Raccolta ed elaborazione di migliaia di foto dei dipendenti in tempo record

Un’importante multinazionale, che desidera mantenere l’anonimato, deve affrontare la sfida di raccogliere ed elaborare diverse migliaia di foto dei dipendenti in pochi mesi nell’ambito di un progetto di rebranding. Le foto sono destinate principalmente ai nuovi tesserini identificativi, ma possono essere utilizzate anche per altri scopi interni all’azienda. Per rendere il processo il più fluido possibile, l’azienda punta su una strategia di acquisizione multicanale tramite Photo Collect: i dipendenti ricevono un invito personale via e-mail o per posta con un codice QR, tramite il quale possono caricare le loro foto da remoto tramite smartphone. In alternativa, possono scattare le foto presso chioschi fotografici situati in determinati luoghi, come l’ufficio tessere o la mensa, oppure farle acquisire alla reception tramite un’app mobile. Per i dirigenti è inoltre disponibile un fotografo professionista.

Le foto raccolte vengono elaborate automaticamente secondo criteri specifici dell'azienda, che in parte coincidono con gli standard ICAO per le foto biometriche. La soluzione di Photo Collect formati uniformi, sfondi omogenei e un'ottimale riconoscibilità – in modo altamente automatizzato e senza un grande dispendio di lavoro manuale. Un traguardo particolarmente significativo è stato il rilevamento di oltre 20.000 foto in un solo mese, a dimostrazione della scalabilità della soluzione.

Il controllo qualità manuale integrato consente la verifica finale di tutte le foto inviate. L'interfaccia utente è ottimizzata per la convalida di grandi quantità di foto e permette di effettuare circa 2.000 convalide all'ora. Nel controllo qualità manuale è possibile regolare diversi parametri. Nel caso di immagini non conformi agli standard, direttamente dall'interfaccia, tramite un menu a tendina, viene selezionato il motivo del rifiuto e viene richiesta una nuova immagine al collaboratore.

Perfetta integrazione nelle operazioni quotidiane e nel processo di inserimento

Il processo è stato ormai integrato nelle operazioni quotidiane del gruppo. Ad ogni nuovo dipendente viene inviato automaticamente un link personale che consente di caricare la foto. La soluzione è completamente integrata nel processo di onboarding, in modo che i nuovi dipendenti possano inviare la propria foto già prima del primo giorno di lavoro. La soluzione è perfettamente integrata nel software HR esistente del gruppo. In questo modo, il processo può essere avviato direttamente dall'ufficio del personale e le foto elaborate vengono trasmesse automaticamente al software per la stampa dei badge. Ciò riduce al minimo le operazioni manuali o soggette a errori e fa risparmiare tempo prezioso. Mentre il costo per l'acquisizione e l'elaborazione di una foto con i sistemi convenzionali si aggira intorno ai 35 euro, con la soluzione digitale è possibile ottenere un risparmio sui costi di oltre 10 volte, ovvero a meno di 35 centesimi per foto.

Un altro vantaggio fondamentale è la sicurezza dei dati. Tutti i dati vengono elaborati utilizzando modelli di intelligenza artificiale proprietari in un data center svizzero indipendente e certificato ISO 27001. In questo modo, la conformità alle normative e la protezione dei dati sensibili dei dipendenti sono garantite in ogni momento.

Collaborazione interdepartimentale

Il progetto viene realizzato in stretta collaborazione tra le risorse umane, la sicurezza aziendale e la gestione delle strutture. Grazie alla chiara ripartizione dei compiti e all'impiego di tecnologie moderne, si crea un flusso di lavoro digitale ed efficiente che non solo consente di risparmiare tempo e risorse, ma garantisce anche la qualità e la sicurezza dei tesserini identificativi dei dipendenti.

Il risultato: un processo a prova di futuro in grado di soddisfare requisiti complessi in modo semplice, rapido ed economico – un vero vantaggio per ogni azienda moderna.