Directive photo pour les collaborateurs : modèle à télécharger
Une directive photo précise à quoi doivent ressembler les photos des collaborateurs afin d’avoir une présentation uniforme sur le badge, sur le site web et dans Teams et pour qu’elles puissent être vérifiées. Elle définit le cadrage, l’arrière-plan, l’éclairage, l’expression, les lunettes et les couvre-chefs, la tenue, le traitement de l’image, le format de fichier ainsi que la finalité et la suppression. Notre modèle intègre tous ces points et peut être adapté directement.
Qu’est-ce qu’une directive photo et qui en a besoin ?
Une directive photo est indispensable pour toute organisation qui recueille des photos de collaborateurs pour plus d’un canal. C’est un document interne contraignant, qui fixe les exigences concernant les images et le processus et qui s’applique à tous les canaux.
Sans consigne, le désordre photographique s’installe vite : sur le badge, une photo prise devant la porte du bureau, dans Teams, un selfie de vacances, sur le site web, un portrait vieux de huit ans. Chaque nouvelle prise de vue prend du temps, et chaque demande de précision finit aux RH.
Deux notions nous permettent de faire la distinction :
- Une photo de badge est un portrait de face qui permet une identification, par exemple au poste de garde ou lors d’une comparaison avec un document d’identité.
- Une photo de profil est un portrait qui sera publié dans l'annuaire, l'intranet, Teams ou le site Web. Elle respecte l'identité visuelle et peut être plus décontractée que la photo de badge.
Qui est le responsable ? En général, les ressources humaines en accord avec la communication (identité visuelle) et la sécurité (badge et accès).
Elle s’applique dans quels cas ? À chaque prise de poste, lors des campagnes photos prévues et lors du changement des badges.
Découvrez comment obtenir les photos (photographe, kiosque, smartphone…) dans notre article Photos de collaborateurs en entreprise.
Quels sont les points à inclure dans le modèle ?
Une directive photo complète comprend 12 points, de la finalité jusqu’à la suppression. Reprenez le texte et remplacez les espaces réservés entre [crochets].
- Champ d’application et finalités : la présente directive s’applique à l’ensemble des collaborateurs de [Organisation]. Les photos servent à [badge / accès], à [annuaire et Teams] et, uniquement avec votre accord, à [site web / réseaux sociaux].
- Cadrage : tête et épaules, visage centré, regardant dans l'objectif. Photographie d'identité en format portrait [3:4], photographie de profil carrée.
- Arrière-plan : fond [gris clair] uni pour le badge. Pour la photo de profil, [couleur ou dégradé de l'identité graphique].
- Éclairage : de face et uniforme, sans ombres dures, sans contre-jour.
- Expression : neutre pour le badge, bouche fermée. Aimable pour la photo de profil, sourire permis.
- Lunettes : elles sont autorisées si l'on peut voir les yeux et s'il n'y a pas de reflets sur les verres. Pas de lunettes solaires.
- Couvre-chef : interdit, sauf pour des raisons religieuses ou médicales. Le visage reste visible du menton au front.
- Tenue : unie, sans gros logos ni motifs délicats. [Code vestimentaire].
- Traitement de l'image : le recadrage et le remplacement de l’arrière-plan sont autorisés. Les traits du visage ne doivent pas être modifiés, les photos générées par l’IA ne sont pas autorisées. Pour aller plus loin : Retouches d’images par l’IA : jusqu’où peut-on aller ?
- Technique : JPG, au moins [648 × 648] pixels pour les photos de profil, [format selon le système de badges] pour le badge.
- Mise à jour : nouvelle photo en cas de changement notable d’apparence, au plus tard tous les [X] ans.
- Protection des données et suppression : les photos ne sont utilisées qu'aux fins mentionnées. L’accès est limité à [rôles]. Les photos sont effacées [délai] après le départ. Contact : [nom, e-mail]. Pour aller plus loin : Pourquoi la suppression automatique des données est indispensable et Questions juridiques autour des photos des badges du personnel.
Quelles sont les différences entre les exigences pour le badge, le site web et Teams ?
