Wie HR-Teams 5-mal mehr verwendbare Ausweisfotos erhalten

Wer schon einmal Mitarbeiterfotos für Ausweise, Zutrittssysteme oder HR-Profile gesammelt hat, kennt das Problem: Viele eingereichte Bilder sind unbrauchbar. Mal ist der Hintergrund zu unruhig, mal das Gesicht nicht richtig erkennbar, mal ist das Foto unscharf oder entspricht nicht den formalen Vorgaben (vgl. ICAO- und ISO-Standards). Für HR-Teams bedeutet das zusätzlichen Aufwand – nachfassen, neue Bilder anfordern, nachbearbeiten. Das kostet Zeit und Nerven.

Es geht auch anders. Mit KI-gestützter Bildprüfung und automatisierter Nachbearbeitung lassen sich die meisten Probleme direkt im Erfassungsprozess lösen. Photo Collect zeigt, wie Unternehmen damit bis zu fünfmal mehr verwendbare Mitarbeiterfotos erzielen.

Warum herkömmliche Prozesse scheitern

Traditionell werden Mitarbeiterfotos oft auf zwei Arten gesammelt:

• Fotoshootings im Unternehmen – mit Fotograf und Terminplanung.
• ‍Eigenständige Einsendung – Mitarbeitende schicken Bilder per E-Mail oder Upload.
  

Beide Varianten haben Nachteile. Fotoshootings sind unflexibel und schwer zu organisieren. Bei der eigenständigen Einsendung wiederum entstehen häufig Qualitätsprobleme: schlechte Ausleuchtung, falsche Kopfhaltung, private Urlaubsfotos statt professioneller Porträts. Das Ergebnis: HR muss nachbearbeiten, Bilder ablehnen oder Mitarbeitende erneut kontaktieren.

KI-gestützte Qualitätskontrolle: Der Gamechanger

Hier setzt Photo Collect an. Die Plattform kombiniert automatisierte KI-Prüfung mit optionaler manueller Qualitätskontrolle. Schon beim Upload eines Fotos erkennt die Software in Sekunden:

• Ist das Gesicht klar erkennbar?
• Stimmt die Kopfhaltung?
• Ist das Bild scharf und hell genug?
• Befindet sich nur eine Person im Bild?
• Wird ein neutraler Hintergrund eingehalten?
  
  

Fotos, die nicht den Anforderungen entsprechen, werden sofort zurückgewiesen – und die Mitarbeitenden erhalten eine Aufforderung, ein neues Foto hochzuladen. Dieser Prozess wiederholt sich automatisch bis zu drei Mal, sodass am Ende nur verwendbare Bilder im HR-System landen. Lesen Sie hier mehr dazu.

Echtzeit-Feedback für Mitarbeitende

Ein besonderer Vorteil: Feedback in Echtzeit. Mitarbeitende sehen direkt beim Upload, ob ihr Bild akzeptiert wurde oder nicht. So lassen sich Korrekturen sofort umsetzen – ohne langwierige Rückmeldeschleifen mit der Personalabteilung.

Das steigert nicht nur die Qualität, sondern auch die Akzeptanz. Statt sich über abgelehnte Fotos zu ärgern, erhalten Mitarbeitende klare Hinweise, wie ihr Bild verbessert werden kann.

Mehr Effizienz für HR-Teams

Für HR bedeutet das:

• Weniger manuelle Nachbearbeitung– unbrauchbare Fotos landen gar nicht erst im Workflow.
• Hohe Erfolgsquote – bis zu fünfmal mehr verwendbare Bilder im Vergleich zu herkömmlichen Prozessen.
• Zeitgewinn – Mitarbeitende laden ihre Fotos in weniger als zwei Minuten hoch, die KI übernimmt die Prüfung.
• Nahtlose Weiterverarbeitung – geprüfte und bearbeitete Bilder stehen sofort für Ausweise, Zutrittssysteme oder HR-Profile zur Verfügung.
  
  

Optional kann das HR-Team zusätzlich eine manuelle Nachkontrolle durchführen – etwa bei besonders sensiblen Anwendungsfällen oder wenn spezielle Vorgaben erfüllt sein müssen.

Praxisbeispiel: Von 50 % Ausschuss zu 95 % verwertbaren Fotos

Ein grosser europäischer Arbeitgeber berichtete, dass bei der traditionellen Fotoeinsendung rund die Hälfte der Bilder unbrauchbar war. Seit der Einführung von Photo Collect liegt die Quote verwertbarer Fotos bei über 95 %. Der Zeitaufwand für Nachbearbeitung und erneute Anfragen sank drastisch, und die Mitarbeiterzufriedenheit stieg messbar an.

Fazit: KI macht Mitarbeiterfotos endlich einfach

Mitarbeiterfotos sind für HR-Abteilungen oft ein kleiner, aber nerviger Prozess. Mit KI-gestützter Qualitätskontrolle und intelligentem Workflow-Management wird aus diesem Aufwand ein effizienter, automatisierter Vorgang.

Unternehmen profitieren von höherer Datenqualität, weniger manuellem Aufwand und zufriedenen Mitarbeitenden. Für HR-Teams bedeutet das: mehr Fokus auf Menschen statt auf Fotos.

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