Evaluar plataformas de fotos: criterios para comparar y licitar
Evalúe una plataforma de fotos de empleados y de carné en seis ámbitos: calidad de imagen y normas, canales de captura, integración, protección de datos y alojamiento, operación y soporte, y costes durante la vigencia del contrato. Antes de comparar proveedores, defina los criterios que deben cumplirse obligatoriamente y establezca su ponderación. Exija evidencias en lugar de promesas y haga pruebas con fotos reales de su plantilla.
Quien tenga que recopilar fotos de carné de cientos o miles de empleados, ya sea para una sustitución de tarjetas, un nuevo sistema de control de acceso o para reemplazar la sesión de fotos, tarde o temprano comparará distintos proveedores. Esta guía explica qué criterios son importantes, cómo ponderarlos y qué evidencias exigir. Solo tiene que incorporar la lista de control a su pliego de condiciones.
¿Qué criterios deben formar parte de la evaluación de una plataforma de fotos?
Seis ámbitos cubren todo el proceso, desde la foto en el smartphone hasta la credencial impresa. Una plataforma de fotos es un software que recopila fotos de carné y de empleados, las comprueba automáticamente y las transmite a sistemas de tarjetas, de RR. HH. o de control de acceso. Quien solo compara la captura suele pasar por alto las partes caras del proyecto: el seguimiento de las fotos inutilizables y la importación al sistema de tarjetas.
| Ámbito | Pregunta clave |
|---|---|
| Calidad de imagen y normas | ¿Comprueba la plataforma las fotos automáticamente según ICAO 9303 e ISO/IEC 19794-5, y se pueden añadir requisitos propios? |
| Captura y experiencia de usuario | ¿Hasta qué punto es sencilla la carga para los empleados que no tienen correo electrónico corporativo o trabajan por turnos? |
| Integración y exportación | ¿Aparecen las fotos en el formato correcto en el sistema de tarjetas, de control de acceso o de RR. HH.? |
| Protección de datos y seguridad | ¿Dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso a ellos y cuándo se eliminan? |
| Operación y soporte | ¿Qué disponibilidad garantiza el contrato y quién ofrece ayuda cuando surgen problemas? |
| Costes durante la vigencia del contrato | ¿A cuánto ascienden los costes del proyecto, incluidos el trabajo interno y la salida? |
Antes de comparar proveedores, debería definir sus propios requisitos: encuadre, fondo, formato, finalidad. Unas directrices para fotos de empleados son la mejor base para ello, porque solo así podrá comprobar si una plataforma realmente hace cumplir esos requisitos.
¿Qué criterios obligatorios descartan proveedores en una fase temprana?
Los criterios obligatorios son los pocos requisitos que deben cumplirse sin excepción para que su proyecto no fracase por motivos jurídicos o técnicos. Un criterio obligatorio es un requisito cuyo incumplimiento excluye a un proveedor, independientemente de su puntuación en los demás ámbitos. Criterios obligatorios habituales para una plataforma de fotos:
- Ubicación de los datos y base jurídica. Sabe en qué país se tratan las fotos. Si se comunican datos al extranjero, se requiere allí un nivel de protección adecuado o garantías apropiadas (art. 16 LPD suiza).
- Contrato de encargo del tratamiento. El proveedor firma un contrato de encargo del tratamiento (según el derecho suizo o el de la UE) con reglas claras sobre la subcontratación. Más información en el artículo ¿Qué significan DPA y SLA?
- Certificado ISO/IEC 27001 válido con un alcance que cubra el software y la operación (véase más abajo).
- Formato de exportación para su sistema de tarjetas. Las fotos llegan con la resolución, el formato y el nombre de archivo que espera su impresora de tarjetas o su sistema de control de acceso.
- Canales para todos los empleados. En plantas con trabajo por turnos o sin correo electrónico corporativo se necesitan alternativas al enlace por correo electrónico, como el código QR, el quiosco o la captura asistida.
- Salida. Al finalizar el contrato, se le devuelven íntegramente sus datos y recibe una confirmación de su eliminación.
Para las administraciones públicas se suma la accesibilidad: la Administración federal suiza exige el estándar eCH-0059, que remite a WCAG 2.1 nivel AA. Limítese a entre cinco y siete criterios obligatorios. Cada criterio obligatorio adicional reduce el abanico de proveedores sin mejorar la calidad de la decisión.
¿Cómo ponderar los criterios?
