Photos de collaborateurs et protection des données : ce que les RH doivent respecter avec la nLPD

Une photo portrait identifie directement une personne. C'est donc une donnée personnelle, et son traitement nécessite une finalité définie, une durée limitée et une base contractuelle solide.

Limitation des finalités

Une photo collectée pour le badge d'accès n'est pas pour autant automatiquement autorisée pour l'intranet, le site web ou une brochure marketing. Pour les deux usages, il faut obtenir les deux autorisations — et les documenter séparément.

Conservation

Après l'export vers le système cible, la plateforme photo n'a plus aucune raison de conserver l'image. La suppression ne devrait donc pas être planifiée comme une tâche de rangement, mais comme une étape fixe à la fin du processus.

Sous-traitance

Si la saisie est externalisée, il en résulte une relation de sous-traitance. Il faut au minimum clarifier les points suivants : où se trouvent les serveurs ? Qui dispose d'un accès administrateur ? Des sous-traitants ultérieurs interviennent-ils ? Dans quel délai les données sont-elles supprimées après l'export ?

Une remarque pratique sur l'IA

Savoir si et comment un visage est modifié est une question à part. Un système qui remplace l'arrière-plan et définit le cadrage ne modifie pas le visage. Un système génératif le ferait — ce qui serait inacceptable pour un document d'identité.

Cet article est une mise en perspective et ne remplace pas un conseil juridique.