Cambio de marca sin sesión fotográfica: ID-ware sobre Photo Collect

ID-ware Group se ha especializado en la gestión de la identidad física y el control de accesos. Con la suite PIAM, la empresa ofrece gestión de credenciales OCMS, gestión de accesos, gestión de visitantes y de empresas externas, así como personalización de tarjetas, hardware y servicios de proyectos. Su cartera de clientes está compuesta por empresas industriales, universidades, entidades financieras, hospitales y operadores de infraestructuras críticas. La empresa participa en el programa TISAX y todos sus procesos cuentan con la certificación ISO 9001 e ISO 27001.

Alexander Biederer lleva unos seis años trabajando en ID-ware y, anteriormente, ocupó durante muchos años diversos puestos de ventas en el mismo sector. Por ello, conoce ambas perspectivas: las necesidades de los clientes finales y las prestaciones reales que un integrador debe ofrecer en un proyecto.

«Utilizamos Photo Collect una y otra vez en proyectos de colaboración, como por ejemplo con un prestigioso fabricante de automóviles bávaro. Allí se nos presentó la oportunidad de encargarnos de la planificación y la gestión de las tarjetas de identificación. En este contexto, también hemos apostado por una colaboración con Photo Collect ».

Antes de nada: fotos dentro de las posibilidades de cada uno

Quien integra los sistemas de identificación es, en última instancia, también el responsable del diseño de la tarjeta. No porque forme parte del alcance de los servicios, sino porque sin foto no se puede crear ninguna tarjeta de identificación. ID-ware ha ido improvisando en este aspecto durante años.

«Antes, esto se abordaba de una forma mucho menos profesional. Dentro de nuestras posibilidades, hacíamos fotos, en algunos casos incluso en el propio lugar de los hechos. Eso resultaba realmente muy práctico. Cumplía su función, pero, en definitiva, lo que importa es un alto grado de automatización, un esfuerzo mínimo y la máxima comodidad para el cliente».

Esta es la descripción más sincera de un problema que apenas aparece en las licitaciones. La tarjeta, el sistema de gestión de tarjetas y el control de acceso se especifican con precisión. La forma en que se introducirán las 5.000 fotografías de personas en el sistema se aclarará «durante el proyecto». En la práctica, esto significa: coordinar reuniones, organizar las instalaciones, contactar con las personas y retocar las fotos. Un trabajo no remunerado que recae sobre el integrador.

El proyecto de cambio de marca: registro local, fotos en el sistema del cliente

El fabricante de automóviles no estaba interesado en incorporaciones puntuales, sino en una sustitución completa de los carnés de identidad. Los proyectos de cambio de marca suponen la mayor prueba de fuego para cualquier proceso de registro: una gran parte de la plantilla necesita una nueva fotografía válida en un plazo determinado, y la fecha de puesta en marcha ya está fijada antes de que se disponga de la primera fotografía.

ID-ware se encargó de la captura de imágenes y las envió a Photo Collect , y las imágenes finalizadas se incorporaron inmediatamente al sistema del cliente. Entre otras cosas, se utilizó el «quiosco fotográfico», una estación de autoservicio in situ que funciona sin conexión a Internet. Este canal resulta adecuado para todos los empleados de la planta que, o bien no tienen acceso a una dirección de correo electrónico corporativa, o bien no pueden utilizar su smartphone en la zona de producción. Siempre que sea posible, el registro se realiza simultáneamente a través del enlace personalizado en el propio móvil, sin necesidad de aplicación ni de iniciar sesión.

El proceso subyacente es el mismo en ambos casos: carga, validación mediante IA de la nitidez, la iluminación, la posición de la cabeza y el fondo, control de calidad manual, recorte y cambio de fondo. El sistema de gestión de tarjetas obtiene finalmente una imagen apta para la impresión que cumple con las normas de la OACI y la ISO. En el mismo proceso, se pueden revisar y normalizar los fondos antiguos existentes, lo que evita tener que volver a digitalizar por completo las bases de datos fotográficas existentes.

Para hacerse una idea de la eficacia de la comprobación previa automática: en la práctica, ofrece aproximadamente cinco veces más imágenes directamente utilizables que una subida sin procesar. Cuando se trata de cambiar la identificación de varios miles de personas, precisamente este aspecto es decisivo para poder cumplir con el plazo.

