LinkedIn: muchos empleados también quieren una imagen profesional para su propio perfil.

Los requisitos son diferentes: la tarjeta requiere un formato fijo y un rostro bien reconocible, mientras que la página web requiere una apariencia uniforme de acuerdo con el diseño corporativo. En vez de preparar una foto diferente para cada finalidad, lo mejor es hacer una buena foto una sola vez y obtener de ella las variantes que se necesiten. Photo Collect genera varios formatos a partir de una única foto, por ejemplo, para la credencial, el sitio web, la foto de perfil de Teams o LinkedIn, y entrega las imágenes en un archivo ZIP, mediante REST-API o directamente a Active Directory y Entra ID. Más información en el caso de uso Fotos de perfil uniformes para intranet y Teams.

Comparativa de cuatro métodos para obtener fotografías de empleados

En la práctica existen cuatro métodos posibles. Lo que varía es la cantidad de organización que requieren, lo uniformes que salen las imágenes y si el resultado es apto para tarjeta o no.

Método	Esfuerzo	Uniformidad	Para la tarjeta
Fotógrafo in situ	Alto: es necesario planificar las citas, todo el mundo debe estar presente y los nuevos miembros esperan al siguiente día de fotos	Alta, siempre y cuando la iluminación y el montaje no cambien	Adecuado si se conocen los requisitos
Fotomatón o quiosco de fotos	Medio: se instala una vez y luego se utiliza en autoservicio sin cita, pero solo en esa sede	Alta, gracias a unas condiciones de toma siempre iguales	Adecuado
Carga desde el smartphone con control automático	Bajo: enlace personal, desde cualquier lugar, sin app	Alta, porque el fondo y el recorte se unifican automáticamente	Adecuado gracias al control automático de la calidad
Retratos con IA	Bajo: subir unos cuantos selfies	Alta, pero con imágenes generadas por computadora	No adecuado: el rostro se genera de nuevo

Fotógrafo: un fotógrafo profesional entrega fotografías de alta calidad, por ejemplo para retratos institucionales de la dirección. Pero con muchos empleados, varias sedes o teletrabajo, la sesión fotográfica se convierte en un cuello de botella: el que falta necesita una nueva cita y el que se incorpora tiene que esperar al siguiente día de fotos.

Fotomatón o quiosco de fotos: en la recepción o en planta, un quiosco ofrece siempre las mismas condiciones de toma y funciona sin cita. Es perfecto para los empleados que no tienen un dispositivo propio o una dirección de correo electrónico profesional, pero implica que todos acudan a esa oficina. Más información en el artículo El fotomatón de autoservicio para las fotos de los empleados.

Carga desde el smartphone con control automático: cada persona recibe por correo o SMS un enlace personal y se hace la foto desde el navegador, sin app ni login. Ya durante la carga, el software comprueba nitidez, exposición, encuadre y posición de la cabeza e informa de los errores al instante. Luego, el fondo y el recorte se unifican de forma automática. Como no se puede obligar a nadie a utilizar su propio smartphone, debería haber un quiosco o la opción de capturar datos mediante app en la oficina de tarjetas.

Retratos con IA: los servicios de IA generativa crean impecables retratos corporativos a partir de unos cuantos selfies. El resultado parece profesional, pero no refleja el rostro real: la IA crea detalles ausentes y puede modificar rasgos como la separación entre los ojos o la forma de la mandíbula. Esas fotos no son aceptadas en los documentos de identidad oficiales, y tampoco se recomienda usarlas en las tarjetas de identificación de los empleados que controlan los accesos. Por eso en Photo Collect no se usa deliberadamente IA generativa: el software comprueba, recorta y sustituye el fondo, el rostro no se modifica. Para más información, consulte el artículo Mejoras de imagen con IA: ¿qué está permitido?

Lo que define una foto de empleado uniforme

Cuando cuatro aspectos coinciden, las fotos de empleados parecen uniformes:

• Fondo: color uniforme, degradado o imagen de fondo de acuerdo con el diseño corporativo. Si el fondo se cambia solo, ya no importa dónde hayamos hecho la foto.
• Encuadre: mismo formato y misma posición de la cabeza (es decir, cabeza y hombros, mirada a la cámara y rostro centrado). En las empresas se suele utilizar un formato de 4:3, mientras que para las fotos de pasaporte, el formato debe ser cuadrado (1:1) o bien 35 × 45 mm.
• Iluminación: luz frontal uniforme, sin sombras duras ni contraluz. Frente a una ventana suele bastar la luz natural; una lámpara justo encima de la cabeza, en cambio, no.
• Ropa: la que se suele usar en el trabajo o la que marque el código de vestimenta, preferentemente de un solo color y sin grandes logotipos ni finos estampados. La ropa debe hacer contraste con el fondo escogido. Los sombreros y las gafas de sol no deben aparecer en la foto, las gafas normales suelen estar permitidas siempre y cuando se vean bien los ojos.

