Raccolta ed elaborazione di migliaia di foto dei dipendenti in tempi record

Un importante gruppo multinazionale, che desidera rimanere anonimo, deve affrontare la sfida di raccogliere ed elaborare diverse migliaia di foto dei dipendenti in pochi mesi nell'ambito di un progetto di rebranding. Le foto sono destinate principalmente alle nuove tessere identificative dei dipendenti, ma possono essere utilizzate anche per altri scopi interni all'azienda. Per rendere il processo il più agevole possibile, l'azienda punta su una strategia di acquisizione multicanale tramite Photo Collect: i dipendenti ricevono un invito personale via e-mail o lettera con un codice QR che consente loro di caricare le foto in remoto tramite smartphone. In alternativa, possono scattare le foto presso appositi chioschi fotografici in determinati luoghi, come l'ufficio biglietteria o la mensa, oppure farle scattare alla reception tramite un'app mobile. Per i dirigenti è inoltre disponibile un fotografo professionista.

Le foto raccolte vengono elaborate automaticamente secondo specifiche aziendali, che in parte coincidono con gli standard ICAO per le foto biometriche. La soluzione di Photo Collect formati uniformi, sfondi uniformi e riconoscibilità ottimale, in modo altamente automatizzato e senza grandi sforzi manuali. Un traguardo particolare è stato raggiunto con la registrazione di oltre 20.000 foto in un solo mese, a dimostrazione della scalabilità della soluzione.

Il controllo qualità manuale integrato consente la verifica finale di tutte le foto inviate. L'interfaccia utente è ottimizzata per la convalida di grandi quantità di foto. Consente circa 2.000 convalide all'ora. Nel controllo qualità manuale è possibile modificare diversi parametri. Nel caso di immagini non conformi agli standard, direttamente dall'interfaccia è possibile selezionare il motivo del rifiuto tramite un menu a tendina e richiedere una nuova immagine al collaboratore.

Integrazione perfetta nelle operazioni correnti e nel processo di onboarding

Il processo è stato ormai integrato nelle attività operative del gruppo. Ad ogni nuovo dipendente viene inviato automaticamente un link personale che consente di caricare la foto. La soluzione è completamente integrata nel processo di onboarding, in modo che i nuovi dipendenti possano inviare la loro foto già prima del primo giorno di lavoro. La soluzione è perfettamente integrata nel software HR esistente del gruppo. In questo modo, il processo può essere avviato direttamente dal reparto risorse umane e le foto elaborate vengono automaticamente trasmesse al software per la stampa dei badge. Ciò riduce al minimo le operazioni manuali o soggette a errori e consente di risparmiare tempo prezioso. Mentre il costo per l'acquisizione e l'elaborazione di una foto con i sistemi convenzionali è di circa 35 euro, la soluzione digitale consente un risparmio sui costi di oltre 10 volte, ovvero meno di 35 centesimi per foto.

Un altro vantaggio decisivo è la sicurezza dei dati. Tutti i dati vengono elaborati con modelli di intelligenza artificiale proprietari in un centro di calcolo sovrano certificato ISO 27001 in Svizzera. In questo modo sono garantiti in ogni momento la conformità e la protezione dei dati sensibili dei collaboratori.

Collaborazione tra reparti

Il progetto viene realizzato in stretta collaborazione tra il reparto Risorse umane, la sicurezza aziendale e il Facility Management. Grazie alla chiara ripartizione dei compiti e all'impiego di tecnologie moderne, si ottiene un flusso di lavoro digitale efficiente che non solo consente di risparmiare tempo e risorse, ma garantisce anche la qualità e la sicurezza dei badge dei dipendenti.

Il risultato: un processo a prova di futuro che risolve requisiti complessi in modo semplice, rapido ed economico: un vero vantaggio per ogni azienda moderna.