Perché la cancellazione automatica dei dati è essenziale per le foto dei dipendenti

In tempi di leggi severe sulla protezione dei dati, come il GDPR e la revisione della legge svizzera sulla protezione dei dati (CH-DSG), un argomento sta diventando sempre più importante: la cancellazione automatica dei dati. Una strategia chiara e conforme alla legge per la cancellazione dei dati è essenziale, soprattutto per i dati sensibili come le foto dei dipendenti o le foto dei documenti d'identità utilizzati per le carte d'identità, le carte d'accesso o gli elenchi interni. 

Obbligo legale anziché extra tecnico

Ai sensi del GDPR e del CH-DSG, i dati personali possono essere conservati solo per il tempo necessario allo scopo per cui sono stati raccolti. Dopodiché, devono essere cancellati o resi anonimi. Questo vale anche per le fototessere, anche se tecnicamente sono disponibili "solo" come file immagine.

Un errore comune nelle aziende: Le foto non vengono cancellate dopo l'elaborazione, spesso per convenienza, altre volte per l'incertezza che queste immagini servano di nuovo a un certo punto. Questo può portare non solo a inutili scorte di dati, ma anche a infrazioni con multe considerevoli.

L'automazione protegge dai problemi di protezione dei dati

L'eliminazione manuale dei dati delle immagini è soggetta a errori. I dipendenti dimenticano le scadenze, le responsabilità non sono chiare o i dati rimangono nei backup o nelle directory di esportazione. È proprio qui che risiede il vantaggio della cancellazione automatica dei dati: riduce i rischi, alleggerisce il personale e garantisce processi trasparenti e tracciabili.

È qui che entra in gioco Photo Collect : Una volta che una foto è stata esportata con successo (ad esempio per una carta d'identità dei dipendenti), i dati dell'immagine vengono eliminati automaticamente. Anche i metadati, come il numero di telefono, l'indirizzo IP o i risultati dell'analisi dell'immagine, vengono eliminati entro 90 giorni dall'esportazione o, se lo si desidera, anche prima. Le aziende possono così garantire che non rimangano memorizzati dati personali non necessari.

Creare fiducia attraverso la protezione dei dati

La cancellazione automatica dei dati non è solo una questione di conformità, ma anche un segnale per i dipendenti e i clienti. Gestire i dati personali in modo rispettoso e conforme alle regole rafforza la fiducia nella propria organizzazione. Questo sta diventando sempre più un vantaggio competitivo, soprattutto nei processi HR, nell'onboarding e nella gestione degli accessi.

Con Photo Collect , le aziende beneficiano di una piattaforma in cui la protezione dei dati è stata presa in considerazione fin dall'inizio. Il software viene eseguito in un centro dati svizzero certificato, utilizza un rigoroso isolamento dei dati (funzionalità multi-client) e offre funzioni complete di registrazione e controllo. La cancellazione automatica è parte integrante di questa architettura: non è un modulo aggiuntivo, ma uno standard.