Lo que importa es que esos requisitos se establezcan una sola vez y que se apliquen de forma sistemática, por un fotógrafo, por un quiosco o por los propios empleados que hagan las fotos. En Photo Collect, el fondo, el recorte y los formatos se definen una vez en la empresa y, a partir de ahí, se aplican automáticamente a cada foto.

Protección de datos en dos palabras

Para la foto de la tarjeta de identificación de personal, normalmente no se requiere el consentimiento según el RGPD y la LPD suiza. La base jurídica es el interés legítimo, por ejemplo, en materia de seguridad y control de acceso, o de ejecución de la relación laboral. Los empleados, sin embargo, tienen que estar informados de una manera transparente sobre lo que pasa con su foto.

El caso del sitio web, la foto de perfil de Teams o el material de marketing es distinto: para estos fines adicionales se requiere un consentimiento separado, voluntario y documentado. Lo más fácil es que los propios empleados suban su foto a estos canales. Para ello Photo Collect puede enviar a cada persona una copia para uso propio.

Le dedicamos un artículo específico, Cuestiones legales sobre las fotografías que figuran en la tarjeta de identificación del empleado, en el que tratamos el tema con detalle y le ofrecemos un texto de ejemplo para informar a los empleados.

Proceso de incorporación de nuevas personas y grandes oleadas

Hay dos casos en los que se obtienen fotos: la incorporación continua de nuevos empleados y las grandes oleadas, por ejemplo, una sustitución de tarjetas o una nueva identidad corporativa.

Nuevas incorporaciones: El envío del enlace para la foto pasa a formar parte del onboarding y se envía antes del primer día de trabajo. De esta manera, la imagen ya está en el sistema antes de que la persona requiera su tarjeta. Si la carga no se lleva a cabo, Photo Collect automáticamente envía un recordatorio.

Grandes oleadas: En una sustitución de tarjetas, todas las personas afectadas reciben el enlace al mismo tiempo. La comprobación automática detecta ya en la fase de carga las imágenes no aptas y se complementa, si se desea, con un control de calidad manual: éste requiere aproximadamente un segundo por foto y normalmente sólo se vuelve a pedir un 2-4% de las fotos. Los archivos con las imágenes acabadas se envían en lote al sistema de tarjetas o de control de acceso y, posteriormente, se suprimen automáticamente en Photo Collect.

Krones muestra cómo se hace a gran escala: para un cambio de 20 000 tarjetas en todo el grupo no se requirió ni una sola sesión de fotos. En vez de agilizar el puesto de fotos, el departamento de seguridad del grupo trasladó la captura de fotos al inicio del onboarding. «Se ahorra mucho tiempo, porque ya no hace falta pedir hora», explica el jefe de seguridad, Ari Schuster. La historia íntegra se puede leer en el testimonio de Krones.

Checklist para la campaña de fotos

• Definir los usos previstos: tarjeta, sitio web, intranet, Teams, LinkedIn
• Definir los requisitos de formato, encuadre y fondo
• Decidir los modos de captura y plantear una alternativa al móvil privado
• Notificar a los empleados y obtener su autorización para el sitio web y Teams
• Establecer la verificación de calidad, automática y con la posibilidad de añadir un control manual
• Aclaración de la transferencia a los sistemas de tarjetas y RR. HH, así como los plazos de supresión
• Incorporar la captura de fotos de forma fija en el onboarding

FAQs

¿Qué deben ponerse para la foto los empleados? Lo ideal es la ropa habitual en el trabajo o la que marque el código de vestimenta, de un solo color y sin grandes logotipos. La ropa debe contrastar con el fondo. En la foto no deben aparecer prendas para la cabeza ni gafas de sol.

¿Se puede sonreír? En el sitio web, la intranet y Teams suele estar bien una sonrisa natural. Para la tarjeta depende de los requisitos aplicables, en las tarjetas de identificación de empleado, no suele ser problema una ligera sonrisa. Las normas biométricas de la OACI, por ejemplo, imponen la exigencia de una expresión facial neutra y una boca cerrada. Puede configurarse así Photo Collect. Más información puede encontrarse en el artículo: “Fotos biométricas según las normas de la OACI”.

¿Cada cuánto tiempo se debe renovar la foto? No hay plazo legal para fotos de empleados. Si el aspecto de la persona varía de forma notable, renueve la imagen con el fin de que la tarjeta refleje de forma fiable el aspecto actual de la persona. Una sustitución de tarjetas es buena ocasión para renovar todas las fotos. Si alguien se va de la empresa, se tiene que quitar la foto.

Conclusión

Un fotógrafo ofrece bonitas imágenes de uno en uno, pero no es escalable. Un fotomatón ofrece uniformidad, pero está vinculado a un lugar. Los retratos hechos con IA quedan bien, pero no muestran a la persona real. Para la mayoría de las empresas, el método más eficiente es la carga desde el smartphone con comprobación automática, complementada con un quiosco para los que no tienen su propio dispositivo. De esta forma, con una sola foto obtienen todo lo que necesitan para la tarjeta, para el sitio web y para Teams. Puede comprobar directamente cómo queda la captura para sus empleados: Tomar una foto de prueba.