Directrices para fotos de empleados: plantilla para descargar
Unas directrices para fotos establecen cómo deben ser las fotos de empleados para que resulten uniformes en la tarjeta, el sitio web y Teams, y para que puedan comprobarse. Regulan el encuadre, el fondo, la luz, la expresión, las gafas y los tocados, la ropa, la edición, el formato de archivo, así como la finalidad y la eliminación. Nuestra plantilla cubre todos los puntos y se puede adaptar directamente.
¿Qué son las directrices para fotos y quién las necesita?
Toda organización que recopile fotos de empleados para más de un canal necesita unas directrices para fotos. Se trata de un documento interno que recoge requisitos vinculantes de imagen y de proceso, y que se aplica a todos los canales.
Sin directrices, el caos de fotos llega enseguida: en la tarjeta, una imagen delante de la puerta de la oficina; en Teams, un selfie de vacaciones; en el sitio web, un retrato de hace ocho años. Cada foto que hay que repetir cuesta tiempo, y cada consulta acaba en RR. HH.
Dos conceptos ayudan a establecer la diferencia:
- Una foto de carné es un retrato frontal que sirve para la identificación, por ejemplo en la portería o al cotejarla con un documento de identidad.
- Una foto de perfil es un retrato para el directorio, la intranet, Teams o el sitio web. Sigue el diseño corporativo y puede ser más informal que la foto de carné.
¿Quién es responsable? Por lo general, RR. HH., en coordinación con Comunicación (diseño corporativo) y Seguridad (tarjeta y acceso).
¿Cuándo se aplican? En cada incorporación, en las campañas de fotos planificadas y al sustituir las tarjetas.
Encontrará cómo obtener las fotos, ya sea con un fotógrafo, un quiosco o un smartphone, en nuestro artículo Fotos de empleados en la empresa.
¿Qué puntos debe incluir la plantilla?
Unas directrices para fotos completas constan de doce puntos, desde la finalidad hasta la eliminación. Copie el texto y sustituya los marcadores de posición entre corchetes.
- Ámbito de aplicación y finalidades: estas directrices se aplican a todos los empleados de [Organización]. Las fotos se utilizan para [tarjeta / acceso], [directorio y Teams] y, solo con consentimiento, para [sitio web / redes sociales].
- Encuadre: cabeza y hombros, rostro centrado, mirada a la cámara. Para la tarjeta, formato vertical [3:4]; para la foto de perfil, formato cuadrado.
- Fondo: para la tarjeta, de un solo color [gris claro]. Para la foto de perfil, [color o degradado del diseño corporativo].
- Luz: uniforme y desde delante, sin sombras duras ni contraluz.
- Expresión: para la tarjeta, neutra y con la boca cerrada. Para la foto de perfil, amable; se permite sonreír.
- Gafas: permitidas si los ojos son visibles y los cristales no producen reflejos. Sin gafas de sol.
- Tocados: no se permiten, salvo por motivos religiosos o médicos. El rostro queda visible desde la barbilla hasta la frente.
- Ropa: de un solo color, sin grandes logotipos ni estampados finos. [Código de vestimenta].
- Edición: se permiten el recorte y la sustitución del fondo. Los rasgos faciales no se modifican y no se admiten fotos generadas con IA. Más información: Mejoras de imagen con IA: ¿qué está permitido?
- Aspectos técnicos: JPG, como mínimo [648x648] píxeles para las fotos de perfil y [formato según el sistema de tarjetas] para la credencial.
- Vigencia: nueva foto si el aspecto ha cambiado notablemente y, como máximo, cada [X] años.
- Protección de datos y eliminación: las fotos solo se utilizan para las finalidades indicadas. Solo tienen acceso [roles]. Las fotos se eliminan [plazo] después de la baja. Persona de contacto: [nombre, correo electrónico]. Contexto: Por qué la eliminación automática de datos es imprescindible y Cuestiones legales sobre las fotos en la tarjeta de identificación de empleado.
Tarjeta, sitio web, Teams: ¿en qué se diferencian los requisitos?
La foto de carné sirve para la identificación y es más estricta. Las imágenes del sitio web y de Teams siguen el diseño corporativo.
| Requisito | Tarjeta | Teams / directorio | Sitio web |
|---|---|---|---|
| Finalidad | Identificación | Reconocimiento en el día a día | Imagen externa |
| Formato | Vertical, según el sistema de tarjetas | cuadrado, mín. 648x648 px | según el diseño web |
| Fondo | de un solo color, neutro | Diseño corporativo | Diseño corporativo |
| Expresión facial | neutra | amable | amable |
| Base jurídica en Suiza | art. 328b CO | art. 328b CO | por lo general, consentimiento |
¿Por qué 648x648 píxeles? Microsoft 365 admite fotos de perfil en tamaños de 48x48 a 648x648 píxeles. Quien sube una imagen cuadrada de al menos ese tamaño cubre todas las visualizaciones (Microsoft Learn).
