Fotoplattform evaluieren: Kriterien für Vergleich und Ausschreibung
In sechs Bereichen prüfen Sie eine Fotoplattform für Mitarbeiter- und Ausweisfotos: Bildqualität und Normen, Erfassungskanäle, Integration, Datenschutz und Hosting, Betrieb und Support sowie Kosten über die Laufzeit. Definieren Sie vor dem Vergleich der Anbieter Kriterien, die unbedingt erfüllt werden müssen, und legen Sie deren Gewichtung fest. Fordern Sie Nachweise statt Zusagen und testen Sie mit echten Fotos Ihrer Belegschaft.
Wer für Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden Ausweisfotos einholen muss, sei es für einen Ausweistausch, ein neues Zutrittssystem oder um den Fototermin zu ersetzen, wird früher oder später verschiedene Anbieter vergleichen. Dieser Leitfaden erklärt, welche Kriterien wichtig sind, wie Sie sie gewichten und welche Nachweise Sie verlangen. Fügen Sie die Checkliste einfach in Ihr Pflichtenheft ein.
Welche Kriterien gehören in die Evaluation einer Fotoplattform?
Der gesamte Ablauf, vom Foto auf dem Smartphone bis zum gedruckten Badge, wird durch sechs Bereiche abgedeckt. Eine Fotoplattform ist eine Software, die Ausweis- und Mitarbeiterfotos einsammelt, automatisch prüft und an Ausweis-, HR- oder Zutrittssysteme weitergibt. Wer nur die Erfassung vergleicht, übersieht oft die teuren Teile des Projekts: das Nachfassen bei unbrauchbaren Fotos und den Import ins Ausweissystem.
| Sektor | Leitfrage |
|---|---|
| Bildqualität und Normen | Prüft die Plattform Fotos automatisch nach ICAO 9303 und ISO/IEC 19794-5, und kann man eigene Vorgaben hinzufügen? |
| Erfassung und Nutzererlebnis | Wie einfach ist der Upload für Mitarbeitende, die keine Firmen-E-Mail haben oder im Schichtdienst arbeiten? |
| Integration und Export | Erscheinen die Fotos im richtigen Format im Ausweis-, Zutritts- oder HR-System? |
| Datenschutz und Sicherheit | Wo sind die Daten gespeichert, wer hat Zugriff darauf und wann erfolgt die Löschung? |
| Betrieb und Support | Welche Verfügbarkeit ist im Vertrag zugesichert, und wer steht bei Problemen zur Hilfe bereit? |
| Kosten über die Laufzeit | Wie hoch sind die Kosten für das Projekt, einschliesslich interner Aufwand und Ausstieg? |
Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie Ihre eigenen Vorgaben festlegen: Ausschnitt, Hintergrund, Format, Zielsetzung. Eine Fotorichtlinie für Mitarbeitende ist dafür die beste Grundlage, weil Sie nur so prüfen können, ob eine Plattform diese Vorgaben auch durchsetzt.
Welche Muss-Kriterien schliessen Anbieter frühzeitig aus?
Muss-Kriterien sind die wenigen Anforderungen, die unbedingt erfüllt sein müssen, damit Ihr Projekt rechtlich oder technisch nicht scheitert. Ein Muss-Kriterium ist eine Anforderung, deren Nichterfüllung einen Anbieter ausschliesst, unabhängig von seiner Punktzahl in den übrigen Bereichen. Typische Muss-Kriterien für eine Fotoplattform:
- Datenstandort und Rechtsgrundlage. Sie wissen, in welchem Land die Fotos bearbeitet werden. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, braucht es dort einen angemessenen Schutz oder geeignete Garantien (Art. 16 DSG).
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Der Anbieter unterzeichnet einen Auftragsbearbeitungsvertrag (CH) bzw. einen Auftragsverarbeitungsvertrag (EU) mit klarer Regel zu Unteraufträgen. Mehr dazu im Beitrag Was bedeuten DPA und SLA?
- Gültiges ISO/IEC 27001-Zertifikat mit einem Geltungsbereich, der Software und Betrieb abdeckt (mehr dazu unten).
