Fotorichtlinie für Mitarbeitende: Downloadbare Vorlage
Eine Fotorichtlinie definiert das Erscheinungsbild von Mitarbeiterfotos, damit sie auf Ausweis, Website und in Teams einheitlich sind und sich prüfen lassen. Sie legt Bildausschnitt, Hintergrund, Beleuchtung, Ausdruck, Brille und Kopfbedeckung, Kleidung, Nachbearbeitung, Dateiformat sowie Zweck und Löschung fest. Alle Punkte sind abgedeckt, und Sie können unsere Vorlage sofort anpassen.
Was ist eine Fotorichtlinie und wer benötigt sie?
Jede Organisation, die Mitarbeiterfotos für mehr als einen Kanal sammelt, benötigt eine Fotorichtlinie. Sie ist ein internes Dokument, das verbindliche Bild- und Prozessvorgaben für alle Kanäle festlegt.
Ohne Richtlinie entsteht schnell ein Foto-Chaos: Auf dem Ausweis ein Bild vor der Bürotür, in Teams ein Ferien-Selfie und auf der Website ein Porträt von vor acht Jahren. Jede Neuaufnahme kostet Zeit, und jede Rückfrage geht an HR.
Zwei Begriffe sind hilfreich, um dies zu unterscheiden:
- Ein Ausweisfoto ist ein frontales Porträt, das zur Identifikation dient, sei es an der Pforte oder beim Vergleich mit einem Ausweisdokument.
- Ein Profilbild fungiert als Porträt für Verzeichnisse, Intranets, Teams oder Webseiten. Es folgt dem Corporate Design und kann etwas lockerer sein als das Ausweisfoto.
Wer trägt die Verantwortung? Normalerweise HR, in Abstimmung mit der Kommunikation (Corporate Design) und der Sicherheit (Ausweis und Zutritt).
Wann gilt sie? Bei jedem Eintritt, bei Fotoaktionen, die im Voraus geplant sind, und beim Austausch von Ausweisen.
Alles, was Sie darüber wissen müssen, wie Sie die Fotos beschaffen, sei es durch einen Fotografen, einen Kiosk oder das Smartphone, finden Sie in unserem Artikel über Mitarbeiterfotos im Unternehmen.
Welche Aspekte sollten in die Vorlage aufgenommen werden?
Eine umfassende Fotorichtlinie umfasst zwölf Punkte, die vom Zweck bis zur Löschung reichen. Übernehmen Sie den Text und fügen Sie die Informationen in eckigen Klammern ein.
- Anwendungsbereich und Zwecke: Diese Richtlinie betrifft alle Mitarbeitenden von [Organisation]. Fotos werden für [Ausweis / Zutritt], [Verzeichnis und Teams] und nur mit Zustimmung für [Website / Social Media] verwendet.
- Bildausschnitt: Kopf und Schultern, Gesicht zentriert, Blick in die Kamera. Hochformat für Ausweis [3:4], quadratisches Profilbild.
- Hintergrund: Beim Ausweis einfarbig [Hellgrau]. Profilbild [Farbauswahl oder Verlauf aus dem Corporate Design].
- Licht: Gleichmässig aus der Frontalposition, keine harten Schatten und kein Gegenlicht.
- Gesichtsausdruck: Ausweis neutral, Lippen geschlossen. Freundliches Profilbild, ein Lächeln ist willkommen.
- Brille: Gestattet, solange die Augen erkennbar sind und die Gläser nicht spiegeln. Ohne Sonnenbrille.
- Kopfbedeckung: Nur aus medizinischen oder religiösen Gründen erlaubt, alles andere ist nicht gestattet. Von Kinn bis Stirn bleibt das Gesicht sichtbar.
- Kleidung: Unifarben, ohne grosse Logos oder feine Muster. [Dresscode].
- Bearbeitung: Zuschnitt und Hintergrundänderung sind erlaubt. Die Gesichtszüge dürfen nicht verändert werden, KI-generierte Bilder sind verboten. Mehr dazu: KI-gestützte Bildverbesserungen: Was ist erlaubt?
- Technik: JPG, mindestens [648x648] Pixel für Profilbilder, [Format laut Ausweissystem] für den Badge.
- Aktualität: Neues Foto bei stark verändertem Aussehen, spätestens alle [X] Jahre.
- Datenschutz und Löschung: Fotos dienen ausschliesslich den genannten Zwecken. Nur [Rollen] haben Zugriff. Fotos werden [Frist] nach dem Austritt entfernt. Ansprechperson: [Name, E-Mail]. Hintergründe: Die Notwendigkeit automatischer Datenlöschung und Rechtliche Aspekte zu Fotos auf dem Mitarbeiterausweis.
Ausweis, Website, Teams: Welche Unterschiede gibt es bei den Vorgaben?
