Los quioscos de autoservicio y las cabinas fotográficas forman ya parte del día a día de muchas empresas. Ya sea para fotos de los empleados, tarjetas de identificación o controles de acceso, una breve visita al quiosco fotográfico o a la cabina fotográfica suele sustituir a la laboriosa tarea de organizar a los fotógrafos o al registro manual de fotos en la oficina de RR. HH. Sin embargo, cuanto más se automatizan los procesos, más se hace patente una pregunta:

¿Qué ocurre realmente con los datos? ¿Y los quioscos de autoservicio cumplen realmente con la normativa de protección de datos?

Muchas empresas subestiman la sensibilidad de los datos de imagen. Una foto puede parecer inofensiva, pero, en realidad, se trata de datos biométricos que están sujetos al nivel de protección más estricto del GDPR de la Ley suiza de protección de datos.

En este artículo analizaremos más a fondo: ¿cuáles son los riesgos?, ¿qué deben tener en cuenta las empresas? y ¿cómo garantiza una solución como Photo Collect garantiza que la eficiencia y la protección de datos vayan de la mano a la perfección?

Por qué los quioscos de autoservicio se convierten en un riesgo si no se protege la privacidad

Los quioscos fotográficos de autoservicio están pensados para facilitarnos la vida. Sin embargo, los sistemas mal diseñados desde el punto de vista técnico pueden convertirse rápidamente en un problema.

Errores habituales en materia de protección de datos en los sistemas de quiosco tradicionales

• Las fotos se guardan en el dispositivo y no se borran inmediatamente
  
  
• Las conexiones no están cifradas
  
  
• No existe una gestión clara de usuarios o roles
  
  
• No se sabe dónde se procesan los datos, ni durante cuánto tiempo
  
  
• Falta de eliminación automática o copias de seguridad en sistemas poco seguros
  
  

Para las empresas que expiden carnés de identidad o gestionan accesos relacionados con la seguridad, esto es una pesadilla. Al fin y al cabo, incluso las pequeñas vulnerabilidades pueden dar lugar a graves violaciones de la protección de datos.

Cómo Photo Collect garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos en sus Photo Collect

Photo Collect desarrollado precisamente para hacer frente a este reto: una solución moderna y totalmente conforme con la normativa de protección de datos para la captura y el tratamiento de fotografías de los empleados, ya sea a través de un smartphone, una aplicación o un quiosco de autoservicio.

Y sí: no solo funciona de manera eficiente, sino también de forma segura. Muy segura.

1. Alojamiento web en Suiza: el tratamiento de datos se realiza dentro del país

Todos los datos se almacenan en un centro de datos con certificación ISO 27001 en Suiza . Esto significa que:

• Vigilancia las 24 horas del día
  
  
• Controles de acceso por niveles
  
  
• Los más altos estándares en redundancia de servidores
  
  

Para las empresas, esto significa: No hay externalización a terceros países, sin riesgo de la Ley CLOUD, sin rutas de datos ocultas.

2. Seudonimización en lugar de nombres reales

Un aspecto especialmente importante: Photo Collect necesita nombres para procesar las fotos. Cada registro recibe un identificador técnico único, independiente de cualquier información personal.

De este modo, se reduce considerablemente el riesgo para los empleados: incluso si alguien obtuviera acceso sin autorización, los datos carecerían prácticamente de valor.

3. Captura segura de fotografías en modo quiosco

El quiosco Photo-Collect funciona en el llamado «Acceso guiado» de iOS. Este modo garantiza:

• No se puede abrir ninguna otra aplicación
  
  
• No se guardan datos localmente en el dispositivo
  
  
• El iPad solo puede utilizarse para el quiosco de fotos
  
  

Para las empresas, esto significa: máximo control sin complicaciones técnicas.

4. Transmisión totalmente cifrada (TLS 1.3)

Ya sea en el quiosco, en la aplicación o en el navegador web: todas las conexiones se realizan a través de TLS 1.3, el estándar más avanzado para la comunicación cifrada. Ninguna foto se transmite por la red sin cifrar. Y punto.

5. Gestión rigurosa de roles y derechos

Mientras que algunas soluciones hacen que todos los datos sean visibles para todo el mundo, Photo Collect sigue Photo Collect concepto claro: el menor acceso posible, solo el necesario.

Papeles como:

• Control de calidad
  
  
• Adquisición
  
  
• Exportación
  
  
• Admin
  
  

están claramente separados entre sí.

De este modo, todas las empresas saben en todo momento quién puede ver qué datos y quién no.

6. Eliminación automática y minimización de datos

En cuanto se exporta correctamente una foto, esta se elimina automáticamente. Los metadatos desaparecen a más tardar a los 90 días (o antes, si así se desea).

7. Control de calidad basado en la inteligencia artificial

Otra ventaja: la comprobación de imágenes se realiza automáticamente en segundo plano:

• Postura de la cabeza
  
  
• Nitidez de la imagen
  
  
• Iluminación
  
  
• Fondo
  
  
• Visibilidad del rostro
  
  

De este modo, no es necesario revisar manualmente los datos brutos confidenciales, lo que supone una verdadera ventaja en materia de protección de datos y eficiencia.

¿Qué significa esto para las empresas?

En resumen:
Photo Collect una experiencia de usuario fluida con la máxima protección de datos.

Las empresas se benefician de:

• Fotografías de personal uniformes y profesionales
  
  
• Tramitaciones más rápidas para los documentos de identidad
  
  
• Menos tareas manuales para RR. HH.
  
  
• Protección de datos transparente y sujeta a auditoría
  
  
• Menor riesgo con datos de imágenes sensibles
  
  

¿Y los empleados?
Les encanta poder subir fotos de forma sencilla, cómoda y autónoma, sin necesidad de un fotógrafo ni de esperas, simplemente a través de un enlace o directamente en el quiosco.

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