Sammlung und Verarbeitung von Tausenden Mitarbeiterfotos in Rekordzeit

Ein führender multinationaler Konzern, der annonym bleiben möchte, steht vor der Herausforderung, im Rahmen eines Rebadging-Projekts mehrere tausend Mitarbeiterfotos in nur wenigen Monaten zu sammeln und zu verarbeiten. Die Fotos sind primär für neue Mitarbeiterausweise bestimmt, lassen sich aber auch für weitere unternehmensinterne Zwecke nutzen. Um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, setzt das Unternehmen auf eine multikanale Erfassungsstrategie durch Photo Collect: Mitarbeiter erhalten eine persönliche Einladung per E-Mail oder Brief mit einem QR-Code, über den sie ihre Fotos remote über Smartphones hochladen können. Alternativ nehmen sie ihre Fotos an Foto Kiosks an bestimmten Standorten wie dem Kartenbüro oder der Mensa selbst auf oder lassen sie an der Rezeption über eine mobile App erfassen. Für Führungskräfte steht zusätzlich ein professioneller Fotograf zur Verfügung.

Die gesammelten Fotos werden automatisch nach unternehmensspezifischen Vorgaben verarbeitet, die sich teilweise mit den ICAO-Standards für biometrische Fotos überschneiden. Die Lösung von Photo Collect sorgt für einheitliche Formate, einheitliche Hintergründe und optimale Erkennbarkeit – hoch automatisiert und ohne grossen manuellen Aufwand. Ein besonderer Meilenstein ist die Erfassung von mehr als 20.000 Fotos in nur einem Monat, was die Skalierbarkeit der Lösung unter Beweis stellt.

Die integrierte manuelle Qualitätskontrolle erlaubt die endgültige Prüfung aller eingereichten Fotos. Die Benutzeroberfläche dafür ist für die Validierung grosser Mengen an Fotos optimiert. Sie ermöglicht etwa 2.000 Validierungen pro Stunde. In der manuellen Qualitätskontrolle können verschiedene Parameter noch angepasst werden. Im Falle von Bildern, die nicht den Standards entsprechen, wird direkt aus der Oberfläche durch ein Drop-Down-Menü die Begründung für die Ablehnung ausgewählt und vom Mitarbeiter ein neues Bild angefordert.

Nahtlose Integration in den laufenden Betrieb und Onboarding-Prozess

Der Prozess ist mittlerweile in den laufenden Betrieb des Konzerns aufgenommen worden. Bei jedem neuen Mitarbeiter wird automatisch ein persönlicher Link versendet, der das Hochladen des Fotos ermöglicht. Die Lösung ist vollständig in den Onboarding-Prozess integriert, sodass neue Mitarbeiter ihr Foto bereits vor dem ersten Arbeitstag einreichen können. Die Lösung ist nahtlos in die bestehende HR-Software des Konzerns integriert. Dadurch kann der Prozess direkt in der Personalabteilung gestartet werden und die verarbeiteten Fotos werden automatisch an die Software zum Drucken der Ausweise übermittelt. Dadurch werden manuelle oder fehleranfällige Schritte auf ein Minimum reduziert und wertvolle Zeit gespart. Während der Preis für die Erfassung und Verarbeitung eines Fotos mit konventionellen Systemen etwa bei 35 Euro liegt, sind mit der digitalen Lösung Kosteneinsparungen um mehr als den Faktor 10 möglich, d.h bei weniger als 35 Cent pro Foto.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Datensicherheit. Alle Daten werden mit proprietären KI-Modellen in einem souveränen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz verarbeitet. So sind Compliance und Schutz sensibler Mitarbeiterdaten zu jeder Zeit gewährleistet.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Das Projekt wird in enger Abstimmung zwischen HR/Personalwesen, Konzernsicherheit und Facility Management umgesetzt. Durch die klare Aufgabenteilung und den Einsatz moderner Technologie entsteht ein effizienter, digitaler Workflow, der nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Qualität und Sicherheit der Mitarbeiterausweise garantiert.

Das Ergebnis: Ein zukunftssicherer Prozess, der komplexe Anforderungen einfach, schnell und kostengünstig löst – ein echter Gewinn für jedes moderne Unternehmen.