FAQ
Wo werden die Fotos verarbeitet?
Datenverarbeitung vollständig in der Schweiz
Photo Collect verarbeitet sämtliche Fotos ausschliesslich in der Schweiz. Die Hosting-Infrastruktur befindet sich in hochsicheren, ISO 27001- und FINMA-zertifizierten Rechenzentren in Zürich und Genf. Betrieben werden diese von Schweizer Anbietern, die höchsten Anforderungen an Datenschutz, Verfügbarkeit und physische Sicherheit genügen. Die Speicherung, Verarbeitung und Qualitätskontrolle der Bilder erfolgen unter der vollen Kontrolle von Visible Solutions AG, dem Unternehmen hinter Photo Collect. Damit wird sichergestellt, dass keine Datenübertragung in Drittstaaten erfolgt und alle regulatorischen Vorgaben der Schweizer und europäischen Datenschutzgesetze eingehalten werden.
Keine Nutzung externer Cloud-Dienste oder KI-Plattformen
Ein zentraler Sicherheitsvorteil von Photo Collect ist, dass keine ausländischen Cloud-Plattformen wie AWS, Google Cloud oder Microsoft Azure eingesetzt werden. Auch die eingesetzten KI-Modelle zur Gesichtserkennung, Bildanalyse, Hintergrundentfernung und Qualitätsprüfung werden von Photo Collect betrieben und weiterentwickelt. Die gesamte Software-Infrastruktur wurde unter dem Prinzip „Privacy by Design“ entwickelt – jede Produktinstanz läuft als vollständig isoliertes System mit eigenem Speicher- und Datenbankzugriff. Dadurch ist eine vollständige Trennung der Kundendaten gewährleistet.
Schutz vor dem US CLOUD Act und andere Compliance-Vorteile
Da alle Daten ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und gespeichert werden, unterliegen sie nicht dem US CLOUD Act. Dieser könnte US-Anbieter zwingen, auf gespeicherte Daten zuzugreifen – selbst wenn diese sich ausserhalb der USA befinden. Bei Photo Collect ist das ausgeschlossen: Weder technische Infrastruktur noch Software oder Betreiber unterstehen ausländischer Gerichtsbarkeit. Für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Datensouveränität und Compliance – wie Behörden, Gesundheitsinstitutionen oder Konzerne – ist dies ein entscheidender Vorteil. Das Hosting in der Schweiz gewährleistet maximale Datensicherheit, Transparenz und Vertrauen.
Mehr Informationen gibt es auch in diesem Blog-Beitrag zum Thema Hosting in der Schweiz und Digitale Souveränität.
Häufig gestellte Fragen
FAQ
Gerne besprechen wir in einem Online-Meeting Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten von Photo Collect.
Allgemeine Fragen
Photo Collect ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die von uns für Ihr Unternehmen betrieben wird.
Ja, die Farben und das Logo werden beim Setup an Ihre Corporate Identity angepasst.
Ja, alle Kommunikationsvorlagen können angepasst werden.
Die Kosten hängen vom gewählten Modell und der Anzahl der Fotos ab. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot nach einem ersten Gespräch.
Wir beantworten Ihre Frage gerne persönlich über das Kontaktformular unten, oder fragen Sie unseren automatischen ChatGPT-Experten.
Fragen zu Bildeigenschaften
Die Fotoformate lassen sich frei konfigurieren. Neben dem Standardformat im Unternehmensbereich (4:3) und dem Passfotoformat (1:1 oder 45:35) können beliebige Seitenverhältnisse konfiguriert werden. Auch Fotos mit rundem Ausschnitt sind möglich.
Das Foto sollte ein klares, frontales Porträt ohne Kopfbedeckung oder Sonnenbrille sein. Der Hintergrund wird automatisch entfernt, sodass keine speziellen Anforderungen an den Aufnahmeort bestehen.
Nein, Photo Collect ist auf Einzelporträts ausgelegt. Gruppenfotos werden von der KI erkannt und abgelehnt.
Ja, die mit Photo Collect erfassten Fotos erfüllen die Anforderungen der ICAO-Standards, sofern die manuelle Qualitätskontrolle angewendet wird. Die ICAO-Standards definieren internationale Anforderungen an Passfotos, insbesondere für biometrische Ausweise wie Reisepässe.
Ja, über Photo Collect können biometrische Fotos erfasst werden, die den Pass-Standards / ICAO-Standards entsprechen. Per Einstellung können Sie wählen, ob der Mund geschlossen sein muss oder ob man auf dem Foto lachen darf. Eine weitere Beurteilung des Fotos geschieht dann über die Qualitätskontrolle.
Nein, die Gesichter bleiben unverändert. Nur so erfüllen die Bilder die sicherheitsrelevanten Anforderungen für einen Lichtbildausweis.
