Capturar fotos de los empleados de forma moderna: cómo los equipos de RRHH pueden automatizar su flujo de trabajo fotográfico y ahorrar tiempo.

Las fotos de los empleados son habituales en muchas empresas. Son esenciales para la creación de tarjetas de identificación, para sistemas de acceso, directorios digitales de empleados o para su uso en sistemas de RRHH. Sin embargo, lo que a primera vista puede parecer un detalle sin importancia, supone un esfuerzo considerable para muchos departamentos de RRHH. Coordinar plazos, fotógrafos externos caros, calidad de imagen inadecuada, formatos diferentes... todo ello da lugar a procesos ineficaces que inmovilizan tiempo y recursos valiosos.

Hoy en día, existen soluciones modernas con las que fotos de empleados pueden capturarse digitalmente, automatizarse y procesarse respetando la normativa de protección de datos. Una de ellas es Photo Collect - una plataforma de software especializada que simplifica y acelera todo el flujo de trabajo de fotos de empleados para los equipos de RRHH.

Por qué las fotos digitales de los empleados son más que una moda

En tiempos de creciente digitalización y modelos de trabajo híbridos, aumentan los requisitos de procesos de RRHH flexibles y eficientes. Al mismo tiempo, crece la demanda de calidad de las fotos de los empleados, ya sea para la comunicación profesional de la empresa o por motivos de identificación y seguridad.

Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en los procesos tradicionales para la gestión de fotografías. A menudo, las imágenes se recopilan por correo electrónico, se comprueban manualmente y se cargan a mano en los sistemas. Esto es propenso a errores, lento y problemático desde el punto de vista de la protección de datos.

Las soluciones digitales pueden ayudar en este sentido. Permiten capturar fotos de los empleados de forma centralizada, automática y sin discontinuidad de medios, independientemente de si los empleados están en la oficina, trabajan desde casa o se encuentran en ubicaciones internacionales.

Las ventajas de la captura digital de fotos para los departamentos de RRHH

Photo Collect ofrece a los equipos de RRHH una solución totalmente basada en la nube para la recogida estandarizada de fotos de retratos, en servidores suizos. La plataforma permite recopilar fotos a través de varios canales: por ejemplo, mediante un enlace personalizado por correo electrónico o SMS, a través de una aplicación de autoservicio o mediante sistemas de quiosco fijos en la empresa. Las siguientes ventajas hacen que la solución resulte especialmente atractiva para su uso en RRHH:

1. gran ahorro de tiempo y costes

Photo Collect elimina la necesidad de organizar sesiones fotográficas, hacer un seguimiento de los empleados o comprobar manualmente las fotos enviadas. En su lugar, todos los empleados reciben automáticamente una invitación para enviar fotos, que incluye una función de fecha límite y recordatorio. Los tiempos de respuesta son cortos: el tiempo medio desde que se abre el enlace hasta que se termina de subir la foto es inferior a dos minutos.

2. grabación independiente de la ubicación: ideal para equipos híbridos

Los empleados se hacen fotos a sí mismos, en el trabajo, en casa o mientras se desplazan. Funciona con cualquier smartphone o tableta con conexión a Internet, sin necesidad de instalar una aplicación. También hay disponibles quioscos de autoservicio que pueden instalarse, por ejemplo, en la recepción. Las bases de datos fotográficos existentes también pueden normalizarse a través de la plataforma. Encontrará más información aquí.

3. control de calidad automático y tratamiento de imágenes

Un algoritmo de IA integrado comprueba cada foto según criterios definidos(normas OACI e ISO): Nitidez de la imagen, iluminación, pose de la cabeza, reconocimiento facial, fondo. Si una foto no cumple las especificaciones, se solicita automáticamente una nueva carga, hasta tres veces. El software también elimina automáticamente el fondo, centra y escala la cara y convierte la foto al formato deseado. Puede obtener más información sobre el control de calidad aquí.

4. integración perfecta en los sistemas existentes

Photo Collect admite la conexión a sistemas de RRHH comunes, herramientas de gestión de identidades y soluciones de acceso. Todas las fotos finales pueden procesarse directamente a través de interfaces (REST API), exportaciones automatizadas (ZIP, SFTP) o flujos de trabajo configurados individualmente; por ejemplo, para crear tarjetas de identificación de empleados o mantener perfiles de usuario.

5. protección y seguridad de los datos conforme a las normas más estrictas

La plataforma está alojada en un centro de datos con certificación ISO 27001 en Suiza. Todos los datos se transmiten cifrados, se procesan en función del pedido y se eliminan automáticamente tras la exportación. Por lo tanto, Photo Collect cumple los requisitos del GDPR y de la Ley de Protección de Datos suiza revisada (DSG). Se proporciona seguridad adicional mediante derechos de usuario basados en funciones, autenticación de dos factores y cifrado OpenPGP opcional de los datos de exportación.

Un ejemplo práctico: 20.000 empleados, una herramienta, tres semanas

Una empresa con más de 20 000 empleados del sector industrial utilizó Photo Collect para recopilar y procesar todas las fotos de los empleados para los nuevos carnés de identidad en solo tres semanas. Todo el proceso se realizó a través de varios canales simultáneamente: mediante un enlace de correo electrónico, una aplicación en los departamentos de RRHH y un quiosco de fotos fijo. Las fotos se comprobaron automáticamente, se procesaron y se enviaron directamente al sistema interno de tarjetas de identidad a través de una interfaz.

El resultado: el esfuerzo manual se redujo en un 90 %, la tasa de error en la carga de fotos cayó a menos del 2 % y la aceptación por parte de los empleados superó el 98 %.

Capturar fotos de los empleados de forma moderna es una situación en la que todos salen ganando

La captura digital de fotos no es un lujo, sino un paso lógico hacia la eficiencia de los procesos de RRHH. Soluciones como Photo Collect ayudan a automatizar las tareas rutinarias, garantizan los estándares y, al mismo tiempo, ofrecen a los empleados una forma sencilla y sin barreras de enviar ellos mismos sus fotos. Esto no sólo ahorra tiempo y dinero a las empresas, sino que también mejora la calidad de los datos y el cumplimiento de las normas.

Especialmente en organizaciones en crecimiento o descentralizadas, herramientas escalables como Photo Collect son una ventaja competitiva decisiva. Una vez que haya experimentado lo fácil y seguro que resulta capturar las fotos de los empleados, no querrá volver al método manual.

Pruébelo usted mismo con nuestra demo en: https://www.photocollect.io/demo-upload

‍