En eventos, ferias y conferencias, una tarjeta de identificación profesional es mucho más que una simple etiqueta con el nombre. Es una tarjeta de identificación, un control de acceso, una herramienta para establecer contactos y un elemento visual de marca. Los visitantes, expositores, ponentes y personal deben ser fácilmente reconocibles para agilizar los procesos de registro, garantizar la seguridad y permitir que el evento se desarrolle sin problemas. Para ello es fundamental disponer de una foto del participante de alta calidad y consistente, que esté correctamente almacenada en el sistema del evento.

Sin embargo, en la práctica, este proceso suele ser sorprendentemente caótico: los expositores envían selfies por correo electrónico, los miembros del equipo envían fotos a través de Messenger, las imágenes se almacenan en docenas de carpetas y, poco antes del inicio del evento, los equipos organizadores tienen que realizar laboriosas tareas de edición, clasificación y carga manual en los sistemas de venta de entradas. El flujo de trabajo de registro de eventos se ve enormemente afectado por ello, especialmente en el caso de grandes eventos o conferencias internacionales.

Photo Collect ofrece a los organizadores de eventos, empresas feriales y agencias una solución totalmente digital y escalable para capturar, verificar e integrar automáticamente en los sistemas de eventos las fotos de los participantes, las identificaciones del personal y las fotos de las entradas. De este modo, el registro, la impresión de acreditaciones y la gestión de accesos se vuelven más rápidos, seguros y sencillos.

Captura flexible de fotos para visitantes, expositores, personal y ponentes

Los eventos tienen una dinámica especial: muchos participantes, diferentes roles, invitados internacionales, proveedores de servicios cambiantes y mucha presión de tiempo. Photo Collect registrar a todos estos grupos de personas en un único flujo de trabajo fotográfico para eventos claramente estructurado.

Los visitantes y participantes en la conferencia reciben un enlace de carga personalizado por correo electrónico o SMS durante el registro previo al evento. Con un solo clic , pueden tomar y cargar su foto de participante directamente con su smartphone, sin necesidad de una aplicación ni de iniciar sesión. De este modo, los equipos del evento disponen de todos los datos necesarios para la impresión de acreditaciones, la venta de entradas y la seguridad antes incluso de que comience el evento.

En ferias y grandes eventos se pueden instalar además se pueden utilizar quioscos fotográficos , por ejemplo, en las entradas, en el servicio de expositores o en el check-in del personal. Los participantes se identifican mediante un código QR, un número de entrada o un ID de expositor y crean su foto de participante en pocos segundos. Estas estaciones son especialmente útiles para los miembros del personal, los equipos de seguridad o los voluntarios, ya que necesitan continuamente nuevas identificaciones.

Los equipos internos, como el mostrador de registro, el personal de seguridad del evento o los responsables de voluntarios, también pueden tomar fotos con la aplicación Photo Collect, por ejemplo, durante el registro in situ, el intercambio de acreditaciones o el acceso a las zonas VIP o entre bastidores.

Procesamiento automático de imágenes para insignias de eventos y pases de ferias

Tras la captura, la plataforma se encarga automáticamente de todos los pasos del procesamiento de imágenes. Photo Collect el rostro, posiciona la cabeza correctamente, elimina fondos molestos y aplica un formato uniforme, ideal para tarjetas de identificación de conferencias, tarjetas de identificación de expositores, identificaciones de tripulación o pases VIP. Los organizadores pueden almacenar su diseño de identidad corporativa para que todas las fotos se ajusten al estilo del evento. También pueden hacer que se comprueben según las normas de la OACI o la norma ISO/IEC 19794-5.

Para eventos con requisitos especialmente estrictos en materia de niveles de seguridad o acceso del personal, se dispone de un control de calidad manual. Los equipos de eventos pueden revisar rápidamente las fotos y enviar automáticamente una nueva solicitud de carga. De este modo, la calidad de las fotos se mantiene constantemente alta, incluso con un gran número de participantes.

Integración perfecta en sistemas de venta de entradas, facturación y acceso

Para que el registro en el evento funcione sin problemas, Photo Collect exporta automáticamente Photo Collect las fotos finales a plataformas de venta de entradas y registro, o a sistemas de control de acceso, impresión de tarjetas de identificación y escaneo de clientes potenciales. La asignación se realiza mediante el número de entrada, el código de registro, el ID de la tarjeta de identificación o la identificación del expositor.

Los pasos intermedios manuales, como guardar fotos en carpetas, intercambiar correos electrónicos o cargar manualmente en sistemas de impresión o registro, se eliminan por completo. Todo el proceso se transforma en un flujo de trabajo de registro de eventos limpio, escalable y documentado, que funciona tanto in situ como de forma remota.

Escalabilidad para ferias, grandes eventos y conferencias internacionales

Los grandes eventos plantean retos específicos: miles de participantes, inscripciones internacionales, diferentes tipos de acreditaciones (ponentes, VIP, expositores, personal), actualizaciones diarias en las aplicaciones del evento y frecuentes reemitidos de acreditaciones. Photo Collect se ha desarrollado para hacer frente a situaciones de gran volumen antes y durante los eventos.

Ya sea una conferencia internacional de ventas, una feria comercial, un festival de música, un evento gubernamental o un evento deportivo, Photo Collect procesar decenas de miles de fotos de participantes por evento sin necesidad de recursos adicionales.

Protección de datos y seguridad para eventos

Las fotos son datos personales con especial relevancia para la identidad y la seguridad. Photo Collect todas las imágenes exclusivamente en centros de datos suizos con certificación ISO 27001, utiliza sus propios modelos de inteligencia artificial, cifra todas las vías de transmisión y borra los datos automáticamente una vez finalizado el proyecto. Gracias a estrictos conceptos de roles y derechos, los equipos de registro, los organizadores y el personal de seguridad solo tienen acceso a lo que necesitan.

De este modo, la plataforma cumple sin problemas los requisitosGDPR y la DSG, un criterio importante para las agencias de eventos internacionales y los organizadores de ferias.

La solución más moderna para insignias de eventos, fotos de participantes y registro

Photo Collect los organizadores de eventos y ferias la base digital perfecta para fotos profesionales de los participantes, acreditaciones coherentes, procesos rápidos in situ y flujos de trabajo seguros. Todo el ciclo de vida de las acreditaciones se automatiza, es escalable y fiable, lo que hace que el registro, los procesos de seguridad y los flujos de visitantes sean mucho más eficientes.

Para conferencias, festivales, ferias y eventos corporativos, Photo Collect es Photo Collect nuevo estándar para procesos de identificación de eventos modernos, fáciles de usar y que cumplen con la normativa de protección de datos.

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