Tarjetas de identificación para empleados del sector sanitario: captura digital de fotografías en lugar de papeleo

En hospitales, clínicas y centros de cuidados, las tarjetas de identificación de los empleados son más que un simple documento de identidad con fotografía: son un elemento de seguridad, un medio de acceso y un factor importante para la confianza de los pacientes y sus familiares. Muchos hospitales ya utilizan tarjetas de identificación para todos los empleados, con el fin de identificar claramente quién trabaja en la planta y proteger mejor las áreas sensibles.

Sin embargo, hoy en día, la recopilación de estas fotos sigue siendo sorprendentemente analógica: estaciones fotográficas improvisadas, archivos adjuntos de correo electrónico con imágenes, carpetas locales, posproducción manual, aprobaciones tediosas. Esto lleva tiempo, bloquea los departamentos de RR. HH., TI y seguridad, y solo es escalable de forma limitada, especialmente en casos de altas tasas de rotación, muchas ubicaciones u operaciones 24/7.

Con Photo Collect , las organizaciones sanitarias disponen de una plataforma digital totalmente automatizada que optimiza todo el proceso de creación de tarjetas sanitarias, desde su registro hasta su exportación a sistemas de acceso, recursos humanos o información clínica.

Registro individual: cómodamente con el smartphone, en la estación o en el quiosco.

Photo Collect permite registrar Photo Collect y basada en roles a empleados, especialistas externos, trabajadores temporales e incluso voluntarios:

• Autoservicio a través del smartphone
  Los nuevos empleados reciben una invitación personal con un código QR por correo electrónico, SMS o carta. Con un solo clic, acceden a una interfaz web fácil de usar en la que pueden tomar y subir su foto directamente con su propio smartphone, sin necesidad de instalar ninguna aplicación ni iniciar sesión. Siga leyendo aquí.
  
• Quioscos fotográficos en ubicaciones céntricas
  Se pueden instalar quioscos fotográficos en zonas muy transitadas, como el vestíbulo, el restaurante del personal o el centro de formación. Los empleados se identifican con su tarjeta, código QR o número de personal y se hacen la foto ellos mismos, lo que resulta ideal para grandes oleadas de contratación o para grupos profesionales completos. Siga leyendo aquí.
  
• Registro por parte de RR. HH., TI, seguridad o dirección de servicios de asistencia
  Los equipos que ya participan en el proceso de incorporación (RR. HH., TI, acceso/seguridad, formación profesional) pueden tomar fotos directamente in situ con la aplicación Photo-Collect, por ejemplo, el primer día de trabajo, al entregar el uniforme o al renovar la tarjeta de identificación.
  
• Integración de proveedores de servicios externos
  Los socios externos (por ejemplo, empresas de limpieza, catering, médicos externos) también pueden conectarse a través de flujos de trabajo definidos, de modo que sus tarjetas de identificación se procesen mediante el mismo proceso digital y se reflejen claramente en el concepto de seguridad. Más información aquí.
  

Procesamiento automático de imágenes según los estándares de diseño corporativo y clínico.

Tras la carga, la plataforma se encarga del trabajo técnico:

• Reconocimiento facial automático y recorte óptimo de la imagen.
  
• Alineación y posicionamiento de la cabeza
  
• Eliminación del fondo o uniformización (por ejemplo, color neutro o identidad corporativa de la clínica)
  
• Controles de calidad ( nitidez, iluminación, contraste, tamaño mínimo del rostro)
  

Las especificaciones se pueden adaptar exactamente al diseño corporativo del hospital o del grupo hospitalario, lo que da como resultado tarjetas de identificación y credenciales uniformes y profesionales, independientemente de si las fotos se han tomado con un smartphone, en un quiosco o por el equipo interno.

