Linee guida per le foto dei dipendenti: modello da scaricare
Le linee guida per le foto stabiliscono come devono essere le foto dei dipendenti affinché risultino uniformi su badge, sito web e in Teams e si possano verificare. Disciplinano inquadratura, sfondo, luce, espressione, occhiali e copricapo, abbigliamento, elaborazione, formato del file nonché finalità e cancellazione. Il nostro modello copre tutti i punti e si può adattare direttamente.
Che cosa sono le linee guida per le foto e chi ne ha bisogno?
Le linee guida per le foto servono a ogni organizzazione che raccoglie foto dei dipendenti per più di un canale. Si tratta di un documento interno che fissa requisiti vincolanti per le immagini e per il processo e che vale per tutti i canali.
Senza linee guida si crea in fretta il caos delle foto: sul badge una foto davanti alla porta dell'ufficio, in Teams un selfie delle vacanze, sul sito web un ritratto di otto anni fa. Ogni nuovo scatto costa tempo e ogni richiesta di chiarimento finisce all'HR.
Due termini aiutano a fare la distinzione:
- Una fototessera è un ritratto frontale che serve all'identificazione, ad esempio in portineria o nel confronto con un documento d'identità.
- Una foto profilo è un ritratto per rubrica, intranet, Teams o sito web. Segue il corporate design e può essere più informale della fototessera.
Chi è responsabile? Di norma l'HR, in accordo con la comunicazione (corporate design) e la sicurezza (badge e accesso).
Quando si applicano? A ogni entrata in servizio, in occasione di campagne fotografiche pianificate e alla sostituzione dei badge.
Come procurarvi le foto, con un fotografo, un chiosco o lo smartphone, potete leggerlo nel nostro articolo Foto dei dipendenti in azienda.
Quali punti deve contenere il modello?
Le linee guida per le foto, se complete, comprendono dodici punti, dalla finalità alla cancellazione. Riprendete il testo e sostituite i segnaposto tra parentesi quadre.
- Ambito di applicazione e finalità: le presenti linee guida si applicano a tutti i dipendenti di [Organizzazione]. Le foto vengono utilizzate per [Badge / accesso], [Rubrica e Teams] e, solo con consenso, per [Sito web / social media].
- Inquadratura: testa e spalle, viso centrato, sguardo rivolto alla fotocamera. Badge in formato verticale [3:4], foto profilo quadrata.
- Sfondo: per il badge in tinta unita [Grigio chiaro]. Per la foto profilo [Colore o sfumatura del corporate design].
- Luce: uniforme dal davanti, senza ombre dure, senza controluce.
- Espressione: per il badge neutra, bocca chiusa. Per la foto profilo cordiale, sorriso consentito.
- Occhiali: consentiti se gli occhi sono visibili e le lenti non riflettono. Niente occhiali da sole.
- Copricapo: non consentito, tranne che per motivi religiosi o medici. Il viso resta visibile dal mento alla fronte.
- Abbigliamento: in tinta unita, senza grandi loghi o motivi fitti. [Dress code].
- Elaborazione: il ritaglio e la sostituzione dello sfondo sono consentiti. I tratti del viso non vengono modificati, le foto generate dall'IA non sono ammesse. Scoprite di più: Ritocchi alle immagini con l'IA: cosa è consentito?
- Tecnica: JPG, almeno [648x648] pixel per le foto profilo, [Formato secondo il sistema dei badge] per il badge.
- Aggiornamento: nuova foto in caso di aspetto notevolmente cambiato, al più tardi ogni [X] anni.
- Protezione dei dati e cancellazione: le foto vengono utilizzate solo per le finalità indicate. Vi hanno accesso solo [Ruoli]. Le foto vengono cancellate [Periodo] dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Referente: [Nome, e-mail]. Approfondimenti: Perché la cancellazione automatica dei dati è essenziale e Questioni legali sulle foto del badge aziendale.
Badge, sito web, Teams: dove si differenziano i requisiti?
