Warum automatische Datenlöschung bei Mitarbeiterfotos unverzichtbar ist

In Zeiten strenger Datenschutzgesetze wie der DSGVO und dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (CH-DSG) gewinnt ein Thema zunehmend an Bedeutung: die automatische Datenlöschung. Gerade bei sensiblen Daten wie Mitarbeiterfotos oder Ausweisfotos, die für Personalausweise, Zutrittskarten oder interne Verzeichnisse verwendet werden, ist eine klare und gesetzeskonforme Strategie zur Datenlöschung unverzichtbar. 

Rechtliche Pflicht statt technisches Extra

Gemäss DSGVO und CH-DSG dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck erforderlich sind, für den sie erhoben wurden. Danach müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden. Das betrifft auch Ausweisfotos, selbst wenn diese technisch "nur" als Bilddateien vorliegen.

Ein häufiger Fehler in Unternehmen: Fotos werden nach erfolgter Verarbeitung nicht gelöscht – oft aus Bequemlichkeit, manchmal aus Unsicherheit diese Bilder irgendwann wieder zu brauchen. Das kann nicht nur zu unnötigen Datenbeständen führen, sondern auch zu Verstössen mit erheblichen Bussgeldern.

Automatisierung schützt vor Datenschutzpannen

Die manuelle Löschung von Bilddaten ist fehleranfällig. Mitarbeitende vergessen Fristen, Verantwortlichkeiten sind unklar, oder Daten bleiben in Backups oder Exportverzeichnissen erhalten. Genau hier liegt der Vorteil der automatischen Datenlöschung – sie reduziert Risiken, entlastet das Personal und sorgt für transparente, nachvollziehbare Prozesse.

Photo Collect setzt hier konsequent an: Nach erfolgreichem Export eines Fotos (z. B. für einen Mitarbeiterausweis) werden Bilddaten automatisch gelöscht. Metadaten wie Telefonnummer, IP-Adresse oder Bildanalyse-Ergebnisse werden spätestens 90 Tage nach Export ebenfalls entfernt – oder auf Wunsch früher. Unternehmen können damit sicherstellen, dass keine unnötigen personenbezogenen Daten gespeichert bleiben.

Vertrauen schaffen durch Datenschutz

Automatisierte Datenlöschung ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch ein Signal an Mitarbeitende und Kunden. Wer personenbezogene Daten respektvoll und regelkonform behandelt, stärkt das Vertrauen in die eigene Organisation. Gerade in HR-Prozessen, bei Onboarding oder der Zutrittsverwaltung wird dies zunehmend zum Wettbewerbsvorteil.

Mit Photo Collect profitieren Unternehmen von einer Plattform, bei der Datenschutz von Anfang an mitgedacht wurde. Die Software läuft in einem zertifizierten Schweizer Rechenzentrum, verwendet strikte Datenisolation (Mandantenfähigkeit) und bietet umfassende Logging- und Kontrollfunktionen. Die automatische Löschung ist ein integraler Bestandteil dieser Architektur – kein Zusatzmodul, sondern Standard.

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