Plateforme photo : critères de comparaison et d'appel d'offres
Vous évaluez une plateforme photo destinée aux photos de collaborateurs et d'identité dans six domaines : qualité d'image et normes, canaux de saisie, intégration, protection des données et hébergement, exploitation et support, ainsi que coûts sur toute la durée. Avant de comparer les fournisseurs, définissez les critères qui doivent impérativement être remplis et fixez leur pondération. Exigez des justificatifs plutôt que des promesses et testez avec de vraies photos de votre personnel.
Quiconque doit recueillir les photos d'identité de centaines ou de milliers de collaborateurs, que ce soit pour un échange de badges, un nouveau système de contrôle d'accès ou pour remplacer la séance photo, finira tôt ou tard par comparer plusieurs fournisseurs. Ce guide explique quels critères sont importants, comment les pondérer et quels justificatifs exiger. Intégrez simplement la liste de contrôle à votre cahier des charges.
Quels critères inclure dans l'évaluation d'une plateforme photo ?
Six domaines couvrent l'ensemble du processus, de la photo prise sur le smartphone jusqu'au badge imprimé. Une plateforme photo est un logiciel qui collecte les photos d'identité et de collaborateurs, les contrôle automatiquement et les transmet aux systèmes de badges, RH ou de contrôle d'accès. Qui compare uniquement la saisie néglige souvent les parties coûteuses du projet : les relances en cas de photos inutilisables et l'import dans le système de badges.
| Domaine | Question clé |
|---|---|
| Qualité d'image et normes | La plateforme contrôle-t-elle automatiquement les photos selon ICAO 9303 et ISO/IEC 19794-5, et peut-on ajouter ses propres exigences ? |
| Saisie et expérience utilisateur | À quel point le téléversement est-il simple pour les collaborateurs qui n'ont pas d'adresse e-mail professionnelle ou qui travaillent en équipes postées ? |
| Intégration et export | Les photos arrivent-elles au bon format dans le système de badges, de contrôle d'accès ou RH ? |
| Protection des données et sécurité | Où les données sont-elles stockées, qui y a accès et quand sont-elles supprimées ? |
| Exploitation et support | Quelle disponibilité le contrat garantit-il, et qui vous aide en cas de problème ? |
| Coûts sur toute la durée | À combien s'élèvent les coûts du projet, y compris la charge interne et la sortie ? |
Avant de comparer les fournisseurs, définissez vos propres exigences : cadrage, arrière-plan, format, objectif. Une directive photo pour les collaborateurs en est la meilleure base, car c'est le seul moyen de vérifier si une plateforme applique réellement ces exigences.
Quels critères obligatoires écartent des fournisseurs dès le départ ?
Les critères obligatoires sont les quelques exigences qui doivent impérativement être remplies pour que votre projet n'échoue pas sur le plan juridique ou technique. Un critère obligatoire est une exigence dont le non-respect exclut un fournisseur, quel que soit son score dans les autres domaines. Critères obligatoires typiques pour une plateforme photo :
- Localisation des données et base juridique. Vous savez dans quel pays les photos sont traitées. Si des données sont communiquées à l'étranger, un niveau de protection adéquat ou des garanties appropriées y sont nécessaires (art. 16 nLPD).
- Contrat de sous-traitance. Le fournisseur signe un contrat de sous-traitance (selon le droit suisse ou européen) comportant une règle claire sur la sous-traitance ultérieure. Pour en savoir plus, consultez l'article Que signifient DPA et SLA ?
- Certificat ISO/IEC 27001 valide dont le périmètre couvre le logiciel et l'exploitation (plus de détails ci-dessous).
- Format d'export pour votre système de badges. Les photos arrivent avec la résolution, le format et les noms de fichiers qu'attend votre imprimante de cartes ou votre système de contrôle d'accès.
- Des canaux pour tous les collaborateurs. Dans les usines fonctionnant en travail posté ou sans adresse e-mail professionnelle, il faut des alternatives au lien par e-mail, par exemple QR code, kiosque ou saisie assistée.
- Sortie. En fin de contrat, vous récupérez l'intégralité de vos données et recevez une confirmation de leur suppression.
Pour les autorités, l'accessibilité vient s'y ajouter : l'administration fédérale exige le standard eCH-0059, qui renvoie aux WCAG 2.1 niveau AA. Ne retenez que cinq à sept critères obligatoires. Chaque critère obligatoire supplémentaire réduit le nombre de fournisseurs en lice, sans améliorer la qualité de la décision.
Comment pondérer les critères ?