- Exportformat für Ihr Ausweissystem. Die Fotos kommen in Auflösung, Format und Dateinamen so an, wie Ihr Kartendrucker oder Ihr Zutrittssystem sie erwartet.
- Kanäle für alle Mitarbeitenden. In Werken mit Schichtbetrieb oder ohne Firmen-E-Mail braucht es Alternativen zum E-Mail-Link, etwa QR-Code, Kiosk oder begleitete Erfassung.
- Ausstieg. Sie erhalten Ihre Daten bei Vertragsende vollständig zurück und eine Bestätigung der Löschung.
Für Behörden kommt die Barrierefreiheit dazu: Die Bundesverwaltung verlangt den Standard eCH-0059, der auf WCAG 2.1 Stufe AA verweist. Beschränken Sie sich auf fünf bis sieben Muss-Kriterien. Jedes weitere Muss verkleinert das Feld der Anbieter, ohne die Qualität des Entscheids zu verbessern.
Wie gewichten Sie die Kriterien?
Die Gewichtung folgt dem Projektrisiko, nicht der Länge der Funktionsliste. Für ein Unternehmen mit 1'000 bis 10'000 Mitarbeitenden ist diese Verteilung ein guter Ausgangspunkt:
| Bereich | Gewicht | Warum |
|---|---|---|
| Bildqualität und Normen | 20 % | Unbrauchbare Fotos kosten Nachfassen und Druckaufträge. |
| Erfassung und Nutzererlebnis | 20 % | Jede Hürde senkt die Rücklaufquote. |
| Datenschutz und Sicherheit | 20 % | Fotos sind Personendaten und bleiben oft jahrelang gespeichert. |
| Integration und Export | 15 % | Manuelle Nacharbeit beim Import frisst die Einsparung auf. |
| Kosten über die Laufzeit | 15 % | Relevant, aber nur im Vergleich mit dem internen Aufwand. |
| Betrieb und Support | 10 % | Entscheidend in Spitzenzeiten, wie kurz vor einem Stichtag. |
Passen Sie die Werte an Ihr Projekt an. Eine Hochschule, die im Semester startet, legt mehr Gewicht auf die Erfassung, während eine Behörde die Normen und die Barrierefreiheit priorisiert.
Gewichtung vor den Offerten bestimmen
Bestimmen Sie Kriterien und Gewichte, bevor Sie die Angebote öffnen. In der Schweiz müssen Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung bei öffentlichen Ausschreibungen verpflichtend bekanntgegeben werden (Art. 29 Abs. 3 BöB), in Deutschland ebenso (§ 58 Abs. 3 VgV).
Den Preis nicht überbewerten
Ein Preis, der allein auf dem niedrigsten Wert basiert, ist nur bei standardisierten Leistungen zulässig (Art. 29 Abs. 4 BöB). In Deutschland wird das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt, was bedeutet, dass das beste Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend ist (§ 127 Abs. 1 GWB). In Österreich ist das Billigstbieterprinzip nur bei klar und vollständig beschriebenen Leistungen erlaubt (§ 91 Abs. 4 BVergG 2018). Eine Fotoplattform mit Erfassung, Prüfung und Integration bietet selten diese Standardleistung.
Welche Belege sollten Sie einfordern?
Vor der Entscheidung muss der Anbieter für jedes Kriterium einen Nachweis erbringen. In einer Präsentation kann man Zusagen nicht bewerten, jedoch Dokumente und Tests schon.
| Kriterium | Beleg |
|---|---|
| Automatisierte Normenprüfung | Prüfungsübersicht, Testdurchlauf mit Ihren Bildern |
| Datenstandort | Klausel im Vertrag und Übersicht der Unterauftragsbearbeiter |
| Auftragsabwicklung | Entwurf des Vertrags (ABV bzw. AVV) |
| Sicherheit der Informationen | ISO/IEC 27001-Zertifikat: Geltungsbereich und Gültigkeitsdauer |
| Löschung | Löschkonzept mit konfigurierbaren Fristen |
| Schnittstellen | Eine Dokumentation sowie eine Musterdatei für Ihren Test-Import |
| Erreichbarkeit und Kundenservice | SLA mit Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Support-Sprache |
| Erfahrung | Referenz von vergleichbarer Grösse, am besten mit Kontaktinformationen |
Ein Auftragsbearbeiter ist der Anbieter, der Fotos im Auftrag Ihrer Organisation bearbeitet. Das Gesetz macht seine Auswahl zu Ihrer Aufgabe: In der Schweiz muss sich der Verantwortliche vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 Abs. 2 DSG). In der EU dürfen Auftragsverarbeiter nur eingesetzt werden, wenn sie ausreichende Garantien für technische und organisatorische Massnahmen bieten (Art. 28 Abs. 1 DSGVO).