La ponderación se basa en el riesgo del proyecto, no en la longitud de la lista de funciones. Para una empresa de 1 000 a 10 000 empleados, esta distribución es un buen punto de partida:
| Aspecto | Peso | Motivo |
|---|---|---|
| Calidad de imagen y normas | 20 % | Las fotos inutilizables cuestan seguimientos y trabajos de impresión. |
| Captura y experiencia de usuario | 20 % | Cada obstáculo reduce la tasa de respuesta. |
| Protección de datos y seguridad | 20 % | Las fotos son datos personales y a menudo permanecen almacenadas durante años. |
| Integración y exportación | 15 % | Las correcciones manuales en la importación anulan el ahorro. |
| Costes durante la vigencia del contrato | 15 % | Relevante, pero solo en comparación con el trabajo interno. |
| Operación y soporte | 10 % | Decisivo en los periodos de máxima demanda, como justo antes de una fecha límite. |
Adapte los valores a su proyecto. Una universidad que arranca durante el semestre da más peso a la captura, mientras que una administración pública prioriza las normas y la accesibilidad.
Fijar la ponderación antes de recibir las ofertas
Defina los criterios y los pesos antes de abrir las ofertas. En Suiza, en las licitaciones públicas es obligatorio dar a conocer los criterios de adjudicación y su ponderación (art. 29, apdo. 3, BöB), y lo mismo ocurre en Alemania (§ 58, apdo. 3, VgV).
No sobrevalorar el precio
Adjudicar únicamente en función del precio más bajo solo es admisible en prestaciones estandarizadas (art. 29, apdo. 4, BöB). En Alemania se selecciona la oferta económicamente más ventajosa, lo que significa que lo decisivo es la mejor relación calidad-precio (§ 127, apdo. 1, GWB). En Austria, el principio del precio más bajo solo está permitido en prestaciones descritas de forma clara y completa (§ 91, apdo. 4, BVergG 2018). Una plataforma de fotos con captura, comprobación e integración rara vez constituye una prestación estandarizada de este tipo.
¿Qué evidencias debe exigir?
Antes de la decisión, el proveedor debe aportar una evidencia para cada criterio. Las promesas hechas en una presentación no se pueden evaluar; los documentos y las pruebas, sí.
| Criterio | Evidencia |
|---|---|
| Comprobación automatizada según las normas | Resumen de las comprobaciones, prueba con sus imágenes |
| Ubicación de los datos | Cláusula en el contrato y lista de subencargados del tratamiento |
| Encargo del tratamiento | Borrador del contrato (DPA) |
| Seguridad de la información | Certificado ISO/IEC 27001: alcance y periodo de validez |
| Eliminación | Política de eliminación con plazos configurables |
| Interfaces | Documentación y un archivo de muestra para su importación de prueba |
| Disponibilidad y atención al cliente | SLA con disponibilidad, tiempos de respuesta e idioma del soporte |
| Experiencia | Referencia de tamaño comparable, preferiblemente con datos de contacto |
Un encargado del tratamiento es el proveedor que trata fotos por cuenta de su organización. La ley le asigna a usted la tarea de elegirlo: en Suiza, el responsable del tratamiento debe asegurarse de que el encargado del tratamiento está en condiciones de garantizar la seguridad de los datos (art. 9, apdo. 2, LPD). En la UE, solo se puede recurrir a encargados del tratamiento que ofrezcan garantías suficientes en cuanto a medidas técnicas y organizativas (art. 28, apdo. 1, RGPD).
¿El certificado es válido para el centro de datos o para el proveedor?
El certificado ISO 27001 del centro de datos solo es válido para el alojamiento; no abarca el software, la operación ni el soporte del proveedor. Por ello, infórmese sobre el alcance (scope) y sobre quién ha obtenido la certificación. Tenga en cuenta también la versión: los certificados según ISO/IEC 27001:2013 caducaron con el fin del periodo de transición, el 31 de octubre de 2025. Encontrará más información al respecto en el artículo sobre centros de datos con certificación ISO 27001.
¿Cómo probar una plataforma de fotos antes de tomar la decisión?
Un piloto real con empleados es más concluyente que cualquier demo. Invite a dos o tres proveedores que cumplan todos los criterios obligatorios y realice una prueba en condiciones reales:
- Participantes: de 30 a 50 personas de distintos grupos, como personal de oficina, personal de turnos y empleados sin correo electrónico corporativo.
- Canales: todas las opciones que quiera utilizar más adelante, como el enlace para smartphone, el código QR, el quiosco o la captura asistida.
- Requisitos: sus propias directrices para fotos, no la opción estándar del proveedor.
- Importación: cargar una vez todas las fotos comprobadas en su sistema de tarjetas o de control de acceso.
Mida cuatro valores: el tiempo por persona, el porcentaje de fotos rechazadas, el tiempo de comprobación manual por foto y las correcciones en la importación. En estas cifras se basa el cálculo de costes que se presenta más adelante. Tenga en cuenta también la comprobación de la calidad: las normas ICAO 9303 e ISO/IEC 19794-5 definen cómo debe ser una foto de carné. El artículo ICAO 9303 frente a ISO/IEC 19794-5 explica la diferencia.
¿Qué normas se aplican a las licitaciones públicas en Suiza, Alemania y Austria?
