20 000 documentos de identidad sin una sola sesión fotográfica: cómo Krones ha digitalizado el proceso de expedición de documentos de identidad

Quien da empleo a más de 21 000 personas en todo el mundo no gestiona fotos, sino un proceso. En Krones AG, este proceso se llevó a cabo durante años a través de un servicio propio de fotos y carnés: concertar una cita, acudir en persona, hacerse la foto e introducirla manualmente en el sistema. Hoy en día, la foto ya está en el sistema antes de que un nuevo empleado o una nueva empleada vea por primera vez la puerta de la fábrica.

La empresa

Krones AG, con sede en Neutraubling, cerca de Ratisbona, es un proveedor de sistemas para la industria de bebidas y alimentos. Su cartera de productos abarca desde la tecnología de procesos, pasando por el embotellado y el envasado, hasta la intralogística, el reciclaje de plásticos y los servicios digitales. El grupo cuenta con más de 100 centros en todo el mundo y más de 21 000 empleados.

En un grupo industrial de este tamaño, la tarjeta de identificación del empleado no es un documento administrativo, sino un instrumento de seguridad: regula el acceso a las fábricas, las naves de montaje y las áreas de desarrollo. Por lo tanto, la responsabilidad recae en el departamento de seguridad del grupo.

La situación inicial: una cita, un lugar para hacer fotos, un cambio de medio

«Antes teníamos una oficina de fotos y documentos de identidad a la que había que acudir en persona. Cada nuevo empleado tenía que concertar una cita. Allí se le tomaba una foto y luego se introducía manualmente en nuestro sistema».

Ari Schuster, responsable de seguridad de Krones AG

Este proceso genera tres tipos de costes que rara vez se tienen en cuenta de forma conjunta:

Coordinación. Cada entrada supone una cita, una consulta y un seguimiento en caso de cancelación.

Obligación de asistencia. La foto solo se toma en el lugar donde se encuentra el punto de fotografía. Quien empiece en otro lugar o pase directamente a la sesión introductoria el primer día, tendrá que esperar a recibir su carné.

Cambio de soporte. La transferencia manual al sistema de documentos de identidad es una tarea que no aporta valor añadido y que hay que realizar con cada una de las fotografías.

Si solo hay unas pocas entradas a la semana, es asumible. Pero si se trata de un cambio de identificaciones a nivel de todo el grupo, ya no lo es.

El motivo: un proyecto de intercambio de más de 20 000 documentos de identidad

«Teníamos por delante un proyecto de sustitución de carnés en toda la empresa, con 20 000 carnés».

Los proyectos de sustitución de tarjetas de identificación son proyectos con fecha límite. Todas las tarjetas vigentes hasta ese momento pierden su validez en una fecha determinada, y todas las nuevas deben estar producidas y distribuidas antes de esa fecha. El cuello de botella casi nunca se encuentra en la impresora de tarjetas ni en el sistema de control de acceso. Se encuentra en la obtención de las fotografías, ya que es el único paso que requiere la participación de cada persona.

En Photo Collect , Krones no llegó a través de una licitación, sino a través del Peer-Group:

«Otra empresa ya se había enfrentado a una situación similar con 50 000 documentos de identidad y nos recomendó Photo Collect ».

La solución: la foto se entrega antes del primer día de trabajo

En lugar de acelerar el proceso actual, Krones lo ha invertido. La captura de fotografías se traslada al inicio del proceso de incorporación, alejándose de la puerta de la fábrica y acercándose a la persona.

«Utilizamos Photo Collect para las tarjetas de identificación de nuestros empleados, con el fin de tomar las fotos para el proceso de incorporación. Así, ya disponemos de la foto antes del primer día de trabajo y podemos crear la tarjeta de identificación».

Técnicamente, esto se lleva a cabo a través del canal BYOD de Photo Collect: la persona que accede recibe un enlace personalizado y se hace una foto con su propio smartphone, sin necesidad de ninguna aplicación ni de iniciar sesión. A continuación, el análisis de imágenes comprueba la nitidez, la iluminación, la posición de la cabeza y el fondo, recorta automáticamente la imagen al formato necesario y envía la imagen final al sistema de destino. Los modelos que lo hacen posible son de desarrollo propio, no funcionan de forma generativa y no modifican el rostro.

Para los nuevos usuarios que no dispongan de dirección de correo electrónico o para quienes se incorporen más tarde in situ, el quiosco fotográfico sigue estando disponible como segundo canal. La transferencia a los sistemas posteriores se realiza, a elección, mediante ZIP, sFTP, la integración PIAM existente o a través de la API REST.

El resultado

«Ahorramos mucho tiempo, ya que ya no hay que concertar citas. Cada uno puede grabarlo cómodamente desde casa o desde cualquier otro lugar, y se importa automáticamente a nuestro sistema».

De este modo, desaparecen precisamente los tres componentes de costes de la situación inicial:

A modo de referencia, según los datos recopilados en toda la plataforma entre todos los clientes de Photo-Collect: la mediana desde la recepción del enlace hasta la publicación de la foto es inferior a dos minutos. En el control de calidad opcional, solo se vuelve a solicitar, de media, entre el 2 % y el 4 % de las imágenes. En total, la plataforma ha procesado hasta la fecha más de cuatro millones de fotos.

Un grupo empresarial alemán, fabricación suiza

Dado que Krones está sujeta a la legislación europea en materia de protección de datos, el lugar de tratamiento forma parte de la decisión. Todas las fotografías se procesan exclusivamente en Suiza, en un centro de datos con certificación ISO 27001, en una instancia dedicada por cliente. Para la transferencia desde la UE a Suiza basta con la decisión de adecuación prevista en el artículo 45 GDPR; no se requieren cláusulas contractuales tipo adicionales. Y para su uso en la propia tarjeta de identificación no se necesita un consentimiento específico de los empleados.

Tres conclusiones para los responsables de seguridad y de recursos humanos

La tarjeta solo es tan rápida como la foto. La producción de tarjetas, los permisos de acceso y el mantenimiento del sistema se pueden planificar. La obtención de la foto no se puede planificar, siempre que dependa de una cita presencial.

Un proyecto de sustitución es un proyecto fotográfico. Quien tenga que sustituir 20 000 documentos de identidad necesita 20 000 fotografías válidas en un plazo muy concreto. Y es precisamente ahí donde un modelo basado en plazos ya no resulta viable.

El verdadero beneficio reside en el día a día. El proyecto de intercambio es el motivo, la incorporación es el beneficio. En Krones, una vez finalizado el proyecto, el canal digital sigue siendo la vía estándar para todas las nuevas incorporaciones.

Tu proceso de identificación, tu número

Ya sean 200, 2.000 o 20.000 documentos de identidad: el coste por foto es la cifra que permite hacer cálculos. Si se multiplica por el número de visitas al año, enseguida se obtiene una idea de lo que cuesta realmente un modelo con cita previa.

Pruebe usted mismo el proceso de registro con una foto propia o hable con nosotros sobre su proceso de expedición de documentos de identidad. Le mostraremos, basándonos en sus cifras, cómo se pueden automatizar el registro, la comprobación y la entrega.