Ist das Zertifikat für das Rechenzentrum oder den Anbieter gültig?
Das ISO-27001-Zertifikat des Rechenzentrums gilt nur für das Hosting; es umfasst nicht die Software, den Betrieb und den Support des Anbieters. Bitte erkundigen Sie sich daher nach dem Geltungsbereich (Scope) und danach, wer die Zertifizierung erhalten hat. Beachten Sie auch die Version: Zertifikate nach ISO/IEC 27001:2013 sind mit dem Ende der Übergangsfrist am 31. Oktober 2025 abgelaufen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel über ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren.
Wie testen Sie eine Fotoplattform vor dem Entscheid?
Ein echter Mitarbeitenden-Pilot beweist mehr als alle Demos. Laden Sie zwei bis drei Anbieter, die alle Muss-Kriterien erfüllen, ein, und führen Sie einen Test unter realen Bedingungen durch:
- Teilnehmende: 30 bis 50 Personen aus unterschiedlichen Gruppen, wie Büro, Schicht und Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail.
- Kanäle: alle Optionen, die Sie später nutzen möchten, wie Smartphone-Link, QR-Code, Kiosk oder begleitete Erfassung.
- Vorgaben: Ihre individuelle Fotorichtlinie, nicht die Standardoption des Anbieters.
- Import: die überprüften Fotos einmal komplett in Ihr Ausweis- oder Zutrittssystem einpflegen.
Messen Sie vier Werte: die Zeit pro Person, den Anteil zurückgewiesener Fotos, den manuellen Prüfaufwand pro Foto und die Nacharbeit beim Import. Auf diesen Zahlen basiert die nachfolgende Kostenrechnung. Beachten Sie auch die Überprüfung der Qualität: Die Normen ICAO 9303 und ISO/IEC 19794-5 definieren, wie ein Ausweisfoto aussehen muss. Der Unterschied wird durch den Beitrag ICAO 9303 vs. ISO/IEC 19794-5 erklärt.
Was gilt bei öffentlichen Ausschreibungen in der Schweiz, Deutschland und Österreich?
Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, ab bestimmten Schwellenwerten Ausschreibungen vorzunehmen und ihre Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung bekanntzugeben. Massgebend ist der geschätzte Auftragswert über die ganze Laufzeit.
| Auftraggeber | Aufträge für Lieferungen und Dienstleistungen |
|---|---|
| Schweiz, Bund (BöB) | freihändig unter CHF 150'000, Einladungsverfahren ab CHF 150'000, offenes oder selektives Verfahren ab CHF 230'000 |
| Schweiz, Kantone und Gemeinden (IVöB 2019) | freihändig unter CHF 150'000, Einladungsverfahren unter CHF 250'000, offenes oder selektives Verfahren ab CHF 250'000 (Staatsvertragsbereich ab CHF 350'000) |
| EU, zentrale Regierungsstellen | EU-weite Ausschreibung ab EUR 140'000 |
| EU, andere öffentliche Auftraggeber (u. a. Staaten, Kommunen) | EU-weite Ausschreibung ab EUR 216'000 (exkl. MwSt.) |
Stand: November 2026. Die Werte der EU gelten für Deutschland und Österreich. Die Schweizer Werte gelten unverändert für 2026 und 2027, die EU-Werte seit 1. Januar 2026 (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152). In einigen Kantonen ist die IVöB 2001 noch in Anwendung, wo die Werte niedriger sind.