Para garantizar aún más la calidad, se dispone de una función de control manual:
. A través de una interfaz web fácil de usar, se pueden revisar rápidamente grandes cantidades de imágenes. En caso de rechazo, se puede solicitar una nueva foto con un solo clic, incluyendo una justificación automática (por ejemplo, «cara oculta», «imagen demasiado oscura», «fondo incorrecto»). De este modo, la organización mantiene el control sin tener que editar cada foto en detalle.

Integración perfecta en sistemas de acceso, recursos humanos e información clínica.

Las tarjetas de identificación sanitaria suelen estar estrechamente integradas en la seguridad física y lógica, desde los sistemas de puertas hasta la autorización de dispositivos. Photo Collect se Photo Collect perfectamente en este mundo:

• Entrega de las imágenes finales mediante API, sFTP o exportación por lotes (ZIP)
  
• Asignación inequívoca mediante número de personal, identificación de tarjeta o número de cuenta interna.
  
• Integración en sistemas de control de acceso, software de RR. HH., Active Directory/IdM o sistemas de información clínicos/sanitarios.
  
• Compatibilidad con procesos de autorización de varios niveles (por ejemplo, RR. HH. → Seguridad → Impresión de tarjetas de identificación)
  

Se eliminan por completo los pasos intermedios manuales, como guardar las imágenes localmente, cargarlas manualmente en el sistema de personalización de tarjetas o enviarlas por correo electrónico al departamento de seguridad. El flujo de trabajo fotográfico se convierte en un proceso claramente definido y documentado dentro del entorno informático existente.

Alta escalabilidad con un esfuerzo mínimo

El sector sanitario se enfrenta a múltiples retos: alta rotación de personal, gran variedad de profesiones, proveedores de servicios externos, funcionamiento ininterrumpido y múltiples ubicaciones. Con Photo Collect procesar fácilmente miles de fotos de empleados al mes, tanto si se trata de un solo hospital como de una gran red.

En lugar de costosas sesiones fotográficas in situ, edición manual de fotos y ping-pong de correos electrónicos, el coste por imagen es de unos pocos céntimos, mientras que el esfuerzo administrativo se reduce enormemente.

Los departamentos de RR. HH., TI y seguridad ganan un tiempo valioso, y los nuevos empleados reciben sus tarjetas de identificación de forma más rápida y fiable, lo que resulta especialmente importante para el acceso a áreas sensibles (quirófanos, unidades de cuidados intensivos, laboratorios, áreas farmacéuticas).

Protección y seguridad de datos al nivel de la asistencia sanitaria

En el ámbito sanitario, las fotografías son datos personales especialmente sensibles. Photo Collect diseñado desde cero para garantizar la protección de datos y la seguridad de la información:

• Procesamiento de todos los datos en un centro de datos con certificación ISO 27001 en Suiza
  
• Uso de modelos de IA propios y operados localmente: sin transferencia de imágenes a nubes extranjeras.
  
• Plazos de conservación claros: las fotos se eliminan automáticamente tras la exportación o al finalizar el proyecto.
  
• Conceptos estrictos de roles y derechos (por ejemplo, roles separados para RR. HH., TI y seguridad).
  
• Transmisión cifrada de todas las vías de datos (HTTPS/TLS)
  

De este modo, los hospitales, clínicas y organizaciones asistenciales no solo cumplen los requisitos de la DSG/DSVGO, sino que también conservan la soberanía total sobre los datos, un tema fundamental en el sector sanitario.

Con Photo Collect , las organizaciones sanitarias Photo Collect una plataforma moderna, escalable y segura para el registro y la gestión de fotografías para tarjetas sanitarias.

La solución ahorra tiempo, reduce costes y garantiza fotos uniformes y de alta calidad de los empleados en todos los sistemas relevantes, desde el sistema de acceso hasta los sistemas de información y seguridad de la clínica, pasando por RR. HH. y TI. Los empleados son claramente reconocibles, los procesos se simplifican y todo el ciclo de vida de las tarjetas de identificación se vuelve transparente y auditable.