De vijf beste manieren om foto's te verzamelen

Door talloze projecten in meer dan tien jaar en met enkele miljoenen ID-foto's hebben we waardevolle ervaring opgedaan en in dit artikel willen we graag de verschillende opties voor het inkopen van foto's belichten.

Geschiedenis

Voordat we Photo Collect oprichtten, werkten we een aantal jaren op het gebied van kaartpersonalisatie en ondervonden we dat het beeldvastleggingsproces vaak het grootste onopgeloste knelpunt is bij de productie van ID-kaarten. In een project om de ID-kaarten van een groot Zwitsers bedrijf volledig te vernieuwen, reisden zeven teams van twee studenten door het hele land van locatie naar locatie met hun apparatuur (camera, fotodoos, achtergrond) om foto's te maken van alle werknemers. Hoewel het proces enkele weken in beslag nam, was het niet mogelijk om alle werknemers op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen voor een foto. Een logistieke nachtmerrie, duur en zonder bevredigend resultaat. Voor bedrijven die geografisch verspreid zijn over verschillende regio's of tijdzones is de uitdaging nog groter en wordt het proces al snel ingewikkeld en duur. Zonder een gestandaardiseerd proces is uniforme beeldregistratie vrijwel onmogelijk. Als antwoord op deze behoefte hebben we Photo Collect ontwikkeld.

Mogelijke inzamelkanalen

Om het fotoproces zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we verschillende kanalen ontwikkeld waarlangs een foto kan worden ingezonden. Het beste van alles is dat de kanalen afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gebruikt, parallel of na elkaar.

• Weten we het e-mailadres van de werknemer? Dan kunnen we een e-mail sturen met een uploadlink van Photo Collect . 
• ... of een sms met dezelfde link als het mobiele telefoonnummer bekend is. 
• Als we alleen het postadres hebben, kunnen we een brief met een QR-code sturen.
• Werknemers die door een poort of receptie moeten, kunnen daar worden vastgelegd met de app Photo Collect .
• ... of je kunt de zelfbedieningskiosk met de Photo Collect ter plaatse gebruiken.

De vijf kanalen in detail

1. BYOD- Breng je eigen apparaat mee

De smartphone is het meest gebruikte kanaal bij Photo Collect, omdat het gedecentraliseerde verzamelen van foto's van werknemers mogelijk maakt en schaalbaar is in termen van hoeveelheid. De persoon die een foto moet insturen, gebruikt gewoon zijn eigen smartphone om de foto te maken en te uploaden. De persoon heeft geen app of login nodig, maar kan de Photo Collect gewoon uploaden via een gepersonaliseerde link die Photo Collect in zijn browser genereert. Het proces is in slechts twee minuten voltooid.

De communicatiekanalen e-mail en sms zijn geïntegreerd in Photo Collect . Een voordeel van het versturen van links per e-mail of sms ten opzichte van een brief is de mogelijkheid om automatische, laagdrempelige herinneringen te versturen als de foto na een bepaalde periode nog niet is ingestuurd.

E-mail of sms - elke verzendmethode heeft voor- en nadelen. Een sms is direct zichtbaar en wordt ontvangen op het apparaat waarmee de foto is gemaakt. Mobiele telefoonnummers van medewerkers ontbreken echter vaak. Een e-mailadres daarentegen is bijna altijd beschikbaar, maar de gebruiker moet idealiter overschakelen naar zijn mobiele telefoon om de foto te maken (we maken het overschakelen gemakkelijker door een QR-code weer te geven). Het kiezen van de juiste combinatie van communicatiekanalen is een belangrijk onderdeel van het plannen van het verzamelproces.

2. fotokiosk op de locatie

De fotokiosk wordt gebruikt om zelf foto's te nemen. De persoon hoeft alleen maar zijn identificatienummer in te voeren en kan dan de foto nemen. Net als bij de app wordt de achtergrond van de foto direct op het apparaat verwijderd met behulp van een dieptesensor (infrarood) - er is dus geen klassiek fotokastje nodig, elke muur (inclusief baksteen, beton) kan als achtergrond dienen. De fotokiosk is gemaakt van eikenhout (massief hout) en is duurzaam handgemaakt in Zwitserland. Hij werkt 24 uur op batterijen en heeft geen kabels nodig.

3. mobiele app op de locatie

Als er een fysiek contactpunt is, zoals een receptie, secretariaat of kaartverkoop, kan de app Photo Collect worden gebruikt om foto's vast te leggen. Een verantwoordelijke persoon in het bedrijf gebruikt de app om de foto's van de werknemer vast te leggen en te uploaden. Het identificatienummer van de persoon kan worden gescand met behulp van OCR van een bestaand document, de bestaande oude ID-kaart of van het computerscherm. De app Photo Collect is beschikbaar voor Android en iOS.

4. webcam

Opnemen via een webcam is geïntegreerd in Photo Collect , maar wordt alleen aanbevolen in uitzonderlijke gevallen, omdat de kwaliteit van webcams vaak onvoldoende is in vergelijking met camera's in smartphones of andere apparaten. We adviseren onze klanten graag bij de keuze van een geschikte camera.

5. Importeren van bestaande foto's

Bestaande afbeeldingsdatabases kunnen worden geïmporteerd en gestandaardiseerd in Photo Collect met behulp van de bulkuploadfunctie. Bestaande afbeeldingen profiteren van kwaliteitsverbetering door automatische rotatie, een gestandaardiseerde afbeeldingssectie en automatische achtergrondverwijdering. Dit duurt minder dan een seconde per foto.

Conclusie

Voor elke klant en elke situatie moet de optimale combinatie van kanalen voor het registratieproces worden gevonden. In het geval van SwissPass worden klanten gevraagd om te uploaden via sms. Ze gebruiken hun eigen apparaat om een foto te maken en deze te uploaden. Dit houdt het proces aan de balie zeer efficiënt, omdat de medewerker gewoon de sms activeert en de klant het proces thuis kan voltooien. Veel bedrijven geven de voorkeur aan een combinatie van verschillende kanalen. Uitnodigingen per e-mail worden vaak gebruikt om foto's in de bedrijfsomgeving te verzamelen. Uitnodigingen per brief worden gebruikt om werknemers te bereiken die geen toegang hebben tot e-mail. Directe uploads zijn populair voor het verzamelen van professionele foto's van managers. Deze maatregel wordt vaak geflankeerd door een fotokiosk op locatie, zodat werknemers indien nodig kunnen overschakelen op een door het bedrijf verstrekt apparaat.

Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor uw proces van het vastleggen van foto's te bespreken.