Das Gesetz unterscheidet zwei Arten von Kriterien. Eignungskriterien überprüfen, ob ein Anbieter den Auftrag erfüllen kann, wie seine fachliche, technische und organisatorische Leistungsfähigkeit (Art. 27 BöB). Die Zuschlagskriterien bewerten das Angebot direkt. Gemäss Art. 29 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen sind neben Preis und Qualität unter anderem Zweckmässigkeit, Lebenszykluskosten, Kundendienst, Funktionalität und Innovationsgehalt weitere Faktoren zu berücksichtigen. Nach § 58 VgV in Deutschland umfasst die Qualität alles, was Zugänglichkeit, Personal sowie Kundendienst und technische Hilfe betrifft, einschliesslich dieser Aspekte. Die Kriterien-Checkliste kann direkt auf diese Kategorien abgebildet werden.
Welche Kosten gehören in den Vergleich?
Berücksichtigen Sie die Lebenszykluskosten über drei bis fünf Jahre und nicht nur die Lizenzpreise. Alle Kosten über die Vertragslaufzeit hinweg: Lizenz, Einführung, interner Aufwand, Betrieb und Ausstieg sind die Lebenszykluskosten. Bitte verlangen Sie ein Preisblatt nach Ihrer Vorgabe, um sicherzustellen, dass die Angebote vergleichbar sind.
- Lizenz oder Volumen: je Foto, je Person oder pauschal pro Jahr
- Einführung: Konfiguration, Anpassung an Ihr Erscheinungsbild, Schulung
- Integration: Anbindung an Ausweis-, Zutritts- oder HR-System
- Interner Aufwand: manuelle Überprüfung, Nachfassen bei abgelehnten Fotos, Unterstützung für Mitarbeitende
- Betrieb: Support, Updates, zusätzliche Sprachen oder Locations
- Ausstieg: Datenexport und Löschung bei Vertragsende
Der interne Aufwand wird am häufigsten unterschätzt. Die Messwerte des Pilots zeigen, wie viele Stunden Ihr Team pro 1'000 Fotos tatsächlich benötigt.
Weitere Fragen
Sind Ausweisfotos biometrische Daten? Nur wenn sie mit speziellen technischen Mitteln verarbeitet werden, die eine eindeutige Identifizierung ermöglichen (Erwägungsgrund 51 DSGVO; in der Schweiz Art. 5 lit. c Ziff. 4 DSG). Erkundigen Sie sich beim Anbieter, ob die Plattform Gesichter vergleicht oder lediglich die Bildqualität bewertet.
Gilt eine Fotoplattform nach dem AI Act als Hochrisiko-System? Eine reine Qualitätsprüfung (Licht, Pose, Hintergrund) fällt weder unter die biometrische Identifizierung noch die Kategorisierung gemäss Anhang III. Die biometrische Verifizierung, die lediglich bestätigt, dass jemand die Person ist, die sie vorgibt zu sein, ist dort ausdrücklich ausgenommen. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten ab dem 2. Dezember 2027.
Ist das ISO-27001-Zertifikat des Rechenzentrums ausreichend? Nicht auf automatische Weise. Stellen Sie sicher, dass der Geltungsbereich auch die Software, den Betrieb und den Support des Anbieters umfasst, und überprüfen Sie, ob das Zertifikat nach der Version 2022 ausgestellt wurde.
Ab welchem Wert muss eine Behörde Ausschreibungen erstellen? Beim Bund in der Schweiz ab CHF 150'000 im Einladungsverfahren und ab CHF 230'000 offen oder selektiv. In der EU beginnt die europaweite Ausschreibung ab einem Wert von EUR 140'000 bzw. EUR 216'000. Die Einzelheiten sind in der Tabelle oben aufgeführt.
Wie viele Anbieter sind im Pilot dabei? Zwei bis drei, nachdem die Muss-Kriterien bewertet wurden. Mehr Anbieter verlängern den Test, ohne die Entscheidung zu verbessern.
Schlussfolgerung
Eine gute Evaluation startet vor dem ersten Anbietergespräch: eigene Vorgaben festhalten, fünf bis sieben Muss-Kriterien festlegen und Gewichte bestimmen. Nachweise und ein Pilot mit echten Mitarbeitenden sind wichtiger als Funktionslisten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesen Punkten finden Sie in der Kriterien-Checkliste.