Fotos de empleados y protección de datos: lo que RR. HH. debe tener en cuenta con la LPD suiza

Una foto de retrato identifica directamente a una persona. Por tanto, es un dato personal, y su tratamiento requiere una finalidad definida, una duración limitada y una base contractual sólida.

Limitación de la finalidad

Una foto recopilada para la tarjeta de acceso no queda por ello autorizada automáticamente para la intranet, el sitio web o un folleto de marketing. Quien quiera ambas cosas debe obtener ambas autorizaciones y documentarlas por separado.

Conservación

Tras la exportación al sistema de destino, la plataforma de fotos ya no tiene motivo para conservar la imagen. Por ello, la eliminación no debería plantearse como una tarea de limpieza, sino como un paso fijo al final del proceso.

Encargo del tratamiento

Si la captura se externaliza, se establece una relación de encargo del tratamiento. Como mínimo, hay que aclarar: ¿Dónde están los servidores? ¿Quién tiene acceso de administrador? ¿Se recurre a subencargados? ¿Cuánto tarda la eliminación tras la exportación?

Una observación práctica sobre la IA

Si se modifica un rostro, y cómo, es una cuestión aparte. Un sistema que sustituye el fondo y define el encuadre no modifica el rostro. Un sistema generativo sí lo haría, y en un documento de identidad eso no sería admisible.

Este artículo ofrece una orientación general y no sustituye el asesoramiento jurídico.