Por qué la automatización sirve aquí como argumento de venta

Para un integrador, la captura fotográfica no supone una oportunidad de negocio, sino un riesgo. Es la fase del proyecto que menos se puede planificar y que más se sale de control.

«Si se puede llevar todo esto a la práctica de forma espontánea, supone una ventaja enorme: ahorra dinero y tiempo, y es sumamente eficiente».

El aspecto fundamental es adónde va a parar ese esfuerzo. Su transferencia al cliente no se realiza a través del integrador, sino que se lleva a cabo, en su mayor parte, de forma automatizada. El cliente final envía una invitación o configura un quiosco, los empleados se encargan del resto en menos de dos minutos y la autorización recae en el cliente. En entornos industriales y de producción, esta es la diferencia entre un proyecto secundario y una campaña fotográfica de varias semanas con planificación de turnos.

El momento decisivo: la reunión sobre el proyecto con el cliente final

El éxito de una relación no se aprecia en el momento de la entrega, sino en retrospectiva.

«La colaboración ha sido excelente. Ha reinado un ambiente de verdadera colaboración entre Photo Collect, ID-ware y, por supuesto, el cliente final. Que siga así, y espero con ilusión muchos más proyectos buenos y exitosos».

«El momento más bonito es aquel en el que se repasa un proyecto de este tipo junto con el cliente y se descubre que la valoración por su parte también es muy positiva: que la colaboración ha sido un gran éxito y que la calidad es excelente».

La evaluación de una solución de emisión de documentos de identidad no se realiza el día de la puesta en marcha, sino en función del número de consultas, reclamaciones y reimpresiones que se produzcan a partir de entonces.

Qué conclusiones pueden extraer los integradores de todo esto

El caso de ID-ware se puede resumir en tres puntos:

El registro constituye el único paso no estructurado en una cadena que, por lo demás, está controlada. La suite PIAM, la personalización y el control de acceso se han especificado y probado. La imagen de la persona procede de una fuente externa. Photo Collect no sustituye a estos componentes, sino que cubre precisamente esa laguna y proporciona el resultado a través de REST-API, sFTP o ZIP, con cifrado OpenPGP si se desea.

El «rebadging» requiere el uso simultáneo de varios canales. No hay una única forma de llegar a la oficina, la planta de producción, las instalaciones externas y las empresas externas. La aplicación, el código QR, el quiosco y el smartphone se integran en una misma plataforma y utilizan los mismos criterios de calidad.

El cliente final ve las ventajas; el argumento está dirigido al socio. Quien se encarga de la obtención de las fotografías gana confianza en el proyecto y reduce un posible motivo de reclamaciones. El artículo sobre IDENTA y las casi 30 000 fotografías de documento de identidad en una jornada laboral ilustra cómo funciona otro modelo de colaboración.

Los más afectados son, sobre todo, los proveedores de sistemas de gestión de tarjetas y PIAM, los integradores de soluciones de control de accesos y registro de horarios, los fabricantes de tarjetas, así como los proveedores de universidades, empresas de transporte y organismos públicos. Todos ellos dependen de la imagen de la persona, pero no obtienen ningún beneficio económico de ello.

Una nota sobre la base de datos

Las imágenes de personas se consideran datos que merecen una protección especial. En el caso de los clientes de los sectores industrial, de servicios financieros e infraestructuras críticas, la cadena de tratamiento forma parte integrante de la evaluación de la contratación. Photo Collect se aloja en un centro de datos con certificación ISO 27001 en Suiza, donde cada cliente dispone de su propia instancia. Los modelos de IA se han desarrollado internamente; no se utilizan servicios en la nube extranjeros ni IA generativa. Los rostros se controlan y se recortan, pero no se modifican. Las mismas normas se aplican también a los quioscos de autoservicio, independientemente de su ubicación.

Colabora como socio

Si está integrando sistemas de identificación y acceso, colaborando en proyectos de renovación de tarjetas de identificación o fabricando tarjetas de identificación, y la captura de imágenes supone actualmente un esfuerzo que no se factura: analicemos juntos cómo podría ser una integración en su caso. En menos de dos minutos podrá comprobar usted mismo, con una foto de prueba, cómo es el proceso para sus clientes.

Los tres modelos de colaboración —integración, distribución e intermediación— se describen con más detalle en la página dedicada a los socios.

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