Los poderes adjudicadores están obligados a licitar a partir de determinados umbrales y a dar a conocer sus criterios de adjudicación y su ponderación. Lo determinante es el valor estimado del contrato durante toda su vigencia.
| Poder adjudicador | Contratos de suministro y de servicios |
|---|---|
| Suiza, Confederación (BöB) | adjudicación directa por debajo de CHF 150 000, procedimiento por invitación a partir de CHF 150 000, procedimiento abierto o restringido a partir de CHF 230 000 |
| Suiza, cantones y municipios (IVöB 2019) | adjudicación directa por debajo de CHF 150 000, procedimiento por invitación por debajo de CHF 250 000, procedimiento abierto o restringido a partir de CHF 250 000 (ámbito de los tratados internacionales a partir de CHF 350 000) |
| UE, autoridades gubernamentales centrales | Licitación a escala de la UE a partir de EUR 140 000 |
| UE, otros poderes adjudicadores (entre ellos, estados y municipios) | Licitación a escala de la UE a partir de EUR 216 000 (sin IVA) |
Actualizado: noviembre de 2026. Los valores de la UE se aplican a Alemania y Austria. Los valores suizos se mantienen sin cambios para 2026 y 2027, y los de la UE rigen desde el 1 de enero de 2026 (Reglamento Delegado (UE) 2025/2152). Algunos cantones todavía aplican el IVöB 2001, cuyos valores son más bajos.
La ley distingue dos tipos de criterios. Los criterios de aptitud comprueban si un proveedor puede ejecutar el contrato, por ejemplo, su capacidad profesional, técnica y organizativa (art. 27 BöB). Los criterios de adjudicación evalúan directamente la oferta. Según el art. 29 de la Ley Federal suiza de Contratación Pública (BöB), además del precio y la calidad, deben tenerse en cuenta otros factores, entre ellos la adecuación, los costes del ciclo de vida, el servicio posventa, la funcionalidad y el grado de innovación. Según el § 58 VgV, en Alemania la calidad incluye también aspectos como la accesibilidad, el personal, el servicio posventa y la asistencia técnica. La lista de control de criterios puede trasladarse directamente a estas categorías.
¿Qué costes deben incluirse en la comparación?
Tenga en cuenta los costes del ciclo de vida a lo largo de tres a cinco años, y no solo los precios de las licencias. Los costes del ciclo de vida son todos los costes durante la vigencia del contrato: licencia, implantación, trabajo interno, operación y salida. Solicite una hoja de precios con el formato que usted defina para garantizar que las ofertas sean comparables.
- Licencia o volumen: por foto, por persona o tarifa plana anual
- Implantación: configuración, adaptación a su imagen corporativa, formación
- Integración: conexión con el sistema de tarjetas, de control de acceso o de RR. HH.
- Trabajo interno: comprobación manual, seguimiento de las fotos rechazadas, asistencia a los empleados
- Operación: soporte, actualizaciones, idiomas o sedes adicionales
- Salida: exportación de datos y eliminación al finalizar el contrato
El trabajo interno es lo que más se subestima. Los valores medidos en el piloto muestran cuántas horas necesita realmente su equipo por cada 1 000 fotos.
Otras preguntas
¿Son las fotos de carné datos biométricos? Solo si se tratan con medios técnicos específicos que permitan una identificación unívoca (considerando 51 del RGPD; en Suiza, art. 5, letra c, punto 4, LPD). Pregunte al proveedor si la plataforma compara rostros o se limita a evaluar la calidad de la imagen.
¿Se considera una plataforma de fotos un sistema de alto riesgo según el Reglamento de IA (AI Act)? Una mera comprobación de calidad (luz, pose, fondo) no entra en el ámbito de la identificación biométrica ni de la categorización según el anexo III. La verificación biométrica, que solo confirma que una persona es quien dice ser, queda expresamente excluida de dicho anexo. Las obligaciones para los sistemas de alto riesgo del anexo III se aplican a partir del 2 de diciembre de 2027.
¿Basta con el certificado ISO 27001 del centro de datos? No automáticamente. Asegúrese de que el alcance abarque también el software, la operación y el soporte del proveedor, y compruebe si el certificado se ha emitido conforme a la versión 2022.
¿A partir de qué valor debe licitar una administración pública? En Suiza, a nivel federal, a partir de CHF 150 000 en el procedimiento por invitación y a partir de CHF 230 000 en el procedimiento abierto o restringido. En la UE, la licitación a escala europea empieza a partir de un valor de EUR 140 000 o EUR 216 000, respectivamente. Los detalles figuran en la tabla anterior.
¿Cuántos proveedores deben participar en el piloto? Dos o tres, una vez evaluados los criterios obligatorios. Más proveedores alargan la prueba sin mejorar la decisión.
Conclusión
Una buena evaluación empieza antes de la primera reunión con proveedores: fijar los requisitos propios, definir entre cinco y siete criterios obligatorios y establecer los pesos. Las evidencias y un piloto con empleados reales son más importantes que las listas de funciones. Encontrará una guía paso a paso sobre estos puntos en la lista de control de criterios.