Collecte et traitement de milliers de photos d'employés en un temps record

Une grande multinationale, qui souhaite rester anonyme, doit relever le défi de collecter et de traiter plusieurs milliers de photos d'employés en seulement quelques mois dans le cadre d'un projet de rebranding. Les photos sont principalement destinées à la création de nouvelles cartes d'identité pour les employés, mais peuvent également être utilisées à d'autres fins internes à l'entreprise. Afin de rendre le processus aussi fluide que possible, l'entreprise mise sur une stratégie de collecte multicanale via Photo Collect: les employés reçoivent une invitation personnelle par e-mail ou par courrier avec un code QR qui leur permet de télécharger leurs photos à distance via leur smartphone. Ils peuvent également prendre leurs photos eux-mêmes à des bornes photo situées à certains endroits, tels que le bureau des cartes ou la cantine, ou les faire enregistrer à la réception via une application mobile. Un photographe professionnel est également à la disposition des cadres.

Les photos collectées sont automatiquement traitées selon les spécifications propres à l'entreprise, qui recoupent en partie les normes de l'OACI pour les photos biométriques. La solution de Photo Collect des formats uniformes, des arrière-plans homogènes et une reconnaissance optimale, de manière hautement automatisée et sans effort manuel important. La capture de plus de 20 000 photos en un mois seulement constitue une étape importante qui démontre l'évolutivité de la solution.

Le contrôle qualité manuel intégré permet de vérifier définitivement toutes les photos soumises. L'interface utilisateur est optimisée pour la validation de grandes quantités de photos. Elle permet d'effectuer environ 2 000 validations par heure. Dans le contrôle qualité manuel, différents paramètres peuvent encore être ajustés. Dans le cas d'images qui ne répondent pas aux normes, la raison du rejet est sélectionnée directement à partir de l'interface via un menu déroulant et une nouvelle image est demandée par l'employé.

Intégration transparente dans les opérations courantes et le processus d'intégration

Le processus a désormais été intégré dans les opérations courantes du groupe. Chaque nouveau collaborateur reçoit automatiquement un lien personnel lui permettant de télécharger sa photo. La solution est entièrement intégrée dans le processus d'intégration, de sorte que les nouveaux collaborateurs peuvent envoyer leur photo avant même leur premier jour de travail. La solution s'intègre parfaitement au logiciel RH existant du groupe. Le processus peut ainsi être lancé directement dans le service des ressources humaines et les photos traitées sont automatiquement transmises au logiciel d'impression des badges. Cela permet de réduire au minimum les étapes manuelles ou sujettes à erreur et de gagner un temps précieux. Alors que le prix de la capture et du traitement d'une photo avec des systèmes conventionnels est d'environ 35 euros, la solution numérique permet de réaliser des économies supérieures à un facteur 10, soit moins de 35 centimes par photo.

La sécurité des données constitue un autre avantage décisif. Toutes les données sont traitées à l'aide de modèles d'IA propriétaires dans un centre de données souverain certifié ISO 27001 situé en Suisse. La conformité et la protection des données sensibles des employés sont ainsi garanties à tout moment.

Coopération interdépartementale

Le projet est mis en œuvre en étroite collaboration entre les ressources humaines, la sécurité du groupe et la gestion des installations. La répartition claire des tâches et l'utilisation de technologies modernes permettent de créer un flux de travail numérique efficace qui non seulement économise du temps et des ressources, mais garantit également la qualité et la sécurité des badges d'employés.

Le résultat : un processus pérenne qui répond à des exigences complexes de manière simple, rapide et économique – un véritable atout pour toute entreprise moderne.