Verzamelen en verwerken van duizenden foto's van medewerkers in recordtijd

Een toonaangevende multinational, die anoniem wil blijven, staat voor de uitdaging om in het kader van een rebrandingproject binnen enkele maanden duizenden foto's van medewerkers te verzamelen en te verwerken. De foto's zijn in de eerste plaats bedoeld voor nieuwe medewerkersbadges, maar kunnen ook voor andere interne doeleinden worden gebruikt. Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, kiest het bedrijf voor een multichannelregistratiestrategie door middel van Photo Collect: medewerkers ontvangen een persoonlijke uitnodiging per e-mail of brief met een QR-code waarmee ze hun foto's op afstand kunnen uploaden via hun smartphone. Als alternatief kunnen ze hun foto's zelf maken bij fotokiosken op bepaalde locaties, zoals het kaartjesbureau of de kantine, of ze laten vastleggen bij de receptie via een mobiele app. Voor leidinggevenden is er bovendien een professionele fotograaf beschikbaar.

De verzamelde foto's worden automatisch verwerkt volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen, die gedeeltelijk overeenkomen met de ICAO-normen voor biometrische foto's. De oplossing van Photo Collect voor uniforme formaten, uniforme achtergronden en optimale herkenbaarheid – in hoge mate geautomatiseerd en zonder veel handmatig werk. Een bijzondere mijlpaal is het vastleggen van meer dan 20.000 foto's in slechts één maand, wat de schaalbaarheid van de oplossing aantoont.

De geïntegreerde handmatige kwaliteitscontrole maakt het mogelijk om alle ingezonden foto's definitief te controleren. De gebruikersinterface hiervoor is geoptimaliseerd voor het valideren van grote hoeveelheden foto's. Hiermee kunnen ongeveer 2.000 validaties per uur worden uitgevoerd. In de handmatige kwaliteitscontrole kunnen verschillende parameters nog worden aangepast. In het geval van afbeeldingen die niet aan de normen voldoen, wordt rechtstreeks vanuit de interface via een dropdownmenu de reden voor de afwijzing geselecteerd en wordt door de medewerker een nieuwe afbeelding aangevraagd.

Naadloze integratie in de lopende bedrijfsvoering en het onboardingproces

Het proces is inmiddels opgenomen in de dagelijkse bedrijfsvoering van het concern. Elke nieuwe medewerker ontvangt automatisch een persoonlijke link waarmee hij of zij de foto kan uploaden. De oplossing is volledig geïntegreerd in het onboardingproces, zodat nieuwe medewerkers hun foto al vóór hun eerste werkdag kunnen indienen. De oplossing is naadloos geïntegreerd in de bestaande HR-software van het concern. Hierdoor kan het proces direct in de personeelsafdeling worden gestart en worden de verwerkte foto's automatisch naar de software voor het afdrukken van de identiteitskaarten gestuurd. Hierdoor worden handmatige of foutgevoelige stappen tot een minimum beperkt en wordt kostbare tijd bespaard. Terwijl de prijs voor het vastleggen en verwerken van een foto met conventionele systemen ongeveer 35 euro bedraagt, zijn met de digitale oplossing kostenbesparingen van meer dan een factor 10 mogelijk, d.w.z. minder dan 35 cent per foto.

Een ander belangrijk voordeel is de gegevensbeveiliging. Alle gegevens worden met eigen AI-modellen verwerkt in een onafhankelijk, ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Zwitserland. Zo zijn naleving van de regelgeving en bescherming van gevoelige werknemersgegevens te allen tijde gewaarborgd.

Afdelingsoverschrijdende samenwerking

Het project wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen HR/personeelszaken, bedrijfsbeveiliging en facility management. Door de duidelijke taakverdeling en het gebruik van moderne technologie ontstaat een efficiënte, digitale workflow die niet alleen tijd en middelen bespaart, maar ook de kwaliteit en veiligheid van de personeelsbadges garandeert.

Het resultaat: een toekomstbestendig proces dat complexe vereisten eenvoudig, snel en kostenefficiënt oplost – een echte aanwinst voor elke moderne onderneming.