20.000 tesserini senza una sola sessione fotografica: come Krones ha digitalizzato il processo di emissione dei tesserini

Chi impiega oltre 21'000 persone in tutto il mondo non gestisce semplicemente delle foto, ma un processo. Alla Krones AG, per anni questo processo è stato gestito tramite un proprio ufficio dedicato alle foto e ai tesserini identificativi: fissare un appuntamento, presentarsi di persona, scattare la foto, inserirla manualmente nel sistema. Oggi la foto è già nel sistema prima ancora che un nuovo dipendente varchi per la prima volta il cancello dello stabilimento.

L'azienda

La Krones AG, con sede a Neutraubling, nei pressi di Ratisbona, è un fornitore di sistemi per l'industria delle bevande e alimentare. Il suo portafoglio di prodotti spazia dalla tecnologia di processo all'imbottigliamento e al confezionamento, fino all'intralogistica, al riciclaggio della plastica e ai servizi digitali. Il gruppo conta oltre 100 sedi in tutto il mondo e più di 21'000 dipendenti.

In un gruppo industriale di queste dimensioni, il tesserino identificativo del dipendente non è un documento amministrativo, bensì uno strumento di sicurezza: regola l’accesso agli stabilimenti, ai capannoni di montaggio e alle aree di sviluppo. Di conseguenza, la responsabilità in merito spetta al servizio di sicurezza del gruppo.

La situazione di partenza: un appuntamento, un set fotografico, un cambio di supporto

«Prima avevamo un ufficio dedicato alle foto e ai documenti d’identità, dove bisognava recarsi di persona. Ogni nuovo dipendente doveva fissare un appuntamento. Lì veniva scattata una foto, che poi veniva inserita manualmente nel nostro sistema.»

Ari Schuster, responsabile della sicurezza, Krones AG

Questo processo comporta tre tipi di costi che raramente vengono considerati nel loro insieme:

Coordinamento. Ogni ingresso comporta un appuntamento, un accordo, un follow-up in caso di disdette.

Obbligo di presenza. La foto viene scattata solo nel punto in cui si trova la postazione fotografica. Chi inizia in un’altra sede o il primo giorno partecipa direttamente alla sessione introduttiva, dovrà attendere il rilascio del tesserino.

Interruzione del flusso di lavoro. Il trasferimento manuale nel sistema di gestione dei documenti d’identità è un’operazione che non apporta alcun valore aggiunto e che deve essere eseguita per ogni singola foto.

Se si tratta di pochi accessi a settimana, la situazione è gestibile. Ma non lo è più in caso di sostituzione dei badge a livello di gruppo.

Il motivo scatenante: un progetto di scambio che ha riguardato 20'000 documenti d'identità

«Avevamo davanti a noi un progetto di sostituzione dei tesserini a livello di AG che riguardava 20'000 tesserini.»

I progetti di sostituzione dei tesserini sono progetti con una scadenza precisa. Tutti i tesserini esistenti perdono validità a una data prestabilita; tutti quelli nuovi devono essere prodotti e distribuiti entro tale data. Il collo di bottiglia non risiede quasi mai nella stampante per tesserini o nel sistema di accesso, bensì nell’acquisizione delle foto, poiché è l’unica fase che richiede la collaborazione di ogni singola persona.

Krones non è arrivata su Photo Collect tramite un bando di gara, bensì tramite il Peer-Group:

«Un’altra azienda aveva già affrontato una situazione simile con 50'000 documenti d’identità e ci ha consigliato Photo Collect .»

La soluzione: la foto arriva prima del primo giorno di lavoro

Anziché accelerare il processo esistente, Krones lo ha ribaltato. L'acquisizione delle foto viene spostata all'inizio del processo di inserimento, allontanandosi dal cancello dello stabilimento per avvicinarsi alla persona.

«Utilizziamo Photo Collect per i tesserini dei nostri dipendenti, per scattare le foto necessarie al processo di inserimento. In questo modo, prima del primo giorno di lavoro, abbiamo già la foto a disposizione e possiamo procedere alla creazione del tesserino.»

Dal punto di vista tecnico, il processo avviene tramite il canale BYOD di Photo Collect: la persona che accede riceve un link personalizzato e si scatta una foto con il proprio smartphone, senza app e senza effettuare il login. Successivamente, l’analisi dell’immagine verifica la nitidezza, l’illuminazione, la posizione della testa e lo sfondo, ritaglia automaticamente l’immagine nel formato richiesto e la trasmette al sistema di destinazione. I modelli alla base di questo processo sono stati sviluppati internamente, non funzionano in modo generativo e non alterano il volto.

Per gli utenti che accedono senza indirizzo e-mail o per chi si registra in loco all’ultimo momento, il chiosco fotografico rimane disponibile come canale alternativo. Il trasferimento ai sistemi a valle avviene a scelta tramite ZIP, sFTP, l’integrazione PIAM esistente o tramite l’API REST.

Il risultato

«Risparmiamo molto tempo perché non è più necessario fissare appuntamenti. Ognuno può effettuare la registrazione comodamente da casa o da qualsiasi altro luogo, e i dati vengono inseriti automaticamente nel nostro sistema.»

In questo modo, dalla situazione iniziale scompaiono proprio queste tre voci di costo:

Per contestualizzare, considerando tutti i clienti di Photo-Collect su tutta la piattaforma: il tempo mediano che intercorre tra la ricezione del link e l’approvazione della foto è inferiore a due minuti. Nel controllo di qualità facoltativo, in media solo dal 2 al 4 per cento delle immagini viene richiesto nuovamente. Complessivamente, la piattaforma ha elaborato finora oltre quattro milioni di foto.

Un gruppo tedesco, lavorazione svizzera

Poiché Krones è soggetta alla normativa europea sulla protezione dei dati, il luogo di trattamento è un elemento determinante nella decisione. Tutte le foto vengono elaborate esclusivamente in Svizzera in un centro dati certificato ISO 27001, su un’istanza dedicata per ciascun cliente. Per il trasferimento dall’UE alla Svizzera è sufficiente la decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45 GDPR; non sono necessarie ulteriori clausole contrattuali standard. E per l’utilizzo sul tesserino stesso non è richiesto alcun consenso separato da parte dei collaboratori.

Tre spunti per i responsabili della sicurezza e delle risorse umane

La velocità di emissione della tessera dipende esclusivamente dalla velocità con cui viene scattata la foto. La produzione delle tessere, le autorizzazioni di accesso e la manutenzione del sistema sono attività pianificabili. L’acquisizione delle foto, invece, non lo è fintanto che è vincolata a un appuntamento fisico.

Un progetto di sostituzione è un progetto fotografico. Chi deve sostituire 20'000 documenti d’identità ha bisogno di 20'000 foto utilizzabili in un arco di tempo ben definito. È proprio in questo caso che un modello basato sulle scadenze non è più scalabile.

Il vero vantaggio sta nella quotidianità. Il progetto di scambio è l’occasione, l’onboarding è il beneficio. In Krones, anche dopo la conclusione del progetto, il canale digitale rimane la procedura standard per ogni nuovo assunto.

La procedura di registrazione, il tuo numero

Che si tratti di 200, 2'000 o 20'000 documenti d'identità: il costo per foto è il parametro che permette di fare i conti. Moltiplicandolo per il numero di visite all'anno, si ottiene rapidamente un'idea di quanto costi effettivamente un modello basato sugli appuntamenti.

Provate voi stessi la registrazione con una vostra foto oppure contattateci per discutere del vostro processo di identificazione. Vi mostreremo, sulla base dei vostri dati, come automatizzare la registrazione, la verifica e la consegna.