La pondération suit le risque du projet, et non la longueur de la liste des fonctionnalités. Pour une entreprise de 1 000 à 10 000 collaborateurs, cette répartition constitue un bon point de départ :
| Critère | Pondération | Pourquoi |
|---|---|---|
| Qualité d'image et normes | 20 % | Les photos inutilisables entraînent des relances et des travaux d'impression. |
| Saisie et expérience utilisateur | 20 % | Chaque obstacle fait baisser le taux de retour. |
| Protection des données et sécurité | 20 % | Les photos sont des données personnelles et restent souvent stockées pendant des années. |
| Intégration et export | 15 % | Les reprises manuelles lors de l'import absorbent les économies. |
| Coûts sur toute la durée | 15 % | Pertinent, mais uniquement par rapport à la charge interne. |
| Exploitation et support | 10 % | Décisif en période de pointe, par exemple juste avant une date butoir. |
Adaptez les valeurs à votre projet. Une haute école qui démarre avec le semestre accorde plus de poids à la saisie, tandis qu'une autorité donne la priorité aux normes et à l'accessibilité.
Définir la pondération avant les offres
Définissez les critères et les pondérations avant d'ouvrir les offres. En Suisse, les critères d'adjudication et leur pondération doivent obligatoirement être communiqués lors des appels d'offres publics (art. 29, al. 3, LMP) ; il en va de même en Allemagne (§ 58, al. 3, VgV).
Ne pas surpondérer le prix
Retenir uniquement le prix le plus bas n'est admis que pour des prestations standardisées (art. 29, al. 4, LMP). En Allemagne, c'est l'offre économiquement la plus avantageuse qui est retenue, ce qui signifie que le meilleur rapport qualité-prix est déterminant (§ 127, al. 1, GWB). En Autriche, le principe du moins-disant n'est autorisé que pour des prestations décrites de manière claire et complète (§ 91, al. 4, BVergG 2018). Une plateforme photo avec saisie, contrôle et intégration correspond rarement à une telle prestation standard.
Quels justificatifs exiger ?
Avant la décision, le fournisseur doit apporter un justificatif pour chaque critère. Dans une présentation, on ne peut pas évaluer des promesses, mais on peut évaluer des documents et des tests.
| Critère | Justificatif |
|---|---|
| Contrôle automatisé selon les normes | Vue d'ensemble des contrôles, essai avec vos images |
| Localisation des données | Clause contractuelle et liste des sous-traitants ultérieurs |
| Sous-traitance | Projet de contrat (DPA) |
| Sécurité de l'information | Certificat ISO/IEC 27001 : périmètre et durée de validité |
| Suppression | Concept de suppression avec délais configurables |
| Interfaces | Une documentation ainsi qu'un fichier d'exemple pour votre import test |
| Disponibilité et service client | SLA avec disponibilité, temps de réaction et langue du support |
| Expérience | Référence de taille comparable, idéalement avec les coordonnées d'un contact |
Un sous-traitant est le fournisseur qui traite des photos pour le compte de votre organisation. La loi vous confie la responsabilité de son choix : en Suisse, le responsable du traitement doit s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9, al. 2, nLPD). Dans l'UE, il n'est possible de recourir à des sous-traitants que s'ils présentent des garanties suffisantes quant aux mesures techniques et organisationnelles (art. 28, par. 1, RGPD).
Le certificat s'applique-t-il au centre de données ou au fournisseur ?
Le certificat ISO 27001 du centre de données ne s'applique qu'à l'hébergement ; il ne couvre ni le logiciel, ni l'exploitation, ni le support du fournisseur. Renseignez-vous donc sur le périmètre (scope) et sur l'entité qui a obtenu la certification. Vérifiez aussi la version : les certificats selon ISO/IEC 27001:2013 ont expiré à la fin de la période de transition, le 31 octobre 2025. Pour en savoir plus, consultez l'article sur les centres de données certifiés ISO 27001.
Comment tester une plateforme photo avant de décider ?
Un véritable pilote avec vos collaborateurs prouve davantage que toutes les démos. Invitez deux à trois fournisseurs qui remplissent tous les critères obligatoires et réalisez un test en conditions réelles :
- Participants : 30 à 50 personnes issues de différents groupes, comme le bureau, le travail posté et les collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle.
- Canaux : toutes les options que vous souhaitez utiliser par la suite, comme le lien smartphone, le QR code, le kiosque ou la saisie assistée.
- Exigences : votre propre directive photo, et non l'option standard du fournisseur.
- Import : importer une fois l'intégralité des photos contrôlées dans votre système de badges ou de contrôle d'accès.
Mesurez quatre valeurs : le temps par personne, la part de photos refusées, la charge de contrôle manuel par photo et les reprises lors de l'import. Le calcul des coûts présenté ci-après repose sur ces chiffres. Tenez compte aussi du contrôle de la qualité : les normes ICAO 9303 et ISO/IEC 19794-5 définissent à quoi doit ressembler une photo d'identité. L'article ICAO 9303 vs ISO/IEC 19794-5 explique la différence.
Quelles règles s'appliquent aux appels d'offres publics en Suisse, en Allemagne et en Autriche ?
