20'000 Ausweise ohne einen einzigen Fototermin: Wie Krones den Ausweisprozess digitalisiert hat

Wer weltweit über 21'000 Menschen beschäftigt, verwaltet keine Fotos. Er verwaltet einen Prozess. Bei der Krones AG lief dieser Prozess jahrelang über eine eigene Foto- und Ausweisstelle: Termin vereinbaren, persönlich erscheinen, Foto aufnehmen, manuell ins System übertragen. Heute ist das Foto im System, bevor eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal das Werkstor sieht.

Das Unternehmen

Die Krones AG mit Hauptsitz in Neutraubling bei Regensburg ist Systemlieferant für die Getränke- und Lebensmittelindustrie. Das Portfolio reicht von der Prozesstechnik über Abfüllung und Verpackung bis zu Intralogistik, Kunststoff-Recycling und digitalen Services. Zum Konzern gehören mehr als 100 Standorte weltweit und über 21'000 Mitarbeitende.

In einem produzierenden Konzern dieser Grösse ist der Mitarbeiterausweis kein Verwaltungsdokument, sondern ein Sicherheitsinstrument: Er regelt Zutritt zu Werken, Montagehallen und Entwicklungsbereichen. Entsprechend liegt die Verantwortung dafür bei der Konzernsicherheit.

Die Ausgangslage: ein Termin, eine Fotostelle, ein Medienbruch

«Vorher hatten wir eine Foto- und Ausweisstelle, wo man persönlich vor Ort kommen musste. Jeder neue Mitarbeiter musste einen Termin machen. Da wurde ein Foto aufgenommen und dann wurde das manuell in unser System eingefügt.»

Ari Schuster, Leiter der Sicherheit, Krones AG

Dieser Ablauf verursacht drei Kosten, die selten zusammen betrachtet werden:

Koordination. Jeder Eintritt bedeutet einen Termin, eine Absprache, eine Nachfassaktion bei Absagen.

Präsenzpflicht. Das Foto entsteht nur dort, wo die Fotostelle steht. Wer an einem anderen Standort startet oder am ersten Tag direkt in die Einführung geht, wartet auf seinen Ausweis.

Medienbruch. Die manuelle Übertragung ins Ausweissystem ist ein Arbeitsschritt ohne Wertschöpfung, der bei jedem einzelnen Foto anfällt.

Bei wenigen Eintritten pro Woche ist das tragbar. Bei einem konzernweiten Ausweistausch nicht mehr.

Der Auslöser: ein Tauschprojekt über 20'000 Ausweise

«Wir hatten ein Ausweistauschprojekt AG-weit mit 20'000 Ausweisen vor uns.»

Ausweistauschprojekte sind Stichtagsprojekte. Alle bisherigen Ausweise verlieren zu einem definierten Datum ihre Gültigkeit, alle neuen müssen bis dahin produziert und verteilt sein. Der Engpass liegt dabei fast nie beim Kartendrucker oder beim Zutrittssystem. Er liegt bei der Fotobeschaffung, weil sie als einziger Schritt die Mitwirkung jeder einzelnen Person voraussetzt.

Auf Photo Collect kam Krones nicht über eine Ausschreibung, sondern über die Peer-Group:

«Eine andere Firma hatte das auch schon mit 50'000 Ausweisen vor sich gehabt, und die haben Photo Collect empfohlen.»

Die Lösung: das Foto kommt vor dem ersten Arbeitstag

Statt den bestehenden Prozess zu beschleunigen, hat Krones ihn umgedreht. Die Fotoerfassung wandert an den Anfang des Onboardings, weg vom Werkstor, hin zur Person.

«Wir nutzen Photo Collect für unsere Mitarbeiterausweise, um die Fotos aufzunehmen für den Onboarding-Prozess. Damit wir vor dem ersten Arbeitstag das Foto schon bei uns haben und den Ausweis schon erstellen können.»

Technisch läuft das über den BYOD-Kanal von Photo Collect: Die eintretende Person erhält einen personalisierten Link und fotografiert sich mit dem eigenen Smartphone, ohne App und ohne Login. Anschliessend prüft die Bildanalyse Schärfe, Beleuchtung, Kopfhaltung und Hintergrund, schneidet automatisch auf das benötigte Format zu und übergibt das fertige Bild an das Zielsystem. Die Modelle dahinter sind Eigenentwicklung, arbeiten nicht generativ und verändern das Gesicht nicht.

Für Eintretende ohne E-Mail-Adresse oder für Nachzügler vor Ort bleibt der Foto-Kiosk als zweiter Kanal verfügbar. Die Übergabe an nachgelagerte Systeme erfolgt wahlweise per ZIP, sFTP, bestehender PIAM-Integration oder über die REST-API.

Das Ergebnis

«Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt. Jeder kann das bequem von zu Hause oder wo auch immer aufnehmen, und es geht automatisch in unser System.»

Damit verschwinden genau die drei Kostenblöcke aus der Ausgangslage:

Zur Einordnung, plattformweit über alle Photo-Collect-Kunden gemessen: Der Median vom Erhalt des Links bis zum freigegebenen Foto liegt unter zwei Minuten. In der optionalen Qualitätskontrolle werden im Schnitt nur 2 bis 4 Prozent der Bilder erneut angefordert. Insgesamt hat die Plattform bisher über vier Millionen Fotos verarbeitet.

Ein deutscher Konzern, Schweizer Verarbeitung

Weil Krones dem europäischen Datenschutzrecht unterliegt, ist der Verarbeitungsort Teil der Entscheidung. Alle Fotos werden ausschliesslich in der Schweiz in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum verarbeitet, auf einer dedizierten Instanz pro Kunde. Für die Übermittlung aus der EU in die Schweiz genügt der Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, zusätzliche Standardvertragsklauseln sind nicht nötig. Und für die Verwendung auf dem Ausweis selbst braucht es keine gesonderte Einwilligung der Mitarbeitenden.

Drei Erkenntnisse für Sicherheits- und HR-Verantwortliche

Der Ausweis ist nur so schnell wie das Foto. Kartenproduktion, Zutrittsberechtigungen und Systempflege sind planbar. Die Fotobeschaffung ist es nicht, solange sie an einen physischen Termin gebunden ist.

Ein Tauschprojekt ist ein Fotoprojekt. Wer 20'000 Ausweise ersetzt, braucht 20'000 verwertbare Fotos in einem eng definierten Zeitfenster. Genau dort skaliert ein Terminmodell nicht mehr.

Der eigentliche Gewinn liegt im Alltag. Das Tauschprojekt ist der Anlass, das Onboarding ist der Nutzen. Bei Krones bleibt der digitale Kanal nach Projektabschluss der Standardweg für jeden Neueintritt.

Ihr Ausweisprozess, Ihre Zahl

Ob 200, 2'000 oder 20'000 Ausweise: Der Aufwand pro Foto ist die Grösse, die sich rechnen lässt. Multipliziert mit der Anzahl Eintritte pro Jahr ergibt sich schnell ein Bild davon, was ein Terminmodell tatsächlich kostet.

Testen Sie die Erfassung selbst mit einem eigenen Foto, oder sprechen Sie mit uns über Ihren Ausweisprozess. Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer Zahlen, wie sich Erfassung, Prüfung und Übergabe automatisieren lassen.