La fototessera serve all'identificazione ed è più rigorosa. Le immagini per il sito web e per Teams seguono il corporate design.
| Requisito | Badge | Teams / rubrica | Sito web |
|---|---|---|---|
| Finalità | Identificazione | Riconoscimento nella quotidianità | Presentazione esterna |
| Formato | Verticale, secondo il sistema dei badge | quadrato, min. 648x648 px | secondo il web design |
| Sfondo | tinta unita neutra | Corporate design | Corporate design |
| Espressione | neutra | cordiale | cordiale |
| Base legale CH | art. 328b CO | art. 328b CO | di norma il consenso |
Perché 648x648 pixel? Microsoft 365 supporta foto profilo in dimensioni da 48x48 a 648x648 pixel. Chi carica un'immagine quadrata e almeno di queste dimensioni copre tutte le visualizzazioni (Microsoft Learn).
Perché il modello distingue tra badge e sito web? In Svizzera il datore di lavoro può trattare dati concernenti i dipendenti soltanto se si riferiscono all'idoneità per il rapporto di lavoro o sono necessari all'esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b CO). Una fototessera vi rientra tipicamente, un ritratto sul sito web non automaticamente. Trovate i dettagli sulla situazione giuridica, anche per la Germania e l'Austria, in Questioni legali sulle foto del badge aziendale.
Quanto deve essere rigorosa una fototessera?
I badge aziendali non devono soddisfare alcuna norma per le foto del passaporto. Chi però confronta le foto in modo automatizzato o con documenti d'identità si orienta allo standard internazionale ICAO 9303.
In Svizzera il riferimento più severo è il passaporto. Secondo la tavola delle foto campione di fedpol per il passaporto vale quanto segue:
- Formato 35x45 mm, altezza della testa dal mento alla sommità del capo da 29 a 34 mm
- Sfondo in tinta unita e neutro
- Bocca chiusa, espressione cordiale consentita
- Foto non più vecchia di un anno
- Copricapo solo per motivi medici o religiosi
Questi valori sono un punto di riferimento per una modalità badge vicina all'ICAO, non un obbligo per i badge aziendali. Scoprite di più in Foto biometriche secondo gli standard ICAO.
Come introdurre le linee guida?
In cinque passi, dal coordinamento alla verifica annuale.
- Concordare il modello: l'HR adatta i segnaposto e li chiarisce con la comunicazione e la sicurezza.
- Creare immagini di esempio: un buon esempio ciascuno per badge e foto profilo, più errori tipici come controluce o angolazione da selfie. Le immagini mostrano più di qualsiasi regola.
- Inviarle con la richiesta di foto: le linee guida vanno nello stesso messaggio della richiesta di una foto, non nell'archivio dell'intranet.
- Verificare le foto inviate: manualmente in base alle linee guida o automaticamente. Photo Collect verifica ogni foto con oltre 35 controlli automatici secondo ICAO 9303 e ISO/IEC 19794-5. Tipicamente solo dal 2 al 4% delle foto deve essere richiesto di nuovo.
- Verificare ogni anno: nuovi canali, un nuovo corporate design o un nuovo sistema dei badge? Allora aggiornate le linee guida.
L'impegno per i dipendenti resta ridotto: con Photo Collect caricano la propria foto in circa due minuti tramite un link personale, senza app e senza login. In alternativa sono disponibili chiosco, app o codice QR. Scoprite di più in Scattare foto dei dipendenti in modo efficiente con il cellulare.
Domande frequenti
Ogni organizzazione deve avere linee guida per le foto? No. Ma non appena le foto finiscono in più di un sistema, fanno risparmiare richieste di chiarimento e nuovi scatti.
I dipendenti possono inviare una propria foto? Sì, se soddisfa i requisiti. Le linee guida indicano come e dove.
Con quale frequenza vanno rinnovate le foto? In caso di aspetto notevolmente cambiato. La scadenza fissa la stabilisce l'organizzazione stessa; nel modello è previsto un segnaposto a questo scopo.
Cosa vale per i copricapi religiosi? Il modello li consente, purché il viso resti visibile dal mento alla fronte. Verificate la formulazione con il vostro ufficio legale.
Per la foto sul sito web serve un consenso? Per la pubblicazione, di norma sì. Scoprite di più nell'articolo Questioni legali sulle foto del badge aziendale.
Conclusione
Le linee guida per le foto richiedono all'HR circa un'ora e per anni evitano richieste di chiarimento, nuovi scatti e immagini non uniformi. Decisiva è la distinzione tra una fototessera rigorosa e una foto profilo nel corporate design, oltre a regole chiare su finalità e cancellazione. Scaricate il modello e adattate i segnaposto.
Per approfondire: Foto per i profili HR · Foto per i badge aziendali