DSGVO & CH-DSG konform: Mitarbeiterfotos und Ausweisfotos sicher verarbeiten

Die Erfassung von Mitarbeiterfotos gehört in vielen Unternehmen zum Alltag – ob für den Personalausweis, den Zutrittsausweis oder das Intranet-Profil. Dabei ist klar: Wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Datenschutz oberstes Gebot. Die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des revidierten Datenschutzgesetzes der Schweiz (CH-DSG) gelten gleichermassen – und sie betreffen jedes Unternehmen, das personenbezogene Fotos speichert, verarbeitet oder weitergibt.

Was bei Ausweisfotos datenschutzrechtlich zu beachten ist

Ein Mitarbeiterfoto ist mehr als nur ein Bild – es sind sensible, personenbezogene Daten. Deshalb gelten auch hier die Grundsätze der Datenverarbeitung: Rechtmässigkeit, Zweckbindung, Transparenz, Datenminimierung und Sicherheit. Wer Mitarbeiterfotos erfasst und speichert, muss den Betroffenen informieren, deren Einwilligung einholen (sofern erforderlich) und technische wie organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten treffen.

Unternehmen, die gegen diese Pflichten verstossen, riskieren nicht nur Bussgelder, sondern auch Reputationsschäden. Deshalb ist es entscheidend, eine Lösung zu nutzen, die alle Anforderungen der DSGVO und des CH-DSG erfüllt.

Mit Photo Collect auf der sicheren Seite

Photo Collect ist eine Schweizer Softwarelösung zur standardisierten Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiter- und Ausweisfotos. Die Plattform ist vollständig DSGVO- und CH-DSG-konform und wurde für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert – egal ob bei Behörden, Konzernen oder KMUs.

Die Plattform ermöglicht die Fotoerfassung über verschiedene Kanäle: via personalisiertem Upload-Link per E-Mail oder SMS, über die mobile App, an einem Self-Service-Kiosk oder direkt über eine API-Schnittstelle. Egal welcher Kanal genutzt wird – der Datenschutz bleibt durchgängig gewährleistet.

Technische und organisatorische Massnahmen (TOMs)

Photo Collect speichert alle Daten in einem ISO-27001- und FINMA-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz. Dabei wird jeder Kunde durch eine eigene, logisch getrennte Instanz abgebildet (Mandantenfähigkeit), sodass eine strikte Datentrennung gegeben ist.

Zu den weiteren Sicherheitsmerkmalen zählen:

• TLS 1.3-Verschlüsselung für sämtliche Datenübertragungen
• Pseudonymisierung der Fotos (keine Klarnamen, sondern eindeutige IDs)
• 2-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf die Plattform
• Automatische Datenlöschung nach Export oder nach maximal 90 Tagen
• Logging & Auditing aller Verarbeitungsschritte für volle Transparenz
  
  

Unterstützung bei Einwilligungen und Betroffenenrechten

Photo Collect entlastet Unternehmen auch bei der rechtssicheren Einholung von Einwilligungen. Die Upload-Oberfläche kann mit individuellen Datenschutztexten und Hinweisen zur Datenverarbeitung angepasst werden. Ausserdem unterstützt das System Prozesse zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten, etwa bei Auskunfts- oder Löschanfragen.

Wer heute Mitarbeiterfotos für den Personalausweis oder andere Anwendungen erhebt, braucht mehr als eine Kamera – er braucht eine datenschutzkonforme, verlässliche Lösung, die gemachten Bilder zu verarbeiten. Photo Collect bietet genau das: eine rechtskonforme, hochsichere und skalierbare Plattform für die Erfassung und Verarbeitung von Ausweisfotos. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben – sie setzen auch ein klares Zeichen für Datenschutz und Qualität.

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