La photo du badge est plus stricte et sert à l’identification. Les photos pour le site web et pour Teams sont conformes à l'identité visuelle.
| Exigence | Badge | Teams / annuaire | Site web |
|---|---|---|---|
| Finalité | identification | reconnaissance dans la vie quotidienne | communication externe |
| Format | format portrait, suivant le système de badges | carré, au moins 648x648 px | suivant le design du site |
| Arrière-plan | uni et neutre | identité visuelle | identité visuelle |
| Expression du visage | neutre | aimable | aimable |
| Base légale CH | art. 328b CO | art. 328b CO | généralement, consentement |
Pourquoi 648 × 648 pixels ? Microsoft 365 autorise les photos de profil d’une taille comprise entre 48 × 48 et 648 × 648 pixels. En téléversant une photo carrée d’au moins cette taille, vous couvrez tous les affichages (Microsoft Learn).
Pourquoi le modèle sépare-t-il le site web du badge ? En Suisse, l’employeur ne peut traiter des données sur les collaborateurs que dans la mesure où ces données concernent leurs aptitudes à remplir leur fonction ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). Une photo de badge en relève typiquement, un portrait sur le site web pas d’emblée. Vous trouverez des détails sur la situation juridique, y compris pour l’Allemagne et l’Autriche, dans Questions juridiques concernant les photos figurant sur les badges du personnel.
À quel niveau de rigueur doit répondre une photo de badge ?
Les badges d'entreprise n'ont pas à respecter les normes de photo d'identité. Mais toute personne qui compare des photos automatiquement ou avec des documents d'identité se base sur la norme internationale ICAO 9303.
En Suisse, le passeport reste la référence la plus stricte. Selon le tableau d’exemples de photos de fedpol, les règles suivantes s’appliquent :
- Dimensions : 35 mm x 45 mm, hauteur de la tête (du menton au sommet du crâne) comprise entre 29 mm et 34 mm
- Fond neutre uni
- Bouche close, sourire autorisé
- Photo de moins d’un an
- Couvre-chef uniquement pour des motifs médicaux ou religieux
Ces valeurs sont des repères pour un mode badge proche des exigences de l’OACI, mais elles ne sont pas obligatoires pour les badges d’entreprise. Plus de détails dans la rubrique « Photos biométriques conformes aux normes de l’OACI ».
Comment mettre en place la directive ?
En cinq étapes, de la concertation au réexamen annuel.
- Élaboration du modèle : les RH adaptent et précisent les espaces réservés avec la communication et la sécurité.
- Créer des photos d’exemple : un bon exemple pour le badge et un pour la photo de profil, et des erreurs types comme le contre-jour ou l'angle du selfie. Les images en disent long, plus long que toutes les règles.
- L’envoyer avec la demande de photos : la directive doit être dans le même message que la demande de photo, et non dans les archives de l’intranet.
- Contrôle des photos proposées : manuel par rapport à la directive ou automatique. Photo Collect soumet chaque photo à plus de 35 vérifications automatisées conformes à ICAO 9303 et ISO/IEC 19794-5. En général, on ne demande à revoir que 2 à 4 % des photos.
- Réexaminer chaque année : de nouveaux canaux, de nouvelles identités visuelles, de nouveaux systèmes de badges ? Mettez à jour la directive.
L’effort demandé aux collaborateurs reste minime : avec Photo Collect, ils téléversent leur photo en deux minutes environ via un lien personnel, sans application ni connexion. Le kiosque, l’application ou le code QR sont également disponibles en alternatives. Voir « Prendre efficacement des photos du personnel avec un téléphone portable ».
Foire aux questions
Une organisation a-t-elle forcément besoin d’une directive photo ? Non. Mais dès lors que les photos arrivent dans plusieurs systèmes, elle évite les demandes de précision et les nouvelles prises de vue.
Les collaborateurs peuvent-ils fournir leur propre photo ? Oui, pourvu qu'elle remplisse les conditions. La directive montre comment et où.
À quelle fréquence faut-il changer les photos ? S’il y a changement notable d’apparence. L’organisation définit elle-même ce délai fixe ; à cet effet, le modèle prévoit un espace réservé.
Et les couvre-chefs religieux ? Le modèle les permet tant que le visage reste visible du menton jusqu’au front. Veuillez faire vérifier la formulation par votre service juridique.
Est-ce qu'il faut un consentement pour la photo du site web ? Pour la publication, généralement oui. Plus d’info dans l’article Questions de droit sur les photos présentes sur les badges du personnel.
Conclusion
Une directive photo coûte environ une heure aux RH, et leur évite pendant des années des demandes de précision, de nouvelles prises de vue, des images disparates. Il s'agit surtout de séparer la photo d'identité stricte de la photo de profil conforme à l'identité visuelle et de fixer des règles claires quant à leur finalité et leur suppression. Téléchargez le modèle et remplissez les espaces réservés.
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