¿Por qué separa la plantilla la tarjeta y el sitio web? En Suiza, el empleador solo puede tratar datos de los empleados en la medida en que se refieran a su idoneidad para la relación laboral o sean necesarios para la ejecución del contrato de trabajo (art. 328b CO). Una foto de carné suele estar incluida; un retrato en el sitio web, no necesariamente. Encontrará más detalles sobre la situación jurídica, también para Alemania y Austria, en Cuestiones legales sobre las fotos en la tarjeta de identificación de empleado.
¿Hasta qué punto debe ser estricta una foto de carné?
Las tarjetas de empresa no tienen que cumplir ninguna norma de fotos de pasaporte. Sin embargo, quien coteja las fotos de forma automática o las compara con documentos de identidad se guía por la norma internacional ICAO 9303.
La referencia más estricta en Suiza es el pasaporte. Según la tabla de fotos modelo de fedpol, para el pasaporte se aplica lo siguiente:
- Formato 35x45 mm, altura de la cabeza desde la barbilla hasta la coronilla de 29 a 34 mm
- Fondo de un solo color y neutro
- Boca cerrada, se permite una expresión amable
- Foto con una antigüedad máxima de un año
- Tocados solo por motivos médicos o religiosos
Estos valores son una orientación para un modo de foto de carné próximo a la OACI, no una obligación para las tarjetas de empresa. Más información en Fotos biométricas según las normas de la OACI.
¿Cómo implantar las directrices?
En cinco pasos, desde la coordinación hasta la revisión anual.
- Consensuar la plantilla: RR. HH. adapta los marcadores de posición y los acuerda con Comunicación y Seguridad.
- Crear imágenes de ejemplo: un buen ejemplo para la tarjeta y otro para la foto de perfil, además de errores típicos como el contraluz o el ángulo de selfie. Las imágenes dicen más que cualquier regla.
- Enviarlas con la solicitud de fotos: las directrices deben ir en el mismo mensaje que la petición de una foto, no en el archivo de la intranet.
- Comprobar las fotos recibidas: manualmente según las directrices o de forma automática. Photo Collect comprueba cada foto con más de 35 controles automáticos conforme a ICAO 9303 e ISO/IEC 19794-5. Normalmente, solo hay que volver a solicitar entre el 2 % y el 4 % de las fotos.
- Revisar anualmente: ¿nuevos canales, un nuevo diseño corporativo o un nuevo sistema de tarjetas? Entonces hay que actualizar las directrices.
El esfuerzo para los empleados sigue siendo reducido: con Photo Collect suben su foto en unos dos minutos a través de un enlace personal, sin app y sin inicio de sesión. Como alternativa, están disponibles el quiosco, la app o el código QR. Más información en Capturar fotos de empleados de forma eficiente con el móvil.
Preguntas frecuentes
¿Debe toda organización tener unas directrices para fotos? No. Pero en cuanto las fotos acaban en más de un sistema, ahorran consultas y fotos repetidas.
¿Pueden los empleados enviar su propia foto? Sí, si cumple los requisitos. Las directrices indican cómo y dónde.
¿Con qué frecuencia deben renovarse las fotos? Cuando el aspecto haya cambiado notablemente. El plazo fijo lo determina la propia organización; la plantilla incluye un marcador de posición para ello.
¿Qué ocurre con los tocados religiosos? La plantilla los permite siempre que el rostro siga siendo visible desde la barbilla hasta la frente. Revise la redacción con su departamento jurídico.
¿Se necesita consentimiento para la foto del sitio web? Para su publicación, por lo general, sí. Más información en el artículo Cuestiones legales sobre las fotos en la tarjeta de identificación de empleado.
Conclusión
Unas directrices para fotos le cuestan a RR. HH. alrededor de una hora y le ahorran durante años consultas, fotos repetidas e imágenes poco uniformes. Lo decisivo es separar la foto de carné, más estricta, de la foto de perfil con el diseño corporativo, además de fijar reglas claras sobre la finalidad y la eliminación. Descargue la plantilla y adapte los marcadores de posición.
Seguir leyendo: Fotos para perfiles de RR. HH. · Fotos para tarjetas de empleado