20 000 cartes d'identité sans une seule séance photo : comment Krones a numérisé le processus de délivrance des cartes d'identité

Une entreprise qui emploie plus de 21 000 personnes à travers le monde ne gère pas simplement des photos. Elle gère un processus. Chez Krones AG, ce processus s’est déroulé pendant des années via un service dédié aux photos et aux badges : prendre rendez-vous, se présenter en personne, prendre la photo, puis l’enregistrer manuellement dans le système. Aujourd’hui, la photo est déjà enregistrée dans le système avant même qu’un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice ne franchisse pour la première fois les portes de l’usine.

L'entreprise

La société Krones AG, dont le siège social se trouve à Neutraubling, près de Ratisbonne, est un fournisseur de systèmes pour l'industrie des boissons et de l'alimentation. Son portefeuille s'étend de la technologie des procédés à l'intralogistique, en passant par le remplissage, le conditionnement et le recyclage des plastiques, ainsi que les services numériques. Le groupe compte plus de 100 sites à travers le monde et emploie plus de 21 000 collaborateurs.

Dans un groupe industriel de cette envergure, le badge d'employé n'est pas un simple document administratif, mais un outil de sécurité : il régule l'accès aux usines, aux halls de montage et aux zones de développement. C'est donc le service de sécurité du groupe qui en assume la responsabilité.

Le contexte : un rendez-vous, un lieu de prise de vue, un changement de support

« Avant, nous avions un service dédié aux photos et aux cartes d'identité, où il fallait se rendre en personne. Chaque nouveau collaborateur devait prendre rendez-vous. On y prenait une photo, puis celle-ci était saisie manuellement dans notre système. »

Ari Schuster, responsable de la sécurité chez Krones AG

Ce processus engendre trois types de coûts qui sont rarement pris en compte ensemble :

Coordination. Chaque admission implique un rendez-vous, une concertation, un suivi en cas d'annulation.

Présence obligatoire. La photo ne sera prise qu'à l'endroit où se trouve le poste de prise de vue. Les personnes qui commencent à un autre endroit ou qui se rendent directement à la séance d'introduction le premier jour devront attendre pour obtenir leur carte d'identité.

Changement de support. Le transfert manuel vers le système de cartes d'identité est une étape sans valeur ajoutée qui doit être effectuée pour chaque photo.

Si le nombre d'entrées par semaine est faible, cela reste gérable. Mais ce n'est plus le cas en cas de remplacement des badges à l'échelle du groupe.

Le point de départ : un projet d'échange portant sur 20 000 pièces d'identité

« Nous avions devant nous un projet de remplacement des cartes d'identité à l'échelle de l'AG, portant sur 20 000 cartes. »

Les projets de remplacement de titres d'accès sont des projets à date butoir. Tous les titres d'accès existants perdent leur validité à une date définie ; tous les nouveaux titres doivent être produits et distribués avant cette date. Le goulot d'étranglement ne se situe presque jamais au niveau de l'imprimante à cartes ou du système d'accès. Il réside dans la collecte des photos, car c'est la seule étape qui nécessite la participation de chaque personne.

Krones n'a pas découvert Photo Collect par le biais d'un appel d'offres, mais grâce au Peer-Group :

« Une autre entreprise avait déjà dû faire face à une situation similaire avec 50 000 titres d'identité, et c'est elle qui nous a recommandé Photo Collect . »

La solution : la photo est envoyée avant le premier jour de travail

Au lieu d'accélérer le processus existant, Krones l'a inversé. La prise de photo intervient désormais au début de la procédure d'intégration, non plus à l'entrée de l'usine, mais auprès de la personne elle-même.

« Nous utilisons Photo Collect pour les badges de nos collaborateurs, afin de prendre les photos nécessaires au processus d'intégration. Cela nous permet de disposer de la photo avant le premier jour de travail et de pouvoir créer le badge dès lors. »

D'un point de vue technique, cela s'effectue via le canal BYOD d'Photo Collect: la personne qui entre reçoit un lien personnalisé et se prend en photo avec son propre smartphone, sans application ni connexion. L'analyse d'image vérifie ensuite la netteté, l'éclairage, la position de la tête et l'arrière-plan, recadre automatiquement l'image au format requis et transmet l'image finale au système cible. Les modèles utilisés sont développés en interne, ne fonctionnent pas de manière générative et ne modifient pas le visage.

Pour les nouveaux arrivants ne disposant pas d'adresse e-mail ou pour les retardataires sur place, le kiosque photo reste disponible comme canal alternatif. Le transfert vers les systèmes en aval s'effectue au choix via ZIP, sFTP, l'intégration PIAM existante ou via l'API REST.

Le résultat

« Nous gagnons beaucoup de temps, car plus besoin de planifier les rendez-vous. Chacun peut enregistrer ses données tranquillement depuis chez soi ou n'importe où ailleurs, et celles-ci sont automatiquement intégrées à notre système. »

C'est ainsi que les trois postes de dépenses suivants disparaissent de la situation initiale :

À titre de référence, sur l'ensemble de la plateforme et tous clients Photo-Collect confondus : le délai médian entre la réception du lien et la validation de la photo est inférieur à deux minutes. Lors du contrôle qualité facultatif, seules 2 à 4 % des images en moyenne font l'objet d'une nouvelle demande. Au total, la plateforme a traité à ce jour plus de quatre millions de photos.

Un groupe allemand, une transformation suisse

Krones étant soumise à la législation européenne en matière de protection des données, le lieu de traitement fait partie intégrante de la décision. Toutes les photos sont traitées exclusivement en Suisse, dans un centre de données certifié ISO 27001, sur une instance dédiée à chaque client. Pour le transfert de données de l’UE vers la Suisse, la décision d’adéquation prévue à l’article 45 GDPR suffit ; aucune clause contractuelle type supplémentaire n’est nécessaire. Et l’utilisation des photos sur la carte d’identité elle-même ne nécessite pas de consentement spécifique de la part des collaborateurs.

Trois enseignements pour les responsables de la sécurité et des ressources humaines

La rapidité de délivrance du badge dépend entièrement de celle de la prise de photo. La production des badges, les autorisations d'accès et la maintenance du système peuvent être planifiées. Ce n'est pas le cas de la prise de photo, tant qu'elle reste liée à un rendez-vous physique.

Un projet d'échange est un projet photographique. Pour remplacer 20 000 pièces d'identité, il faut disposer de 20 000 photos exploitables dans un délai très court. C'est précisément là qu'un modèle basé sur des rendez-vous ne suffit plus.

C'est au quotidien que réside le véritable avantage. Le projet d'échange sert de point de départ, tandis que l'intégration en est le bénéfice. Chez Krones, une fois le projet terminé, le canal numérique reste la voie standard pour toute nouvelle embauche.

Votre procédure d'identification, votre numéro

Qu'il s'agisse de 200, 2 000 ou 20 000 cartes d'identité : c'est le coût par photo qui permet de faire le calcul. En multipliant ce chiffre par le nombre d'entrées par an, on se fait rapidement une idée du coût réel d'un modèle sur rendez-vous.

Testez vous-même la saisie avec l'une de vos photos, ou contactez-nous pour discuter de votre processus de délivrance de titres d'identité. À partir de vos chiffres, nous vous montrerons comment automatiser la saisie, la vérification et la remise des titres.