Pourquoi la suppression automatique des données est indispensable pour les photos des employés

À une époque où les lois sur la protection des données sont très strictes, comme le GDPR et la loi suisse révisée sur la protection des données (CH-DSG), un sujet prend de plus en plus d'importance : l'effacement automatique des données. Une stratégie claire et conforme à la loi pour la suppression des données est indispensable, en particulier pour les données sensibles telles que les photos des collaborateurs ou les photos d'identité utilisées pour les cartes d'identité, les cartes d'accès ou les répertoires internes. 

Une obligation légale plutôt qu'un extra technique

Conformément au GDPR et à la CH-DSG, les données à caractère personnel ne peuvent être conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont nécessaires au but pour lequel elles ont été collectées. Ensuite, elles doivent être effacées ou rendues anonymes. Cela concerne également les photos d'identité, même si elles n'existent techniquement "que" sous forme de fichiers image.

Une erreur fréquente dans les entreprises : Les photos ne sont pas effacées une fois le traitement terminé - souvent par commodité, parfois par incertitude d'avoir à nouveau besoin de ces photos un jour. Cela peut non seulement conduire à des stocks de données inutiles, mais aussi à des infractions entraînant des amendes considérables.

L'automatisation protège contre les failles de protection des données

La suppression manuelle de données d'images est sujette à des erreurs. Les collaborateurs oublient les délais, les responsabilités ne sont pas claires ou les données sont conservées dans des sauvegardes ou des répertoires d'exportation. C'est précisément là que réside l'avantage de la suppression automatique des données - elle réduit les risques, allège la charge de travail du personnel et garantit des processus transparents et compréhensibles.

Photo Collect intervient ici de manière conséquente : Une fois qu'une photo a été exportée avec succès (par exemple pour une carte d'employé), les données d'image sont automatiquement supprimées. Les métadonnées telles que le numéro de téléphone, l'adresse IP ou les résultats d'analyse d'image sont également supprimées au plus tard 90 jours après l'exportation - ou plus tôt si vous le souhaitez. Les entreprises peuvent ainsi s'assurer qu'aucune donnée personnelle inutile ne reste stockée.

Instaurer la confiance par la protection des données

La suppression automatisée des données n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi un signal envoyé aux collaborateurs et aux clients. Traiter les données personnelles de manière respectueuse et conforme aux règles renforce la confiance dans sa propre organisation. Cela devient de plus en plus un avantage concurrentiel, notamment dans les processus RH, l'onboarding ou la gestion des accès.

Avec Photo Collect , les entreprises bénéficient d'une plateforme où la protection des données a été pensée dès le départ. Le logiciel fonctionne dans un centre informatique suisse certifié, utilise une isolation stricte des données (capacité de mandant) et offre des fonctions complètes de journalisation et de contrôle. L'effacement automatique fait partie intégrante de cette architecture - ce n'est pas un module supplémentaire, mais un standard.