Acquisire le foto dei dipendenti in modo moderno: come i team HR possono automatizzare il flusso di lavoro fotografico e risparmiare tempo

Le foto dei dipendenti sono uno standard in molte aziende. Sono essenziali per la creazione di carte d'identità, per i sistemi di accesso, per gli elenchi digitali dei dipendenti o per l'utilizzo nei sistemi HR. Quello che a prima vista può sembrare un dettaglio di poco conto, comporta tuttavia un notevole impegno per molti dipartimenti HR. Coordinamento delle scadenze, costosi fotografi esterni, qualità delle immagini inadeguata, formati diversi: tutto questo porta a processi inefficienti che sottraggono tempo e risorse preziose.

Oggi esistono soluzioni moderne con cui foto dei dipendenti possono essere acquisite digitalmente, automatizzate ed elaborate nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Una di queste è Photo Collect - una piattaforma software specializzata che semplifica e accelera l'intero flusso di lavoro delle foto dei dipendenti per i team HR.

Perché le foto digitali dei dipendenti sono più di una semplice tendenza

In tempi di crescente digitalizzazione e di modelli di lavoro ibridi, aumentano le esigenze di processi HR flessibili ed efficienti. Allo stesso tempo, cresce la richiesta di qualità delle foto dei dipendenti, sia per la comunicazione aziendale professionale che per motivi di identificazione e sicurezza.

Tuttavia, molte aziende si affidano ancora a processi tradizionali per la gestione delle foto. Spesso le immagini vengono raccolte via e-mail, controllate manualmente e poi caricate a mano nei sistemi. Questa procedura è soggetta a errori, lenta e problematica dal punto di vista della protezione dei dati.

Le soluzioni digitali possono aiutare in questo senso. Esse consentono di acquisire le foto dei dipendenti in modo centralizzato, automatico e senza interruzioni dei media, indipendentemente dal fatto che i dipendenti siano in ufficio, a casa o in sedi internazionali.

I vantaggi dell'acquisizione di foto digitali per i dipartimenti HR

Photo Collect offre ai team HR una soluzione completamente basata su cloud per la raccolta standardizzata di foto ritratto - su server svizzeri. La piattaforma consente di raccogliere le foto attraverso diversi canali, ad esempio tramite un link personalizzato via e-mail o SMS, tramite un'app self-service o tramite sistemi di chioschi fissi in azienda. I seguenti vantaggi rendono la soluzione particolarmente interessante per le risorse umane:

1. elevato risparmio di tempo e di costi

Photo Collect elimina la necessità di organizzare sessioni fotografiche, di seguire i dipendenti o di controllare manualmente le foto inviate. Invece, tutti i dipendenti ricevono automaticamente un invito a inviare le foto, con tanto di scadenza e funzione di promemoria. I tempi di risposta sono brevi: il tempo medio che intercorre tra l'apertura del link e il completamento dell'upload è inferiore a due minuti.

2. registrazione indipendente dal luogo - ideale per i team ibridi

I dipendenti scattano foto di sé stessi, al lavoro, a casa o in viaggio. Questo funziona su qualsiasi smartphone o tablet abilitato a Internet, senza bisogno di installare un'applicazione. In alternativa, sono disponibili chioschi self-service che possono essere installati, ad esempio, nell'area della reception. Anche i database fotografici esistenti possono essere standardizzati tramite la piattaforma. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

3. controllo automatico della qualità ed elaborazione delle immagini

Un algoritmo AI integrato controlla ogni foto in base a criteri definiti(standard ICAO e ISO): nitidezza dell'immagine, illuminazione, posa della testa, riconoscimento del volto, sfondo. Se una foto non soddisfa le specifiche, viene automaticamente richiesto un nuovo caricamento, fino a tre volte. Il software rimuove inoltre automaticamente lo sfondo, centra e ridimensiona il volto e converte la foto nel formato desiderato. Per saperne di più sul controllo di qualità , cliccate qui.

4. perfetta integrazione nei sistemi esistenti

Photo Collect supporta la connessione ai comuni sistemi HR, agli strumenti di gestione delle identità e alle soluzioni di accesso. Tutte le foto finali possono essere elaborate direttamente tramite interfacce (REST API), esportazioni automatiche (ZIP, SFTP) o flussi di lavoro configurati individualmente, ad esempio per creare carte d'identità dei dipendenti o mantenere i profili degli utenti.

5. protezione e sicurezza dei dati secondo gli standard più elevati

La piattaforma è ospitata in un centro dati certificato ISO 27001 in Svizzera. Tutti i dati vengono trasmessi in forma criptata, elaborati in base agli ordini e cancellati automaticamente dopo l'esportazione. Photo Collect soddisfa quindi i requisiti del GDPR e della revisione della legge svizzera sulla protezione dei dati (DSG). Un'ulteriore sicurezza è garantita dai diritti degli utenti basati sui ruoli, dall'autenticazione a due fattori e dalla crittografia OpenPGP opzionale dei dati di esportazione.

Un esempio pratico: 20.000 dipendenti, uno strumento, tre settimane

Un'azienda con oltre 20.000 dipendenti del settore industriale ha utilizzato Photo Collect per raccogliere ed elaborare tutte le foto dei dipendenti per le nuove carte d'identità in sole tre settimane. L'intero processo si è svolto simultaneamente attraverso diversi canali: via e-mail, tramite un'app nei dipartimenti HR e tramite un chiosco fotografico fisso. Le foto sono state controllate automaticamente, elaborate e inviate direttamente al sistema interno di carte d'identità tramite un'interfaccia.

Il risultato: l'impegno manuale è stato ridotto del 90%, il tasso di errore per il caricamento delle foto è sceso a meno del 2% e l'accettazione da parte dei dipendenti è stata superiore al 98%.

Acquisire le foto dei dipendenti in modo moderno è una situazione vantaggiosa per tutti

L'acquisizione di foto digitali non è un lusso, ma un passo logico verso processi HR efficienti. Soluzioni come Photo Collect aiutano ad automatizzare le attività di routine, a garantire gli standard e, allo stesso tempo, a offrire ai dipendenti un modo semplice e senza barriere per inviare le proprie foto. Questo non solo fa risparmiare tempo e denaro alle aziende, ma migliora anche la qualità dei dati e la conformità.

Soprattutto nelle organizzazioni in crescita o decentralizzate, strumenti scalabili come Photo Collect rappresentano un vantaggio competitivo decisivo. Una volta sperimentata la facilità e la sicurezza con cui è possibile acquisire le foto dei dipendenti, non vorrete più tornare al metodo manuale.

Provatelo voi stessi con la nostra demo all'indirizzo: https://www.photocollect.io/demo-upload

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