À partir de certaines valeurs seuils, les adjudicateurs publics sont tenus de lancer des appels d'offres et de communiquer leurs critères d'adjudication ainsi que leur pondération. La valeur déterminante est la valeur estimée du marché sur toute sa durée.
| Adjudicateur | Marchés de fournitures et de services |
|---|---|
| Suisse, Confédération (LMP) | procédure de gré à gré en dessous de CHF 150 000, procédure sur invitation dès CHF 150 000, procédure ouverte ou sélective dès CHF 230 000 |
| Suisse, cantons et communes (AIMP 2019) | procédure de gré à gré en dessous de CHF 150 000, procédure sur invitation en dessous de CHF 250 000, procédure ouverte ou sélective dès CHF 250 000 (champ d'application des traités internationaux dès CHF 350 000) |
| UE, autorités publiques centrales | Appel d'offres à l'échelle de l'UE dès EUR 140 000 |
| UE, autres adjudicateurs publics (notamment États fédérés, communes) | Appel d'offres à l'échelle de l'UE dès EUR 216 000 (hors TVA) |
État : novembre 2026. Les valeurs de l'UE s'appliquent à l'Allemagne et à l'Autriche. Les valeurs suisses restent inchangées pour 2026 et 2027, celles de l'UE s'appliquent depuis le 1er janvier 2026 (règlement délégué (UE) 2025/2152). Certains cantons appliquent encore l'AIMP 2001, dont les valeurs sont plus basses.
La loi distingue deux types de critères. Les critères d'aptitude vérifient si un fournisseur est en mesure d'exécuter le marché, par exemple ses capacités professionnelles, techniques et organisationnelles (art. 27 LMP). Les critères d'adjudication évaluent directement l'offre. Selon l'art. 29 de la loi fédérale sur les marchés publics, outre le prix et la qualité, d'autres facteurs doivent être pris en compte, notamment l'adéquation, les coûts du cycle de vie, le service après-vente, la fonctionnalité et le caractère innovant. En Allemagne, selon le § 58 VgV, la qualité englobe tout ce qui touche à l'accessibilité, au personnel ainsi qu'au service après-vente et à l'assistance technique, y compris ces aspects. La liste de contrôle des critères peut être directement transposée à ces catégories.
Quels coûts inclure dans la comparaison ?
Tenez compte des coûts du cycle de vie sur trois à cinq ans, et pas uniquement du prix des licences. Les coûts du cycle de vie regroupent tous les coûts sur la durée du contrat : licence, mise en place, charge interne, exploitation et sortie. Exigez une grille de prix établie selon votre modèle afin de garantir que les offres soient comparables.
- Licence ou volume : par photo, par personne ou forfait annuel
- Mise en place : configuration, adaptation à votre identité visuelle, formation
- Intégration : connexion au système de badges, de contrôle d'accès ou RH
- Charge interne : contrôle manuel, relances pour les photos refusées, assistance aux collaborateurs
- Exploitation : support, mises à jour, langues ou sites supplémentaires
- Sortie : export des données et suppression en fin de contrat
La charge interne est le poste le plus souvent sous-estimé. Les mesures du pilote montrent de combien d'heures votre équipe a réellement besoin pour 1 000 photos.
Autres questions
Les photos d'identité sont-elles des données biométriques ? Uniquement si elles sont traitées à l'aide de moyens techniques spécifiques permettant une identification univoque (considérant 51 du RGPD ; en Suisse, art. 5, let. c, ch. 4, nLPD). Demandez au fournisseur si la plateforme compare des visages ou se contente d'évaluer la qualité de l'image.
Une plateforme photo est-elle un système à haut risque au sens de l'AI Act ? Un simple contrôle de qualité (lumière, pose, arrière-plan) ne relève ni de l'identification biométrique ni de la catégorisation selon l'annexe III. La vérification biométrique, qui se borne à confirmer qu'une personne est bien celle qu'elle prétend être, en est expressément exclue. Les obligations relatives aux systèmes à haut risque visés à l'annexe III s'appliquent à partir du 2 décembre 2027.
Le certificat ISO 27001 du centre de données suffit-il ? Pas automatiquement. Assurez-vous que le périmètre couvre aussi le logiciel, l'exploitation et le support du fournisseur, et vérifiez que le certificat a été délivré selon la version 2022.
À partir de quelle valeur une autorité doit-elle lancer un appel d'offres ? Pour la Confédération en Suisse, dès CHF 150 000 en procédure sur invitation et dès CHF 230 000 en procédure ouverte ou sélective. Dans l'UE, l'appel d'offres à l'échelle européenne s'impose dès EUR 140 000 ou EUR 216 000. Les détails figurent dans le tableau ci-dessus.
Combien de fournisseurs participent au pilote ? Deux à trois, après l'évaluation des critères obligatoires. Davantage de fournisseurs allongent le test sans améliorer la décision.
Conclusion
Une bonne évaluation commence avant le premier entretien avec un fournisseur : consigner vos propres exigences, définir cinq à sept critères obligatoires et fixer les pondérations. Les justificatifs et un pilote avec de vrais collaborateurs comptent davantage que les listes de fonctionnalités. Vous trouverez un guide étape par étape sur ces points dans la liste de contrôle des critères.