Waarom automatisch wissen van gegevens essentieel is voor foto's van werknemers

In tijden van strenge wetten op het gebied van gegevensbescherming, zoals de GDPR en de herziene Zwitserse wet op de gegevensbescherming (CH-DSG), wordt één onderwerp steeds belangrijker: het automatisch wissen van gegevens. Een duidelijke en wettelijk conforme strategie voor het wissen van gegevens is essentieel, vooral voor gevoelige gegevens zoals foto's van werknemers of ID-foto's die worden gebruikt voor ID-kaarten, toegangskaarten of interne telefoonboeken. 

Wettelijke verplichting in plaats van technische extra

Volgens de GDPR en CH-DSG mogen persoonlijke gegevens alleen worden opgeslagen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarna moeten ze worden verwijderd of geanonimiseerd. Dit geldt ook voor ID-foto's, zelfs als deze technisch gezien "slechts" als afbeeldingsbestanden beschikbaar zijn.

Een veelgemaakte fout in bedrijven: Foto's worden na verwerking niet verwijderd - vaak uit gemakzucht, soms uit onzekerheid dat deze beelden ooit weer nodig zullen zijn. Dit kan niet alleen leiden tot onnodige gegevensvoorraden, maar ook tot overtredingen met aanzienlijke boetes.

Automatisering beschermt tegen ongelukken met gegevensbescherming

Het handmatig verwijderen van afbeeldingsgegevens is gevoelig voor fouten. Medewerkers vergeten deadlines, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk of gegevens blijven achter in back-ups of exportmappen. Dit is precies waar het voordeel van automatisch wissen van gegevens ligt - het vermindert risico's, ontlast medewerkers en zorgt voor transparante, traceerbare processen.

Dit is waar Photo Collect om de hoek komt kijken: Zodra een foto met succes is geëxporteerd (bijvoorbeeld voor een ID-kaart van een werknemer), worden de beeldgegevens automatisch verwijderd. Metadata zoals telefoonnummer, IP-adres of beeldanalyseresultaten worden ook uiterlijk 90 dagen na export verwijderd - of eerder indien gewenst. Bedrijven kunnen er dus voor zorgen dat er geen onnodige persoonlijke gegevens opgeslagen blijven.

Vertrouwen creëren door gegevensbescherming

Geautomatiseerd wissen van gegevens is niet alleen een kwestie van naleving, maar ook een signaal naar werknemers en klanten. Respectvol en volgens de regels omgaan met persoonlijke gegevens versterkt het vertrouwen in je eigen organisatie. Dit wordt steeds meer een concurrentievoordeel, vooral in HR-processen, onboarding en toegangsbeheer.

Met Photo Collect profiteren bedrijven van een platform waarin vanaf het begin rekening is gehouden met gegevensbescherming. De software draait in een gecertificeerd Zwitsers datacenter, maakt gebruik van strikte datascheiding (multi-client mogelijkheid) en biedt uitgebreide logging- en controlefuncties. Automatisch wissen is een integraal onderdeel van deze architectuur - geen extra module, maar standaard.