Das Foto auf dem Ausweis hat den Zweck, die Person zu identifizieren, und ist deshalb strenger. Die Bilder auf der Website und in Teams entsprechen dem Corporate Design.
| Vorgabe | Ausweis | Teams / Verzeichnis | Internetauftritt |
|---|---|---|---|
| Ziel | Identifizierung | Wiedererkennung im Alltag | Aussenwirkung |
| Format | Hochformat, gemäss Ausweissystem | quadratisch, mindestens 648x648 px | laut Webdesign |
| Hintergrund | einfarbig neutral | Unternehmensdesign | Unternehmensdesign |
| Gesichtsausdruck | neutral | freundlich | freundlich |
| Rechtsgrundlage CH | Art. 328b OR | Art. 328b OR | in der Regel Einwilligung |
Warum 648x648 Pixel? In Microsoft 365 können Profilfotos die Abmessungen von 48x48 bis zu 648x648 Pixel haben. Alle Darstellungen werden abgedeckt, wenn man quadratisch und mindestens in dieser Grösse hochlädt (Microsoft Learn).
Warum sind Ausweis und Website in der Vorlage getrennt? In der Schweiz ist es dem Arbeitgeber nur erlaubt, Daten über Mitarbeitende zu bearbeiten, wenn sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags notwendig sind (Art. 328b OR). Ein Porträt auf der Website zählt jedoch nicht ohne Weiteres dazu, während ein Ausweisfoto typischerweise darunter fällt. Informationen zur Rechtslage, einschliesslich Deutschland und Österreich, finden Sie in Rechtliche Fragen zu Fotos auf dem Mitarbeiterausweis.
Wie streng muss ein Ausweisfoto sein?
Es gibt keine Passfoto-Norm für Firmenausweise. Der internationale Standard ICAO 9303 ist die Grundlage für den maschinellen Fotoabgleich oder den Vergleich mit Ausweisdokumenten.
In der Schweiz gilt der Pass als die strengste Referenz. Gemäss der Fotomustertafel von fedpol gilt dort:
- Format 35x45 mm, Kopfgrösse von Kinn bis Scheitel 29 bis 34 mm
- Hintergrund: einfarbig und neutral
- Lippen geschlossen, freundlicher Gesichtsausdruck erlaubt
- Das Foto sollte maximal ein Jahr alt sein
- Kopfbedeckung ausschliesslich aus medizinischen oder religiösen Gründen
Diese Zahlen dienen als Orientierung für einen ICAO-nahen Ausweismodus, sind jedoch keine Pflicht für Firmenausweise. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Biometrische Fotos nach ICAO-Standards.
Welche Schritte gehen Sie zur Einführung der Richtlinie?
In fünf Etappen, beginnend mit der Abstimmung und endend mit der jährlichen Prüfung.
- Vorlage abstimmen: HR passt die Platzhalter an und klärt sie mit Kommunikation und Sicherheit ab.
- Beispielbilder anfertigen: Je ein gutes Beispiel für Ausweis- und Profilbild sowie typische Fehler wie Gegenlicht oder Selfie-Winkel. Bilder sprechen mehr als jede Regel.
- Foto-Aufruf verschicken: Die Bitte um ein Foto und die Richtlinie sollten in derselben Nachricht stehen, nicht im Intranet-Archiv.
- Eingereichte Fotos kontrollieren: Manuell gegen die Richtlinie oder automatisiert. Photo Collect überprüft jedes Foto mit mehr als 35 automatisierten Kontrollen basierend auf ICAO 9303 und ISO/IEC 19794-5. In der Regel werden nur 2 bis 4 % der Fotos erneut angefordert.
- Jährliche Überprüfung: Neue Kanäle, ein neues Corporate Design oder ein neues Ausweissystem? Dann die Richtlinie aktualisieren.
Der Aufwand für Mitarbeitende bleibt gering: Mit Photo Collect laden sie ihr Foto in etwa zwei Minuten über einen persönlichen Link hoch, ohne App und ohne Login. Kiosk, App oder QR-Code sind als Alternativen verfügbar. Mehr dazu in Mitarbeiterfotos: Effizient mit dem Handy erfassen.
Übliche Fragen
Sollte jede Organisation eine Fotorichtlinie besitzen? Nein. Sobald Fotos aber in mehr als einem System gespeichert werden, reduziert sie Rückfragen und Neuaufnahmen.
Können Mitarbeitende ihr eigenes Foto einreichen? Ja, solange es die Vorgaben erfüllt. Die Richtlinie legt fest, wie und wo.
In welchen Abständen sollten Fotos aktualisiert werden? Bei stark verändertem Erscheinungsbild. Die Organisation bestimmt selbst, was die feste Frist angeht; dafür gibt es in der Vorlage einen Platzhalter.
Welche Regeln gelten für religiöse Kopfbedeckungen? Die Vorlage erlaubt sie, solange das Gesicht von Kinn bis Stirn sichtbar ist. Lassen Sie den Wortlaut von Ihrer Rechtsabteilung prüfen.
Ist für das Foto auf der Website eine Einwilligung erforderlich? Für die Veröffentlichung meistens ja. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Rechtliche Fragen zu Fotos auf dem Mitarbeiterausweis.
Schlussfolgerung
HR benötigt etwa eine Stunde, um eine Fotorichtlinie zu erstellen, und sie erspart über Jahre Rückfragen, Neuaufnahmen und uneinheitliche Bilder. Wichtig ist, dass man strenges Ausweisfoto und lockeres Profilbild im Corporate Design getrennt behandelt, plus klare Regeln zu Zweck und Löschung. Downloaden Sie die Vorlage und bearbeiten Sie die Platzhalter.
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