Recopilación y procesamiento de miles de fotos de empleados en un tiempo récord

Una importante multinacional, que desea permanecer en el anonimato, se enfrenta al reto de recopilar y procesar varios miles de fotografías de empleados en tan solo unos meses, en el marco de un proyecto de renovación de tarjetas de identificación. Las fotografías están destinadas principalmente a las nuevas tarjetas de identificación de los empleados, aunque también pueden utilizarse para otros fines internos de la empresa. Para que el proceso se desarrolle con la mayor fluidez posible, la empresa apuesta por una estrategia de captura multicanal a través de Photo Collect: los empleados reciben una invitación personal por correo electrónico o carta con un código QR, a través del cual pueden subir sus fotos de forma remota mediante sus teléfonos inteligentes. Como alternativa, pueden tomar sus fotos ellos mismos en quioscos fotográficos situados en determinados lugares, como la oficina de tarjetas o el comedor, o bien dejar que se les tomen en recepción mediante una aplicación móvil. Para los directivos, hay además un fotógrafo profesional a su disposición.

Las fotos recopiladas se procesan automáticamente según los requisitos específicos de la empresa, que en parte coinciden con las normas de la OACI para fotos biométricas. La solución de Photo Collect formatos uniformes, fondos homogéneos y una reconocibilidad óptima, todo ello de forma altamente automatizada y sin un gran esfuerzo manual. Un hito especial es el registro de más de 20 000 fotos en solo un mes, lo que demuestra la escalabilidad de la solución.

El control de calidad manual integrado permite la revisión final de todas las fotos enviadas. La interfaz de usuario está optimizada para la validación de grandes cantidades de fotos. Permite realizar unas 2.000 validaciones por hora. En el control de calidad manual se pueden ajustar diversos parámetros. En el caso de imágenes que no cumplan con los estándares, se selecciona directamente desde la interfaz, mediante un menú desplegable, el motivo del rechazo y se solicita al empleado una nueva imagen.

Integración perfecta en las operaciones diarias y en el proceso de incorporación

El proceso ya se ha incorporado a las operaciones diarias del grupo. Cada vez que se incorpora un nuevo empleado, se envía automáticamente un enlace personal que le permite subir su foto. La solución está totalmente integrada en el proceso de incorporación, de modo que los nuevos empleados pueden enviar su foto incluso antes de su primer día de trabajo. La solución está perfectamente integrada en el software de RR. HH. existente del grupo. De este modo, el proceso puede iniciarse directamente en el departamento de RR. HH. y las fotos procesadas se envían automáticamente al software para la impresión de las tarjetas de identificación. Así se reducen al mínimo los pasos manuales o propensos a errores y se ahorra un tiempo valioso. Mientras que el precio de la captura y el procesamiento de una foto con sistemas convencionales ronda los 35 euros, con la solución digital es posible lograr un ahorro de costes de más de un factor de 10, es decir, menos de 35 céntimos por foto.

Otra ventaja decisiva es la seguridad de los datos. Todos los datos se procesan mediante modelos de IA propios en un centro de datos soberano con certificación ISO 27001 ubicado en Suiza. De este modo, se garantiza en todo momento el cumplimiento normativo y la protección de los datos confidenciales de los empleados.

Colaboración entre departamentos

El proyecto se lleva a cabo en estrecha colaboración entre el departamento de RR. HH., el departamento de seguridad del grupo y el departamento de gestión de instalaciones. Gracias a una clara distribución de tareas y al uso de tecnología moderna, se crea un flujo de trabajo digital y eficiente que no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también garantiza la calidad y la seguridad de las tarjetas de identificación de los empleados.

El resultado: un proceso preparado para el futuro que resuelve requisitos complejos de forma sencilla, rápida y económica, lo que supone una verdadera ventaja para cualquier empresa moderna.