Recopilación y procesamiento de miles de fotos de empleados en un tiempo récord.

Una importante multinacional, que desea permanecer en el anonimato, se enfrenta al reto de recopilar y procesar varios miles de fotografías de empleados en solo unos meses en el marco de un proyecto de rebranding. Las fotografías están destinadas principalmente a las nuevas tarjetas de identificación de los empleados, pero también pueden utilizarse para otros fines internos de la empresa. Para que el proceso sea lo más fluido posible, la empresa apuesta por una estrategia de captura multicanal mediante Photo Collect: los empleados reciben una invitación personal por correo electrónico o carta con un código QR que les permite cargar sus fotos de forma remota a través de sus teléfonos inteligentes. También pueden tomar sus fotos en quioscos fotográficos ubicados en determinados lugares, como la oficina de tarjetas o el comedor, o bien registrarlas en la recepción mediante una aplicación móvil. Los directivos tienen además a su disposición un fotógrafo profesional.

Las fotos recopiladas se procesan automáticamente según las especificaciones específicas de la empresa, que en parte coinciden con las normas de la OACI para fotos biométricas. La solución de Photo Collect formatos uniformes, fondos uniformes y una reconocibilidad óptima, con un alto grado de automatización y sin gran esfuerzo manual. Un hito especial es el registro de más de 20 000 fotos en solo un mes, lo que demuestra la escalabilidad de la solución.

El control de calidad manual integrado permite la comprobación final de todas las fotos enviadas. La interfaz de usuario está optimizada para la validación de grandes cantidades de fotos. Permite realizar unas 2000 validaciones por hora. En el control de calidad manual se pueden ajustar diferentes parámetros. En el caso de las imágenes que no cumplen con los estándares, se selecciona directamente desde la interfaz, mediante un menú desplegable, el motivo del rechazo y se solicita una nueva imagen al empleado.

Integración perfecta en las operaciones en curso y en el proceso de incorporación

El proceso ya se ha incorporado a las operaciones diarias del grupo. Cada nuevo empleado recibe automáticamente un enlace personal que le permite cargar su foto. La solución está totalmente integrada en el proceso de incorporación, de modo que los nuevos empleados pueden enviar su foto antes de su primer día de trabajo. La solución se integra perfectamente en el software de RR. HH. existente del grupo. De este modo, el proceso puede iniciarse directamente en el departamento de RR. HH. y las fotos procesadas se transmiten automáticamente al software para imprimir las tarjetas de identificación. Esto reduce al mínimo los pasos manuales o propensos a errores y ahorra un tiempo valioso. Mientras que el precio de la captura y el procesamiento de una foto con sistemas convencionales es de unos 35 euros, con la solución digital se pueden ahorrar más de 10 veces ese coste, es decir, menos de 35 céntimos por foto.

Otra ventaja decisiva es la seguridad de los datos. Todos los datos se procesan con modelos de IA patentados en un centro de datos soberano con certificación ISO 27001 en Suiza. De este modo, se garantiza en todo momento el cumplimiento normativo y la protección de los datos confidenciales de los empleados.

Colaboración entre departamentos

El proyecto se lleva a cabo en estrecha colaboración entre RR. HH., Seguridad Corporativa y Gestión de Instalaciones. La clara distribución de tareas y el uso de tecnología moderna dan como resultado un flujo de trabajo digital eficiente que no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también garantiza la calidad y la seguridad de las tarjetas de identificación de los empleados.

El resultado: un proceso con garantía de futuro que resuelve requisitos complejos de forma sencilla, rápida y económica, lo que supone una auténtica ventaja para cualquier empresa moderna.