Als Hintergrund kann entweder eine Farbe, ein Farbverlauf oder ein spezifisches Hintergrundbild verwendet werden.
Fragen zu IT und Integrationen
Ja, eine Einbindung ist optional. Sie können die Personalnummern entweder aus Excel in Photo Collect importieren oder die App bzw. den Foto-Kiosk nutzen und direkt loslegen. Die fertigen Fotos werden als ZIP-Datei heruntergeladen. Bei Bedarf kann Photo Collect über die Programmierschnittstelle (API) vollständig in jedes System integriert werden.
Photo Collect arbeitet unabhängig von bestehenden Zugangssystemen. Bei Bedarf kann Photo Collect in ein bestehendes Zutritts- oder Karten-Management-System integriert werden.
Ja, Photo Collect bietet eine REST-API, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Verschiedene PIAM-Systeme bieten eine Schnittstelle zu Photo Collect an, z.B. Securigate von Securiton oder OCMS von ID-ware. Über die API lassen sich weitere Systeme einbinden. Es gibt auch Kartenhersteller und Drucker-Systeme, die eine Schnittstelle zu Photo Collect anbieten. Wir geben gerne Auskunft.
Alle Funktionen können über eine REST-API gesteuert werden. Wir beraten Sie gerne bei der Implementierung.
Photo Collect kann über eine Subdomain Ihrer Unternehmensdomain (z.B. photo.ihre-firma.com) eingebunden werden. Das schafft Vertrauen und erhöht die Öffnungsrate von Links in E-Mails und SMS.
Ja, anstatt des Standard-Mailservers können Sie den SMTP-Servers Ihres Unternehmens verwenden, um E-Mails zu versenden.
Photo Collect ist Software-as-a-Service (SaaS). Alles, was Sie zum Betrieb benötigen, wird zur Verfügung gestellt, inklusive Hosting, E-Mail-Server und Domain.
Nach der Verarbeitung kann das Foto mit Ihrem OpenPGP Public Key verschlüsselt für den Export bereit gestellt werden.
Fragen zum Prozess
Bei unzureichender Qualität erhalten Benutzer sofortiges Feedback und können ein neues Foto hochladen. Bei Bedarf wird eine Folge-Einladung mit dem Ablehnungsgrund versendet.
Die Fotos werden nach Abschluss des Prozesses automatisch gelöscht. Die genaue Speicherdauer kann je nach Kundenanforderung angepasst werden.
Nur autorisierte Personen innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation haben Zugriff auf die Fotos. Die Daten werden gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
Ja, Daten können einfach über Excel-Importe oder über die REST-API integriert werden.
Die optionale manuelle Validierung der Fotos durch die Qualitätskontrolle ist sehr effizient. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Person an einem Arbeitstag etwa 3'000 Fotos validieren kann. Die Qualitätskontrolle kann auch deaktiviert werden. Dank der KI-Checks müssen im Durchschnitt nur 4% der Bilder erneut angefordert werden. Da mehrere Personen gleichzeitig Bilder validieren können, ist auch die Bearbeitung sehr hoher Bildvolumina problemlos möglich.
Vertragliche Fragen
Für Kunden mit einem Volumen ab ca. 1000 Fotos empfehlen wir die dedizierte Photo Collect Business-Instanz. Für geringere Volumen eignet sich Photo Collect Cloud. Wir beraten Sie gerne zu beiden Optionen.
Die Lizenzvereinbarung beinhaltet die betriebsbereite Software, eine Supportvereinbarung (SLA) und eine inkludierte Anzahl von Uploads pro Jahr.
Alle Fotos werden ausschliesslich in der Schweiz in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum verarbeitet. Die gesamte Bildverarbeitung, inklusive aller KI-Modelle, erfolgt durch Visible Solutions AG (Entwickler von Photo Collect) selbst. Es werden keine Cloud-Dienste aus dem Ausland verwendet und die Foto-Daten verlassen die Schweiz zu keinem Zeitpunkt. Damit sind alle verarbeiteten Bilddaten umfassend vor dem US CLOUD Act geschützt.
Für ein Unternehmen aus der EU besteht eine gültige Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die Schweiz auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO. Es ist keine zusätzliche vertragliche Maßnahme (wie SCCs) für den Datentransfer in die Schweiz erforderlich. Die Übermittlung ist allein auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses zulässig.
Fragen zu Setup und Support
Beim Setup von Photo Collect begleiten wir Sie und Ihr Team und unterstützen Sie bei Bedarf gerne beim Erstellen der Prozesse zur Fotobeschaffung.
Unser erfahrenes Team unterstützt Sie während des gesamten Prozesses. Von den rechtlichen Aspekten über die Einrichtung bis hin zum Tagesgeschäft sind wir für Sie da und können bei Bedarf Anpassungen am Prozess oder an den Parametern vornehmen.
